Gaji Prorata Adalah: Kapan Diberikan, Rumus & Cara Menghitungnya

Masuk kerja pada tanggal 15 tetapi merasa bingung mengapa gaji yang Anda terima tidak dibayar penuh? 

Kondisi ini terjadi karena perusahaan menerapkan skema gaji prorata, yaitu upah yang diberikan secara proporsional berdasarkan jumlah hari kerja yang dijalani karyawan dalam satu periode bulan berjalan. 

Baik HR maupun karyawan wajib memahami perhitungan guna menghindari kesalahpahaman serta memastikan hak dan kewajiban terpenuhi. 

Untuk itu, mari pahami dulu kapan gaji prorata diterapkan, cara menghitung dan contoh kasusnya!

Kapan Gaji Prorata Diterapkan?

Gaji prorata bukan skema penggajian umum yang diterapkan kepada seluruh karyawan setiap bulannya. 

Metode ini hanya digunakan dalam kondisi-kondisi tertentu ketika seorang karyawan tidak bekerja secara penuh dalam satu periode gaji (satu bulan kalender). 

Adapun kondisi yang menyebabkan Anda mendapatkan gaji prorata yaitu:

1. Karyawan Baru

Kondisi ini terjadi apabila seorang karyawan mulai bergabung di tengah bulan, misalnya mulai bekerja pada tanggal 10 atau 20. 

Dengan begitu, perusahaan hanya berkewajiban membayar upah sejak tanggal efektif mulai kerja hingga akhir bulan tersebut, sehingga gaji yang didapatkan karyawan tidak penuh.

2. Karyawan Resign

Apabila seorang karyawan memutuskan untuk berhenti bekerja di tengah bulan berjalan, maka gaji yang dibayarkan hanya dihitung berdasarkan akumulasi hari kerja terakhir yang bersangkutan.

Misalnya, seseorang memutuskan untuk mengundurkan diri dan hari terakhir kerjanya jatuh pada tanggal 5. Karena hanya bekerja selama 5 hari, maka gaji yang diterima pun tidak penuh

3. Cuti di Luar Tanggungan (Unpaid Leave)

Penerapan prorata juga berlaku ketika karyawan mengambil libur di luar jatah cuti tahunan atau izin tanpa upah (unpaid leave). 

Biasanya terjadi ketika karyawan memerlukan izin libur tambahan tetapi jatah cuti tahunannya sudah habis, sehingga hari-hari ketidakhadirannya tidak dibayar oleh perusahaan.

Ketidakhadiran ini akan menyebabkan terjadinya pemotongan gaji pokok sesuai dengan jumlah hari tidak masuk kerja.

Baca Juga: Apakah Cuti Potong Gaji? Ketahui Aturan Lengkapnya! 

4. Perubahan Status atau Jam Kerja

Transisi skema kerja, seperti peralihan dari karyawan tetap (full-time) menjadi paruh waktu (part-time), mengharuskan perusahaan menerapkan hitungan prorata. 

Penyesuaian ini bertujuan agar kompensasi yang diterima karyawan tetap adil, sesuai dengan pengurangan atau perubahan beban jam kerja yang dijalani dalam periode tersebut.

Dasar Hukum Gaji Prorata di Indonesia

Perlu dipahami bahwa perhitungan gaji prorata tidak diatur secara spesifik dalam satu pasal khusus di peraturan ketenagakerjaan Indonesia. 

Namun, konsep gaji prorata tetap disinggung secara tersisat dalam beberapa regulasi ketenagakerjaan yang berlaku, di antaranya:

1. UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan

Dasar hukum ini sering dijadikan rujukan, khususnya Pasal 93 ayat (1) dan ayat (2) Undang-Undang Ketenagakerjaan. 

Dalam pasal tersebut ditegaskan bahwa pada prinsipnya upah tidak dibayarkan apabila pekerja tidak melakukan pekerjaan, kecuali untuk alasan-alasan tertentu yang secara tegas diatur oleh undang-undang.

Sesuai ketentuan ini, jika karyawan tidak bekerja penuh satu bulan (baik karena baru masuk, resign, maupun cuti tidak dibayar), maka hak atas upah dapat dihitung secara proporsional sesuai hari kerja yang benar-benar dijalani.

2. Peraturan Pemerintah No. 35 Tahun 2021 (Turunan UU Cipta Kerja)

PP No. 35 Tahun 2021 membuka ruang bagi perusahaan untuk menerapkan mekanisme pembayaran upah berdasarkan waktu kerja aktual, baik dalam hubungan kerja PKWT maupun PKWTT.

