10 Contoh Surat Perjalanan Dinas Karyawan, Pemerintah, hingga Sekolah [Word & Pdf]

Contoh surat perjalanan dinas menjadi salah satu dokumen yang paling sering dicari oleh karyawan maupun divisi HR/GA ketika harus mengirim pegawai ke luar kota untuk urusan pekerjaan.

Dalam dunia kerja saat ini, mobilitas karyawan semakin tinggi, mulai dari menghadiri meeting penting, melakukan kunjungan klien, survei lapangan, pelatihan, hingga menghadiri acara resmi perusahaan.

Namun di balik kebutuhan tersebut, ada satu hal mendasar yang sering menimbulkan kebingungan: bagaimana membuat surat perjalanan dinas yang benar, rapi, dan memenuhi standar perusahaan maupun instansi?

Realitanya, banyak perusahaan masih membuat dokumen ini secara manual, tidak konsisten, atau bahkan salah format. Akibatnya, proses administrasi perjalanan mulai dari otorisasi tugas, pertanggungjawaban biaya, hingga laporan perjalanan sering terhambat.

Dalam konteks inilah Surat Perjalanan Dinas atau Surat Tugas memainkan peran penting. Dokumen resmi ini memberikan wewenang kepada karyawan untuk melaksanakan tugas di luar kantor, sekaligus menjadi bukti legal bagi perusahaan dalam mengatur perencanaan, pengeluaran, dan pertanggungjawaban kegiatan dinas.

Karena itu, memahami dan memiliki contoh surat perjalanan dinas yang tepat adalah kebutuhan penting bagi setiap organisasi.

Penasaran seperti apa format dan isi surat yang benar? Yuk, cari tahu melalui contoh lengkapnya di artikel di bawah ini.

Apa Itu Surat Perjalanan Dinas?

Surat Perjalanan Dinas sama saja dengan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD),  yaitu dokumen administrasi kepegawaian yang sangat esensial.

Secara sederhana, SPPD adalah surat resmi dari perusahaan atau instansi yang berisi perintah kepada seorang karyawan (atau tim) untuk melakukan perjalanan dari tempat kedudukan ke lokasi lain guna melaksanakan tugas tertentu.

Dokumen ini tidak hanya berfungsi sebagai izin, tetapi juga sebagai dasar bagi perusahaan untuk menghitung dan mengeluarkan biaya yang dibutuhkan selama perjalanan, seperti transportasi, akomodasi, dan uang harian (tunjangan perjalanan dinas).

Perbedaan Surat Tugas vs SPPD

Dalam praktik sehari-hari, Anda mungkin sering mendengar istilah “Surat Tugas” dan “Surat Perjalanan Dinas (SPPD)” digunakan secara bergantian. Meskipun tujuannya sama-sama memberikan perintah penugasan, keduanya memiliki fokus yang sedikit berbeda:

• Surat Tugas (ST): Fokus utamanya adalah pada perintah kerja atau penugasan. Dokumen ini memerintahkan karyawan untuk melakukan suatu pekerjaan spesifik, baik di dalam maupun di luar kantor.
• Surat Perjalanan Dinas (SPPD): Fokus utamanya adalah pada aspek administrasi perjalanan. SPPD menyertai Surat Tugas ketika penugasan tersebut memerlukan perjalanan ke tempat yang jauh dari kantor. Dokumen ini mengatur logistik, pembiayaan, dan akuntabilitas selama perjalanan dinas.

Pada dasarnya, Surat Tugas adalah alasan penugasan, sementara SPPD adalah mekanisme untuk melaksanakan tugas tersebut jika melibatkan perjalanan fisik.

Fungsi dan Manfaat Surat Perjalanan Dinas

Mengeluarkan Surat Perjalanan Dinas adalah sebuah kebutuhan penting yang memberikan banyak manfaat strategis bagi perusahaan Anda.

Dalam hal ini, SPPD adalah fondasi administrasi yang profesional yang sangat memengaruhi kelancaran operasional dan akuntabilitas keuangan.

Berikut adalah fungsi dan manfaat surat perjalanan dinas:

1. Dasar Hukum dan Legitimasi Penugasan

SPPD memberikan dasar hukum yang kuat bahwa karyawan menjalankan tugas atas nama perusahaan, bukan atas inisiatif pribadi.

