Panduan Lengkap Cost Per Hire: Arti, Rumus, Faktor, & Strategi Optimasi CPH

Di tengah dinamika pasar kerja yang semakin kompetitif, setiap keputusan rekrutmen bukan hanya tentang menemukan talenta terbaik, tetapi juga tentang efisiensi anggaran. 

Salah satu KPI krusial yang sering menjadi sorotan bagi para profesional HR adalah Cost Per Hire (CPH). Mengapa metrik ini begitu penting? 

Sebab, biaya yang dikeluarkan untuk mendapatkan karyawan baru tidak hanya memengaruhi anggaran departemen HR, tetapi juga berdampak signifikan pada Return on Investment (ROI) perusahaan secara keseluruhan.

Lantas, apa itu Cost Per Hire sebenarnya, dan bagaimana cara menghitung CPH secara akurat untuk mengoptimalkan proses rekrutmen Anda? Mari kita selami lebih dalam!

Baca Juga: 15 Contoh Job Vacancy Menarik Berbagai Bidang untuk HR & Rekruter

Apa itu Cost Per Hire?

Secara sederhana, Cost Per Hire (CPH) adalah total biaya yang Anda keluarkan untuk mengisi satu posisi kosong di perusahaan Anda. 

Mulai dari Anda pasang iklan lowongan, sampai karyawan baru resmi bergabung dan siap bekerja, semua biaya yang terlibat dihitung. 

Tujuannya adalah untuk mengukur efisiensi proses rekrutmen Anda. Semakin rendah CPH, semakin efisien proses rekrutmen yang Anda jalankan.

Melansir dari Academy to Innovate HR (AIHR), cost per hire didefinisikan sebagai metrik rekrutmen yang mengukur rata-rata uang yang dibelanjakan organisasi untuk merekrut karyawan baru. 

Ini mencakup semua biaya internal dan eksternal terkait perekrutan, dibagi dengan total karyawan yang dipekerjakan dalam periode tertentu. 

Penjelasan ini senada dengan Paylocity yang menyebutkan bahwa CPH adalah total pengeluaran untuk merekrut karyawan baru dibagi dengan jumlah karyawan yang dipekerjakan. 

Pengeluaran ini bisa termasuk gaji tim rekrutmen internal, biaya posting iklan, biaya software rekrutmen, hingga pembayaran kepada agen talenta.

Pada intinya, CPH membantu Anda melihat seberapa besar investasi finansial yang diperlukan untuk setiap talenta baru yang Anda bawa ke dalam tim. 

Dengan memahami metrik ini, Anda bisa mengidentifikasi area mana saja dalam proses rekrutmen yang bisa dioptimalkan untuk efisiensi yang lebih baik.

Baca Juga: 6 Cara Membuat Lowongan Kerja Bahasa Inggris [+Struktur, Tips, & Contoh Iklan]

Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Cost Per Hire

Setelah memahami apa itu cost per hire dan mengapa metrik ini begitu penting bagi profesional HR, kini saatnya kita membedah lebih dalam. 

Ada banyak elemen yang berkontribusi pada naik turunnya biaya rekrutmen Anda.

Memahami faktor-faktor ini akan membantu Anda mengidentifikasi area mana saja yang bisa dioptimalkan untuk efisiensi yang lebih baik.

Melansir dari Recruit First, beberapa faktor kunci yang memengaruhi cost per hire, meliputi jenis posisi yang dibuka, waktu rekrutmen, sumber kandidat, serta lokasi dan industri. 

Senada dengan hal tersebut, Reputable Recruiting merincikan bahwa biaya CPH dipengaruhi oleh faktor-faktor, seperti biaya software rekrutmen, biaya pelatihan untuk tim rekrutmen, dan komisi agen perekrutan.

Secara umum, faktor-faktor yang memengaruhi cost per hire dapat dikelompokkan menjadi beberapa kategori utama:

1. Biaya Akuisisi Talenta

Biaya akuisisi talenta mencakup pengeluaran untuk menjangkau kandidat. 