Dalam konteks ini, gaji prorata dipandang sebagai bentuk penyesuaian upah yang sah selama:

• Dihitung secara adil dan transparan
• Mengacu pada perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama
• Tidak melanggar ketentuan upah minimum

3. Surat Edaran Menakertrans No. SE-07/MEN/1990

Meskipun bersifat administratif, SE Menakertrans No. SE-07/MEN/1990 menyiratkan prinsip dalam pengupahan, yaitu pembayaran upah dikaitkan dengan kehadiran dan kontribusi kerja nyata karyawan. 

Dari sudut pandang ini, penerapan gaji prorata dapat dianggap sejalan dengan asas keadilan, karena perusahaan membayarkan upah sesuai kontribusi kerja aktual karyawan.

Metode dan Rumus Cara Menghitung Gaji Prorata

Perhitungan gaji prorata dapat dilakukan dengan dua metode, yaitu berdasarkan jumlah hari kerja atau jumlah jam kerja. 

Metode yang digunakan bergantung pada pola kerja yang diterapkan. Berikut penjelasan masing-masing metode beserta rumusnya:

1. Berdasarkan Jumlah Hari Kerja (Paling Umum)

Ini adalah metode cara menghitung gaji prorata yang paling umum. Biasanya berlaku untuk karyawan yang baru bergabung di tengah bulan, resign sebelum akhir bulan, atau mengambil cuti di luar jatah tahunan (unpaid leave). 

Adapun rumus perhitungan gaji prorata yang umum digunakan, yaitu:

Gaji Prorata = (Gaji Pokok ÷ Total Hari Kerja dalam 1 Bulan) × Jumlah Hari Kerja yang Dijalani

2. Berdasarkan Jam Kerja (Metode Depnaker)

Metode ini digunakan ketika sistem kerja berbasis jam, misalnya pada karyawan dengan jam kerja tidak penuh, pekerja shift, atau kondisi khusus yang membutuhkan perhitungan lebih presisi. 

Pendekatan ini sering merujuk pada rumus upah per jam (1/173) yang dikenal sebagai metode Depnaker. Angka 173 merepresentasikan rata-rata jam kerja efektif dalam satu bulan.

Berikut rumus perhitungan gaji prorata menurut Depnaker:

Upah per Jam = 1 ÷ 173 × Gaji Bulanan

Contoh Simulasi Perhitungan (Studi Kasus)

Setelah memahami metode dan rumusnya, berikut beberapa contoh simulasi perhitungan gaji prorata yang umum ditemui dalam operasional HR.

1. Contoh Perhitungan Gaji Prorata untuk Karyawan Baru Bergabung

Perhitungan ini digunakan ketika karyawan mulai bekerja tidak sejak awal bulan, sehingga gaji yang diterima hanya dihitung berdasarkan jumlah hari kerja efektif.

Contoh Kasus:
Seorang karyawan memiliki gaji pokok Rp6.600.000 per bulan. Dalam bulan tersebut, terdapat 22 hari kerja. Karyawan mulai bekerja pada tanggal 15 dan hanya masuk kerja selama 10 hari kerja.

Perhitungan:
Gaji Prorata = (Rp6.600.000 ÷ 22) × 10
Gaji Prorata = Rp300.000 × 10
Gaji Prorata = Rp3.000.000

Kesimpulan:

Gaji yang dibayarkan kepada karyawan baru tersebut pada bulan pertama adalah Rp3.000.000, sesuai jumlah hari kerja yang dijalani.

2. Contoh Perhitungan Gaji Prorata untuk Karyawan Resign

Perhitungan gaji prorata juga berlaku bagi karyawan yang mengundurkan diri sebelum akhir bulan kerja. Perusahaan hanya wajib membayarkan upah sesuai hari kerja yang telah dijalani.

Contoh Kasus:
Seorang karyawan memiliki gaji bulanan Rp5.500.000 dengan total 22 hari kerja dalam satu bulan. Karyawan tersebut mengajukan resign dan hari kerja terakhirnya adalah hari ke-12.

Perhitungan:
Upah per hari = Rp5.500.000 ÷ 22 = Rp250.000
Gaji Prorata = Rp250.000 × 12 = Rp3.000.000

Kesimpulan:
Karyawan tersebut berhak menerima gaji prorata sebesar Rp3.000.000 sesuai hari kerja aktifnya.

3. Contoh Perhitungan Gaji Prorata karena Unpaid Leave

Unpaid leave menyebabkan pengurangan gaji karena karyawan tidak menjalankan pekerjaan pada hari tertentu. 

Prinsip ini sesuai dengan asas no work no pay sebagaimana diatur dalam Pasal 93 ayat (1) UU Ketenagakerjaan.

