5 Contoh Surat Perjalanan Dinas serta Tujuan, Manfaatdan Formatnya

Pernahkah Anda mendapat tugas keluar kota dari kantor dan diminta membuat laporan perjalanan? 

Atau mungkin Anda yang bertugas mengurus administrasi kantor, sering kali bingung bagaimana menyusun dokumen resmi untuk perjalanan dinas karyawan? 

Dalam dunia kerja, surat perjalanan dinas bukanlah hal yang asing, terutama bagi perusahaan yang aktif mengirimkan timnya ke berbagai lokasi. 

Dengan surat ini, kejelasan tujuan, durasi, hingga tanggung jawab selama perjalanan dapat terdokumentasi dengan baik. 

Simak penjelasan lengkapnya di artikel berikut agar tidak salah paham mengenai surat perjalanan dinas.

Tujuan dan Manfaat Surat Perjalanan Dinas

Dalam dunia kerja, mobilitas pekerja sering kali menjadi kebutuhan untuk mendukung kelancaran operasional perusahaan atau instansi. 

Untuk memastikan kegiatan perjalanan tersebut tercatat secara resmi dan tertib, diterbitkanlah surat perjalanan dinas atau yang biasa disebut juga dengan surat tugas. 

Tujuan utama dari surat ini adalah sebagai bukti penugasan resmi yang memuat rincian tugas, tanggung jawab, lokasi, dan jangka waktu kerja karyawan selama menjalankan dinas luar.

Selain berfungsi sebagai dokumen resmi, surat ini juga menunjang kelancaran berbagai aspek administratif dan operasional selama penugasan berlangsung. 

Berikut beberapa manfaat penting yang membuat surat perjalanan dinas menjadi bagian tidak terpisahkan dalam kegiatan dinas karyawan:

1. Sebagai Legalitas Resmi atas Penugasan

Surat perjalanan dinas membuktikan bahwa seorang pegawai mendapat penugasan resmi dari instansi atau perusahaan. 

Legalitas ini penting untuk menghindari keraguan saat berkoordinasi dengan pihak eksternal. Kejelasan ini juga melindungi pegawai dari potensi masalah administratif atau hukum.

2. Menjadi Dasar Pertanggungjawaban Biaya Perjalanan

Biaya transportasi, penginapan, konsumsi, hingga uang harian hanya bisa diklaim bila dilengkapi dengan surat perjalanan dinas. 

Dokumen tersebut memberikan acuan yang sah dalam pelaporan keuangan. Pertanggung jawaban keuangan pun menjadi lebih akurat dan dapat diaudit.

3. Mendukung Proses Dokumentasi dan Arsip Kegiatan

Setiap kegiatan dinas yang terdokumentasi dengan baik akan memudahkan proses evaluasi kerja. 

Surat perjalanan menjadi salah satu bukti yang dicatat dalam arsip perusahaan. Dokumentasi ini juga berguna jika dibutuhkan laporan kegiatan tahunan atau saat audit internal.

4. Mempermudah Koordinasi Antar Instansi

Saat pegawai melakukan kunjungan atau tugas ke instansi lain, surat perjalanan dinas menjadi bukti resmi yang menunjukkan status dan tujuan kunjungan. 

Kejelasan status ini mempermudah penerimaan dan kerja sama di lapangan. Kehadiran surat resmi meningkatkan profesionalitas dalam interaksi antar lembaga.

5. Menjadi Bukti Kehadiran dan Pelaksanaan Tugas

Dalam beberapa kasus, surat perjalanan digunakan untuk mencatat tanggal keberangkatan dan kepulangan pegawai. 

Catatan ini berguna untuk menghitung masa kerja aktif serta absensi. Bukti kehadiran juga dapat menjadi dasar penilaian kinerja pegawai.

6. Menghindari Penyalahgunaan Wewenang

Tanpa surat resmi, perjalanan dinas rawan disalahgunakan sebagai perjalanan pribadi. Keberadaan surat perjalanan menegaskan batasan antara kepentingan pribadi dan tugas dinas. Kontrol administratif pun menjadi lebih efektif.

Baca juga: 9 Contoh Surat Tidak Memperpanjang Kontrak Kerja [+Template]

Komponen Wajib dalam Surat Perjalanan Dinas

Secara umum, komponen surat perjalanan dinas memiliki kesamaan dengan surat resmi lainnya. Namun, terdapat beberapa bagian penting yang disesuaikan dengan kebutuhan penugasan dinas, seperti rincian tugas dan pembiayaan. Berikut ini adalah komponen-komponen utama dalam surat perjalanan dinas:

1. Kop atau Kepala Surat

Bagian ini memuat logo, nama, dan alamat instansi sebagai bukti sah bahwa surat dikeluarkan secara resmi. Kop surat juga mencantumkan tanggal, nomor surat, dan perihal atau hal yang dibahas dalam surat. Selain itu, terdapat juga alamat penerima yang dituju.

2. Nomor Surat

Nomor surat berfungsi sebagai identitas dan arsip yang memudahkan pencatatan administrasi. Setiap instansi memiliki format penomoran tersendiri. Nomor ini juga memudahkan pelacakan surat di kemudian hari.