Contohnya, biaya pemasangan iklan di job board (LinkedIn, JobStreet, dsb.), platform media sosial, atau event rekrutmen seperti job fair. 

Semakin luas jangkauan atau semakin spesifik posisi yang dicari, biaya ini bisa semakin tinggi.

2. Biaya Proses Internal

Biaya proses internal, meliputi pengeluaran yang terjadi di dalam organisasi Anda selama proses rekrutmen. 

Ini bisa termasuk gaji dan tunjangan tim rekrutmen, biaya berlangganan sistem Applicant Tracking System (ATS), biaya background check, tes psikologi, atau bahkan biaya perjalanan jika ada wawancara tatap muka dengan kandidat dari luar kota.

3. Biaya Pihak Ketiga

Jika Anda menggunakan jasa agen perekrutan atau headhunter, komisi atau biaya jasa mereka akan menjadi bagian signifikan dari CPH. 

Begitu juga jika Anda menggunakan vendor untuk layanan tertentu, seperti pre-employment testing atau relocation assistance.

3. Biaya Terkait Waktu

Meskipun tidak selalu berupa uang tunai langsung, waktu yang dihabiskan untuk merekrut juga memiliki biaya implisit. 

Penting untuk diingat bahwa semakin lama posisi kosong, semakin besar potensi kerugian produktivitas. 

Beberapa perusahaan bahkan menghitung potensi kehilangan pendapatan akibat posisi yang belum terisi sebagai bagian dari CPH, meski ini lebih kompleks.

4. Biaya Onboarding dan Pelatihan Awal

Meskipun terkadang dianggap terpisah, beberapa metodologi perhitungan CPH juga memasukkan biaya onboarding awal, seperti materi onboarding, sesi orientasi, hingga pelatihan dasar yang diberikan segera setelah karyawan bergabung. 

Hal ini karena biaya tersebut adalah bagian dari investasi awal untuk menjadikan karyawan siap bekerja.

Dengan memahami beragam faktor ini, Anda sebagai profesional HR dapat mulai mengidentifikasi area mana yang paling boros atau justru paling efisien. 

Ini menjadi langkah awal yang penting untuk strategi rekrutmen yang lebih cerdas dan hemat biaya.

Baca Juga: 11 Cara Interview Calon Karyawan serta Contoh Pertanyaannya

Cara Menghitung CPH

Setelah memahami definisi dan faktor-faktor yang memengaruhinya, kini saatnya kita membahas bagaimana cara menghitung CPH secara akurat. 

Dengan mengetahui formulanya, Anda dapat mengukur efisiensi pengeluaran rekrutmen Anda.

Formula Dasar Cost Per Hire

Berikut rumus menghitung cost per hire:

Cost Per Hire (CPH) = Biaya Internal + Biaya EksternalJumlah Karyawan yang Dipekerjakan

Keterangan: 

• Total Biaya Rekrutmen, meliputi biaya internal dan biaya eksternal. 
• Biaya Internal: Gaji dan tunjangan tim rekrutmen, biaya pelatihan untuk tim rekrutmen, biaya operasional departemen HR yang terkait rekrutmen, biaya onboarding awal (jika dihitung sebagai bagian dari CPH).
• Biaya Eksternal: Biaya iklan lowongan kerja di berbagai platform (job portal, media sosial), biaya agen perekrutan atau headhunter (komisi), biaya background check, biaya tes psikologi atau asesmen, biaya perjalanan dan akomodasi kandidat, biaya job fair atau event rekrutmen, biaya lisensi software rekrutmen pihak ketiga.
• Jumlah Karyawan yang Dipekerjakan: Total jumlah karyawan baru yang berhasil direkrut dan bergabung dalam periode waktu yang sama dengan perhitungan total biaya rekrutmen.

Mari kita lihat beberapa contoh perhitungan yang realistis:

Contoh 1: Perhitungan Sederhana

Sebuah perusahaan kecil ingin menghitung CPH selama satu bulan. Dalam bulan tersebut, mereka berhasil merekrut 2 karyawan baru.