Dokumen ini melindungi karyawan dan perusahaan dari masalah hukum atau kesalahpahaman pihak ketiga di lokasi penugasan.

Peraturan Menteri Keuangan 113/PMK.05/2012 adalah regulasi yang mendefinisikan istilah dan prosedur perjalanan dinas dalam negeri/luar negeri untuk pejabat negara, PNS, pegawai tetap/tidak tetap.

Dalam regulasi ini, Surat Perjalanan Dinas adalah dokumen formal yang diterbitkan oleh pejabat berwenang (PPK) agar pegawai yang melakukan perjalanan dinas bisa menjalankan tugasnya secara sah.

Perjalanan dinas dibedakan atas “Perjalanan Dinas Jabatan” dan “Perjalanan Dinas Pindah”. Pelaksanaan perjalanan dinas harus berdasarkan SPD/SPPD, dan biaya perjalanan hanya dibayarkan jika SPD telah diterbitkan, beserta persyaratan administratif lainnya seperti bukti pengeluaran, laporan perjalanan, dan sebagainya.

Contoh penerapan:

Jika karyawan mengalami kendala di perjalanan atau perlu menunjukkan identitas resmi saat berurusan dengan instansi lain, SPPD berfungsi sebagai surat pengantar yang sah.

2. Kontrol Biaya dan Transparansi Keuangan

Kemudian, SPPD berfungsi sebagai dokumen anggaran awal untuk perjalanan dinas yang menjadi acuan utama untuk menghitung estimasi dan realisasi biaya yang akan dikeluarkan (transportasi, akomodasi, uang harian).

Dengan adanya SPPD, proses reimbursement dan pencatatan biaya menjadi transparan dan mudah diaudit oleh tim keuangan Anda. Penggunaan sistem yang terintegrasi memungkinkan Anda secara otomatis mengelola data biaya perjalanan dinas langsung ke dalam modul payroll.

3. Perlindungan Asuransi dan Keamanan Karyawan

Dalam banyak kasus, polis asuransi kerja seperti BPJS Ketenagakerjaan atau asuransi swasta, hanya berlaku penuh atau menyediakan manfaat tambahan saat karyawan sedang menjalankan tugas resmi di luar kantor.

Oleh karena itu, SPPD adalah bukti yang diperlukan untuk mengklaim perlindungan tersebut jika terjadi kecelakaan atau hal tak terduga selama perjalanan dinas.

4. Pelaporan dan Akuntabilitas Kinerja (KPI)

Tujuan dan manfaat yang berikutnya, SPPD berisi sebagai detail tugas spesifik yang harus dicapai. Setelah kembali, karyawan akan membuat Laporan Hasil Perjalanan Dinas (LHP) berdasarkan SPPD.

LHP ini dapat diintegrasikan langsung ke dalam perhitungan Key Performance Indicator (KPI) karyawan. Anda bisa menilai efektivitas perjalanan dinas, yang juga berhubungan dengan sistem absensi karyawan online Anda untuk memastikan durasi perjalanan sesuai.

5. Pengarsipan dan Audit Administrasi HR

Dokumen SPPD juga menjadi catatan formal yang menunjukkan riwayat penugasan karyawan, yang penting untuk penilaian kinerja dan promosi di masa depan.

Apabila perusahaan Anda salah satu yang sering diaudit (baik internal maupun eksternal), SPPD merupakan bukti kepatuhan terhadap kebijakan perjalanan dinas dan pengelolaan sumber daya manusia yang tertib.

6. Alat Komunikasi dan Koordinasi Internal

Melalui SPPD, tim HRD, atasan langsung, dan tim terkait lainnya mengetahui lokasi, durasi, dan tujuan karyawan.

Dengan begitu, hal ini akan memudahkan manajemen untuk mengantisipasi kebutuhan operasional kantor yang mungkin terpengaruh oleh tidak adanya karyawan di tempat.

Baca juga: 9 Contoh Surat Tidak Memperpanjang Kontrak Kerja [+Template]

Komponen Penting dalam Format Surat Perjalanan Dinas

Agar sebuah SPPD dianggap sah dan lengkap, ada beberapa komponen kunci yang harus selalu Anda sertakan seperti berikut ini:

1. Kop Surat Resmi Perusahaan/Instansi

Kop surat berfungsi sebagai identitas formal dan legal yang membuktikan bahwa surat perintah perjalanan dinas ini dikeluarkan oleh entitas bisnis atau institusi yang berwenang dan sah di mata hukum.