Contoh Kasus:
Karyawan memiliki gaji bulanan Rp5.500.000 dengan 22 hari kerja per bulan. Dalam periode tersebut, karyawan mengambil unpaid leave selama 10 hari, sehingga hanya bekerja selama 12 hari.

Perhitungan:
Upah per hari = Rp5.500.000 ÷ 22 = Rp250.000
Gaji Prorata = Rp250.000 × 12 = Rp3.000.000

Kesimpulan:
Gaji yang dibayarkan kepada karyawan setelah pengurangan unpaid leave adalah Rp3.000.000.

4. Contoh Cara Menghitung Gaji Prorata Per Hari 

Metode perhitungan gaji prorata per hari umumnya digunakan ketika karyawan tidak bekerja penuh dalam satu bulan. 

Contoh Kasus:

Seorang karyawan memiliki gaji bulanan sebesar Rp7.200.000. Perusahaan menetapkan 24 hari kerja dalam satu bulan. Pada bulan berjalan, karyawan tersebut hanya bekerja selama 15 hari kerja karena mengambil unpaid leave di akhir bulan.

Maka Perhitungannya:
Upah per hari = Rp7.200.000 ÷ 24 = Rp300.000
Gaji Prorata = Rp300.000 × 15 = Rp4.500.000

Kesimpulan:
Karyawan tersebut menerima gaji prorata sebesar Rp4.500.000 pada bulan tersebut, sesuai dengan jumlah hari kerja efektif yang dijalani.

5. Contoh Cara Menghitung Gaji Prorata THR

Sesuai dengan Permenaker No. 6 Tahun 2016, karyawan yang telah mempunyai masa kerja 1 bulan secara terus-menerus tetapi kurang dari 12 bulan berhak mendapatkan THR secara proporsional. 

Untuk menghitung besaran THR yang diterima karyawan, Anda bisa menggunakan rumus gaji prorata.

Contoh Kasus:

Seorang karyawan memiliki gaji bulanan Rp6.000.000 dan baru bekerja selama 6 bulan.  Sesuai ketentuan, THR diberikan secara prorata berdasarkan masa kerja.

Maka Perhitungannya:

THR Prorata = (6 ÷ 12) × Rp6.000.000 = 0,5 × Rp6.000.000 = Rp3.000.000

Dengan demikian, THR yang diterima karyawan tersebut adalah Rp3.000.000.

Baca Juga: Cara Menghitung THR Prorata Karyawan Baru

Apakah Gaji Prorata Mempengaruhi BPJS dan Pajak?

Ya, gaji prorata memengaruhi besaran potongan pajak (PPh 21) dan iuran BPJS. Pasalnya keduanya dihitung berdasarkan total penghasilan bruto yang diterima karyawan. 

Artinya, jika gaji yang diterima turun, maka tarif pajak dan iuran BPJS yang dikenakan pun bisa mengecil atau bahkan menjadi nihil jika nominalnya di bawah batas PTKP. 

Sebagai contoh, jika seorang karyawan memiliki gaji pokok Rp9.000.000 per bulan, biasanya ia dikenakan potongan PPh 21 dan BPJS yang cukup besar sesuai plafonnya. 

Namun, karena ia resign pada tanggal 5 dan hanya bekerja selama 3 hari efektif, gaji yang diterimanya turun menjadi Rp1.227.273. 

Dampaknya, iuran BPJS yang biasanya dihitung dari angka 9 juta kini hanya dihitung dari 1,2 juta rupiah saja. 

Begitu pula dengan PPh 21, ia kemungkinan besar tidak terkena potongan pajak sama sekali pada bulan tersebut karena nominalnya di bawah ambang batas PKP bulanan.

Tips bagi Karyawan dan Perusahaan

Mengingat perhitungan gaji prorata cukup kompleks, baik HR maupun karyawan perlu memahami praktik terbaik agar proses penggajian tidak menyebabkan kesalahpahaman. Adapun tips yang perlu Anda terapkan yaitu:

1. Selalu Pastikan Tanggal Cut Off

Sebagai karyawan, Anda perlu mengetahui tanggal cut off absensi di perusahaan, karena hal ini sangat memengaruhi perhitungan gaji prorata dan periode kerja yang dibayarkan. 

Dengan mengetahui tanggal cut off, Anda bisa melakukan perhitungan mandiri dengan rumus gaji prorata di atas agar tahu estimasi gaji yang akan Anda dapatkan di bulan tersebut.

2. Pastikan Ketentuan Prorata Tercantum di Kontrak Kerja

Anda harus memastikan bahwa ketentuan gaji prorata tercantum dalam kontrak kerja atau peraturan perusahaan. 