Data Biaya Rekrutmen (dalam 1 bulan):

• Biaya iklan di job portal: Rp 1.000.000
• Gaji tim rekrutmen (alokasi untuk rekrutmen): Rp 3.000.000
• Biaya software ATS: Rp 500.000

Langkah Perhitungan:

1. Hitung Total Biaya Rekrutmen: 

Total Biaya Rekrutmen = Biaya iklan + Gaji tim rekrutmen + Biaya software ATS 

Total Biaya Rekrutmen = Rp 1.000.000 + Rp 3.000.000 + Rp 500.000 = Rp 4.500.000

2. Hitung Cost Per Hire: 

Cost Per Hire (CPH) = Total Biaya RekrutmenJumlah Karyawan yang Dipekerjakan

=   4.500.0002

= 2.250.000

Kesimpulan: Cost Per Hire untuk perusahaan ini dalam satu bulan tersebut adalah Rp 2.250.000 per karyawan.

Contoh 2: Perhitungan Lebih Kompleks

Sebuah perusahaan skala menengah ingin menghitung CPH selama satu kuartal (3 bulan). Dalam periode tersebut, mereka berhasil merekrut 15 karyawan baru untuk berbagai posisi.

Data Biaya Rekrutmen (dalam 1 kuartal):

• Gaji tim rekrutmen (total alokasi untuk rekrutmen): Rp 30.000.000
• Biaya langganan job portal premium: Rp 7.500.000
• Biaya agen perekrutan (komisi): Rp 15.000.000 (untuk 3 posisi spesifik)
• Biaya background check dan tes psikologi: Rp 3.000.000
• Biaya partisipasi job fair: Rp 2.000.000
• Biaya onboarding awal (materi, orientasi): Rp 1.500.000
• Biaya perjalanan dan akomodasi kandidat (wawancara): Rp 1.000.000

Langkah Perhitungan:

1. Hitung Total Biaya Rekrutmen: 

Total Biaya Rekrutmen = Gaji tim rekrutmen + Biaya job portal + Biaya agen perekrutan + Biaya background check + Biaya job fair + Biaya onboarding + Biaya perjalanan kandidat Total Biaya Rekrutmen 

= Rp 30.000.000 + Rp 7.500.000 + Rp 15.000.000 + Rp 3.000.000 + Rp 2.000.000 + Rp 1.500.000 + Rp 1.000.000 

Total Biaya Rekrutmen = Rp 60.000.000

2. Hitung Cost Per Hire: 

Cost Per Hire (CPH) = Total Biaya RekrutmenJumlah Karyawan yang Dipekerjakan

=   60.000.00015

= 4.000.000

Kesimpulan: Cost per hire untuk perusahaan ini dalam satu kuartal tersebut adalah Rp 4.000.000 per karyawan.

Dengan memahami formula dan contoh perhitungan ini, Anda dapat mulai menghitung CPH di perusahaan Anda sendiri dan menggunakannya sebagai dasar untuk evaluasi dan perbaikan strategi rekrutmen.

Proses Rekrutmen Lebih Hemat, Efisien, dan Modern dengan HRIS by KantorKu

Kita telah menyelami seluk-beluk cost per hire, mulai dari definisi, faktor-faktor yang memengaruhinya, hingga cara perhitungannya yang akurat. 

Memahami dan mengelola CPH adalah kunci bagi profesional HR untuk memastikan strategi rekrutmen tidak hanya efektif dalam menarik talenta terbaik, tetapi juga efisien secara finansial. 

Dengan memantau KPI Cost per Hire, Anda bisa membuat keputusan yang lebih cerdas untuk mengoptimalkan anggaran dan meningkatkan ROI rekrutmen Anda.

Jika Anda ingin proses rekrutmen yang lebih hemat biaya, efisien, dan modern, segera gunakan fitur recruitment dari KantorKu.id! 

Ini akan membantu Anda mengelola data karyawan, absensi, hingga penggajian dengan lebih efisien. 

Tentu saja memungkinkan Anda fokus pada pengembangan strategi HR yang lebih besar.