Kelengkapan informasi di kop surat menunjukkan profesionalisme dan memudahkan pihak luar memverifikasi asal surat.

Contoh Penulisan:

PT MAJU JAYA BERSAMA
Jl. Jenderal Sudirman No. 129, Jakarta Selatan. Telp: (021) 555-8888 |
Email: [email protected]

2. Nomor Surat dan Tanggal Penerbitan

Setiap dokumen administrasi yang formal dan valid wajib memiliki nomor registrasi unik dan tanggal penerbitan. Nomor surat ini terbilang krusial untuk tujuan kearsipan yang sistematis dan mempermudah pelacakan riwayat dokumen dalam sistem administrasi HR.

Tanggal penerbitan berfungsi sebagai bukti kapan persetujuan penugasan secara resmi dikeluarkan, yang memengaruhi perhitungan lama perjalanan dinas.

Contoh Penulisan:

Nomor: SPPD/MJB/HRD/XI/2025/115 

Tanggal: 3 Desember 2025

3. Pihak yang Memberi Perintah

Komponen ini menunjukkan otoritas tertinggi atau pejabat yang berwenang dan bertanggung jawab penuh untuk memerintahkan dan mengesahkan perjalanan dinas tersebut.

Pencantuman nama, jabatan, dan tanda tangan (atau stempel digital) adalah validasi penting yang memberikan kekuatan otorisasi pada surat tersebut.

Contoh Penulisan:

Yang Memberi Perintah:

Nama : Budi Santoso, S.E.
Jabatan: Manajer Sumber Daya Manusia

Tanda Tangan

(Area Tanda Tangan)

4. Data Pegawai yang Ditugaskan

Identitas karyawan yang jelas dan spesifik adalah inti dari surat ini, memastikan bahwa perintah penugasan ditujukan kepada individu yang tepat. Kelengkapan data ini diperlukan untuk verifikasi identitas di lapangan dan untuk keperluan pencatatan di sistem administrasi kepegawaian.

Contoh Penulisan:

Nama : Dewi Permata Sari
NIK/NIP : 2021071234
Jabatan : Staf Pemasaran Senior
Unit Kerja : Divisi Pemasaran

5. Detail Penugasan yang Jelas

Detail penugasan yang jelas akan memvalidasi urgensi dan tujuan bisnis dari perjalanan dinas tersebut, serta menjadi pedoman bagi karyawan selama bertugas.

Detail yang jelas mengenai tujuan, lokasi, dan durasi di SPPD akan menjadi acuan utama bagi tim HR untuk mengelola absensi dan menetapkan batas waktu pelaporan.

Contoh Penulisan Rincian:

Tujuan Penugasan : Melakukan negosiasi dan penandatanganan kontrak dengan PT Sejahtera Abadi.
Lokasi/Kota Tujuan : Surabaya, Jawa Timur
Lama Perjalanan Dinas : 5 (Lima) hari
Tanggal Keberangkatan : 5 Desember 2025
Tanggal Kembali : 9 Desember 2025

6. Pencantuman Anggaran (Opsional/Terpisah)

Meskipun rincian anggaran biaya perjalanan (transportasi, akomodasi, uang saku) sering disajikan terpisah dalam form klaim biaya, namun penting bagi SPPD untuk mengacu bahwa biaya akan ditanggung perusahaan sesuai kebijakan.

Acuan ini menjadi dasar bagi tim keuangan untuk mempersiapkan dan memproses dana yang akan masuk dalam komponen payroll (tunjangan).

Contoh Penulisan:

Segala biaya yang timbul akibat perjalanan dinas ini akan ditanggung sepenuhnya oleh perusahaan sesuai dengan standar kebijakan perjalanan dinas yang berlaku. (Rincian terlampir dalam Form Biaya Perjalanan Dinas).

7. Keterangan Penutup dan Pengesahan

Bagian penutup Surat Perjalanan Dinas (SPPD) berfungsi sebagai penegasan akhir yang memberikan kekuatan hukum final pada surat tersebut.

Ruang tanda tangan akan memastikan adanya kesepakatan dan akuntabilitas dari semua pihak terkait, baik yang ditugaskan, yang mengetahui, maupun yang menyetujui.

Contoh Penulisan:

Demikian surat perjalanan dinas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.