Ketentuan ini perlu membahas skema pengupahan saat baru masuk, resign, maupun cuti tidak dibayar. Tujuannya guna mencegah konflik di kemudian hari.

3. Cantumkan Kebijakan Prorata dalam Employee Handbook

Perusahaan disarankan mendokumentasikan kebijakan gaji prorata dalam employee handbook. Dengan begitu, karyawan memiliki referensi tertulis yang mudah diakses kapan saja.

4. Jelaskan Skema Prorata Sejak Onboarding

Masa onboarding adalah waktu yang tepat untuk menjelaskan mekanisme gaji prorata kepada karyawan baru. 

Anda dapat menyampaikan contoh sederhana agar mudah dipahami karyawan. Pendekatan ini bertujuan membangun ekspektasi yang realistis sejak hari pertama bekerja.

4. Lakukan Review Kebijakan Secara Berkala

Kebijakan gaji prorata perlu dievaluasi secara rutin agar tetap relevan dengan regulasi dan kebutuhan bisnis. 

Perusahaan sebaiknya menyesuaikan kebijakan jika terdapat perubahan aturan ketenagakerjaan. 

5. Tangani Pertanyaan Karyawan 

Karyawan pastinya akan bertanya terkait gaji prorata untuk memastikan angkanya benar. Oleh karena itu, HR perlu mampu menjelaskan perhitungan prorata dengan bahasa sederhana. 

Cara ini akan meningkatkan kepercayaan karyawan serta mencegah munculnya persepsi negatif terhadap sistem penggajian.

6. Periksa Kembali sebelum Proses Disbursement

Sebelum gaji dibayarkan, perusahaan wajib melakukan pengecekan ulang terhadap perhitungan gaji prorata. 

Kesalahan kecil pada jumlah hari kerja, tarif harian, atau data absensi dapat berujung pada selisih bayar yang bisa mengancam kepercayaan karyawan.

7. Gunakan Sistem Payroll Otomatis

Untuk menghindari kesalahan hitung gaji prorata, perusahaan sangat disarankan menggunakan sistem payroll otomatis. 

Aplikasi pembayaran gaji karyawan seperti KantorKu HRIS dapat menghitung gaji prorata, BPJS, dan PPh 21 secara akurat dan sesuai data absensi karyawan yang bersangkutan. 

Hanya dengan beberapa klik saja, gaji prorata karyawan otomatis terhitung dan siap untuk dikirim.

Dengan adanya sistem ini, proses payroll menjadi lebih cepat dan akurat. Jika Anda ingin memastikan pengelolaan gaji karyawan berjalan efisien, coba hitung sendiri dengan book demo gratis KantorKu HRIS sekarang.

Baca Juga: 30 Rekomendasi Software Payroll Terbaik di Indonesia 

Kalkulasikan Gaji Prorata Karyawan Otomatis dengan Software Payroll dari KantorKu HRIS

Menghitung gaji prorata secara manual tergolong kompleks. Biasanya perhitungan gaji prorata dibutuhkan untuk karyawan yang baru masuk atau akan resign. 

Daripada menambah beban administrasi dengan perhitungan manual, sebaiknya Anda menghitungnya secara otomatis dengan software payroll dari KantorKu HRIS yang sudah terintegrasi dengan sistem absensi.

Dashboard Payroll KantorKu HRIS

Dengan begitu, KantorKu HRIS dapat melakukan perhitungan sebagai berikut:

1. Hitung Payroll Otomatis: Kalkulasi gaji pokok, lembur, tunjangan, hingga potongan dilakukan secara instan dan akurat.
2. Transfer Sekali Klik: Memudahkan proses pembayaran gaji ke berbagai bank tanpa perlu meng-input data satu per satu.
3. Integrasi dengan Absensi: Data kehadiran harian terhubung langsung ke sistem payroll untuk memastikan perhitungan prorata bagi karyawan baru atau resign.
4. Regulasi Terbaru: Sistem selalu diperbarui mengikuti regulasi pajak PPh 21 (TER), BPJS Kesehatan, dan BPJS Ketenagakerjaan terbaru.
5. Slip Gaji Digital: Membuat slip gaji otomatis yang dikirimkan langsung ke aplikasi karyawan bersamaan dengan waktu transfer gaji.

Mengelola administrasi gaji akan lebih ringan jika Anda memiliki dukungan teknologi yang tepat. Saatnya beralih ke software payroll yang lebih efisien.

Jika Anda ingin mencoba menghitung gaji prorata karyawan secara gratis, silakan book demo gratis sekarang!