3. Isi Surat

Bagian ini menjelaskan tujuan penugasan, nama dan jabatan pegawai yang bertugas, serta jangka waktu pelaksanaan tugas. 

Jika ada pembiayaan, rincian biaya juga dapat dicantumkan untuk keperluan pertanggungjawaban. Penggunaan bahasa yang efektif dan sesuai kaidah juga penting di bagian ini.

4. Penutup Surat

Ditutup dengan salam hormat dan tanda tangan pejabat yang memberi tugas beserta nama dan jabatannya. 

Untuk pegawai negeri sipil, biasanya disertakan juga NIP sebagai identitas resmi, atau untuk karyawan swasta dapat mencantumkan identitas serupa. 

Bagian ini juga bisa mencantumkan tembusan, yaitu pihak-pihak lain yang perlu mengetahui adanya surat tersebut.

Contoh Format Surat Perjalanan Dinas

Berikut beberapa contoh surat tugas perjalanan dinas dari instansi swasta hingga pemerintahan yang dapat dijadikan referensi.

1. Surat Perjalanan Dinas Karyawan Swasta

2. Surat Perjalanan Dinas Instansi Pemerintahan

3. Surat Perjalanan Dinas Guru

4. Surat Perjalanan Dinas Kontraktor

5. Surat Perjalanan Dinas Format Doc & Pdf

[ Download Template Surat Perjalanan Dinas Doc ]

[ Download Template Surat Perjalanan Dinas Pdf ]

Tips Membuat Surat Perjalanan Dinas yang Profesional

Untuk membuat surat perjalanan dinas yang efektif dan jelas, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar surat tersebut sesuai dengan standar yang berlaku. 

Berikut adalah beberapa tips dalam membuat surat perjalanan dinas yang baik dan benar:

1. Tujuan Perjalanan Dinas Harus Jelas

Surat perjalanan dinas harus mencantumkan tujuan yang jelas, apakah untuk pelatihan, rapat, atau kegiatan lain. 

Menjelaskan tujuan utama perjalanan membantu penerima memahami alasan pentingnya perjalanan tersebut. Sertakan lokasi, tanggal, dan waktu agar informasi lebih lengkap dan jelas.

2. Cantumkan Identitas Penerima dan Pemberi Tugas

Sebutkan secara rinci nama lengkap, jabatan, dan unit kerja dari penerima surat serta pemberi tugas. 

Hal ini penting agar surat tersebut sah dan terverifikasi. Pastikan nama dan jabatan yang tercantum sesuai dengan yang ada di database perusahaan.

3. Lengkapi Data Terkait Waktu dan Tempat

Sebutkan secara jelas tanggal keberangkatan dan waktu yang tepat. Selain itu, alamat atau tempat kegiatan juga harus ditulis lengkap. 

Hal ini penting untuk menghindari kesalahan saat pelaksanaan perjalanan dinas.

4. Cantumkan Lama Perjalanan Dinas

Dalam surat, cantumkan juga durasi perjalanan dinas, misalnya perjalanan selama dua hari atau satu minggu. 

Informasi mengenai lama perjalanan memberikan gambaran waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tersebut. Hal ini juga memudahkan untuk perencanaan dan pengaturan lainnya.

5. Jelaskan Tugas yang Diberikan Selama Perjalanan Dinas

Jelaskan dengan singkat tugas atau tanggung jawab yang harus dijalankan selama perjalanan dinas. Pastikan juga menyebutkan siapa yang bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas tersebut. 

Hal ini penting agar tidak ada kebingungan tentang siapa yang harus menyelesaikan tugas yang diberikan.

6. Perhatikan Format Penulisan Surat

Pastikan surat menggunakan format yang resmi, seperti jenis huruf Times New Roman ukuran 12, dan spasi 1.5. 

Hindari penggunaan kata-kata yang tidak formal dan pastikan susunan kalimat mudah dipahami. Format yang rapi akan memberikan kesan profesional dalam surat tersebut.

Baca juga: 5 Contoh Kontrak Kerja Karyawan PKWT, PKWTT & Freelance

Gunakan HRIS KantorKu untuk Kemudahan Administrasi Perusahaan!

Demikianlah uraian mengenai surat perjalanan dinas. Kini, saatnya Anda beralih ke solusi modern yang membuat pengelolaan perjalanan dinas jauh lebih mudah dan transparan. 

Gunakan software HRIS KantorKu, yang dilengkapi fitur tracking lokasi karyawan real-time dengan validasi GPS dan selfie check, serta laporan analitik otomatis yang bisa Anda akses kapan saja. 

Tidak hanya itu, seluruh administrasi HR seperti absensi, gaji, lembur, shift kerja, database karyawan, hingga reimbursement dapat dikelola dalam satu aplikasi terpadu. 

Jangan lewatkan kesempatan ini. Coba demo gratis KantorKu selama 30 hari dan rasakan sendiri kemudahannya dalam manajemen HR perusahaan Anda!