Mengetahui,                   Yang Menerima Perintah,
(Nama Karyawan)           (Jabatan Atasan Langsung)

10 Contoh Format Surat Perjalanan Dinas Terlengkap

Berikut adalah 10 jenis surat perjalanan dinas yang umum digunakan dalam berbagai konteks, mulai dari sektor swasta hingga instansi pendidikan dan pemerintahan.

1. Surat Perjalanan Dinas Karyawan Swasta

Contoh surat perjalanan dinas karyawan swasta adalah yang paling umum digunakan dalam dunia bisnis.

Biasanya, contoh surat perjalanan dinas ini dikeluarkan untuk menugaskan karyawan menghadiri meeting penting, melakukan site visit, atau mengikuti pelatihan di luar kota.

Hal ini merupakan contoh surat perjalanan dinas perusahaan standar yang fokus pada efisiensi operasional.

2. Surat Perjalanan Dinas Instansi Pemerintahan

Dokumen surat perjalanan dinas instansi pemerintah memiliki format yang lebih baku dan terikat pada peraturan kepegawaian negara.

SPPD jenis ini biasanya diterbitkan untuk Aparatur Sipil Negara (ASN) yang ditugaskan ke daerah lain untuk urusan pelayanan publik, koordinasi antar instansi, atau sosialisasi program pemerintah.

3. Surat Perjalanan Dinas Guru

Surat perjalanan dinas guru biasanya dikeluarkan oleh kepala sekolah atau dinas pendidikan. Surat ini biasanya digunakan untuk menugaskan guru menghadiri Musyawarah Guru Mata Pelajaran (MGMP), seminar pendidikan, atau kegiatan lomba akademik siswa di tingkat regional/nasional.

4. Surat Perjalanan Dinas Kontraktor

Jenis surat perjalanan dinas kontraktor dibuat karena alasan pekerjaan yang sering berpindah-pindah lokasi proyek. Oleh karena itu, SPPD ini menjadi bukti legitimasi kehadiran mereka di lokasi konstruksi, sekaligus dasar untuk akomodasi dan transportasi.

5. Surat Perjalanan Dinas Format Doc & Pdf

Contoh surat perjalanan dinas word memungkinkan HRD melakukan pengeditan cepat, sementara contoh surat perjalanan dinas pdf adalah format final yang sudah ditandatangani dan siap untuk dikirimkan secara resmi, bahkan melalui email atau integrasi sistem HRIS.

6. Surat Perjalanan Dinas untuk Proyek Desa

Contoh surat perjalanan dinas desa memastikan bahwa individu yang ditugaskan ke lokasi desa memiliki wewenang yang jelas terkait proyek infrastruktur atau pemberdayaan.

7. Surat Perjalanan Dinas Kunjungan Kerja

Surat perjalanan dinas kunjungan kerja diterbitkan untuk pejabat atau manajer yang harus melakukan serangkaian kunjungan ke kantor cabang, supplier, atau calon mitra strategis di berbagai lokasi. Surat ini umumnya mencakup jadwal perjalanan yang lebih kompleks.

8. Surat Perjalanan Dinas Pelatihan dan Sertifikasi

Surat perjalanan dinas pelatihan dan sertifikasi dikeluarkan ketika karyawan ditugaskan untuk meningkatkan kompetensi melalui kursus, workshop, atau mendapatkan sertifikasi profesional di luar kota. SPPD ini memastikan investasi perusahaan dalam pengembangan SDM tercatat dengan baik.

9. Surat Perjalanan Dinas Sekolah

Contoh surat perjalanan dinas sekolah biasanya dibutuhkan untuk keperluan administrasi sekolah secara umum, seperti staf tata usaha yang mengurus dokumen ke Dinas Pendidikan atau Komite Sekolah, bukan hanya untuk guru saja.

10. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)

Terakhir, contoh Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) di lingkungan kementerian atau BUMN. Intinya sama dengan SPPD, menekankan pada unsur perintah yang harus dilaksanakan oleh pegawai.

Baca Juga: 3 Contoh Laporan Perjalanan Dinas beserta Jenis & Struktur Isinya

Download Contoh Surat Perjalanan Dinas PDF, Docs

Jika Anda mencari format yang siap pakai, pastikan Anda menggunakan contoh surat perjalanan dinas word untuk kemudahan editing atau langsung download contoh surat perjalanan dinas pdf untuk mendapatkan format final yang tidak bisa diubah.

Silakan Download

Contoh Surat Perjalanan Dinas di Bawah Ini

Prosedur Pengajuan dan Pelaporan Perjalanan Dinas

Proses perjalanan dinas tidak berhenti pada penerbitan surat. Berikut adalah langkah-langkah prosedural yang harus Anda pahami dalam pengajuan surat perjalanan dinas:

1. Pengajuan Pra-Perjalanan: Karyawan mengajukan permohonan dinas, mencantumkan tujuan, durasi, dan estimasi biaya.
2. Persetujuan Atasan: Manajer atau atasan langsung menyetujui penugasan tersebut berdasarkan urgensi dan kebutuhan bisnis.
3. Penerbitan SPPD: Tim HRD atau Administrasi menerbitkan SPPD resmi (mencakup detail penugasan dan surat perintah perjalanan dinas).
4. Pelaksanaan Tugas: Karyawan melakukan perjalanan dinas. Saat di lapangan, karyawan dapat menggunakan fitur absensi mobile untuk memastikan kehadiran yang terverifikasi lokasi, alih-alih hanya mengandalkan pengecekan via web atau komunikasi chat biasa.
5. Pelaporan Pasca-Perjalanan: Setelah kembali, karyawan wajib membuat Laporan Hasil Perjalanan Dinas (LHP).
6. Reimbursement Biaya: Karyawan mengajukan klaim biaya yang didukung oleh bukti-bukti transaksi, dengan dasar perhitungan dari SPPD yang telah disetujui.

Kesalahan Umum yang Sering Terjadi dalam Surat Perjalanan Dinas

Perlu diketahui bahwa pengelolaan administrasi yang manual sangat rentan terhadap human error. Oleh karena itu, berikut adalah beberapa kesalahan yang sering terjadi pada proses penerbitan dan penggunaan surat perjalanan dinas:

• Pengarsipan yang Buruk: Dokumen fisik mudah hilang, sehingga mempersulit proses audit dan pencatatan riwayat perjalanan.
• Ketidaksesuaian Biaya: Biaya yang diajukan dalam laporan reimbursement tidak sesuai dengan standar perusahaan atau tidak didukung bukti transaksi yang valid, yang mengganggu proses payroll.
• Tanggal yang Keliru: Kesalahan fatal pada tanggal keberangkatan, kembali, atau tanggal surat yang menyebabkan SPPD menjadi tidak valid secara hukum dan administrasi.
• Kurangnya Tanda Tangan Lengkap: SPPD tidak ditandatangani oleh semua pihak yang berwenang (karyawan, atasan, dan penerbit), sehingga statusnya menjadi dipertanyakan.
• Keterlambatan Pelaporan: Karyawan lambat menyerahkan laporan dan bukti biaya, yang pada akhirnya menunda proses keuangan dan pencatatan kinerja.

Lebih Mudah Kelola Absensi, Perjalanan Dinas, dan Administrasi HR Anda Pakai KantorKu HRIS

Jika Anda masih mengandalkan dokumen kertas, formulir manual, dan proses persetujuan yang lambat, kini saatnya Anda beralih ke sistem yang serba otomatis.

Sistem yang memanfaatkan manajemen karyawan, mulai dari absensi, perhitungan KPI, hingga pengelolaan perjalanan dinas dan payroll, hanya dalam satu dashboard yang terintegrasi.

Jangan biarkan kesalahan administrasi manual menghambat pertumbuhan bisnis Anda, saatnya beralih dari sistem konvensional ke software KantorKu HRIS.

Keunggulan KantorKu HRIS

• Kelola absensi karyawan lebih cepat dan akurat.
• Otomatisasi perjalanan dinas dan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD).
• Hitung KPI dan performa karyawan secara real-time.
• Pengelolaan payroll dan administrasi HR terintegrasi.
• Minimalkan kesalahan administrasi manual, hemat waktu & tenaga.

Yuk, Saatnya Kelola SDM Kantor Anda Lebih Otomatis
Pakai KantorKu HRIS Hari Ini!

Sumber:

Kementerian Keuangan Republik Indonesia. (2012). Peraturan Menteri Keuangan Nomor 113/PMK.05/2012 tentang perjalanan dinas dalam negeri bagi pejabat negara, pegawai negeri, dan pegawai tidak tetap [Peraturan Menteri Keuangan]. Jakarta: Kementerian Keuangan.