Apa Itu Payroll? Fungsi, Komponen, dan Cara Kerjanya

Payroll adalah proses atau sistem pengelolaan gaji karyawan, termasuk perhitungan pajak, tunjangan, dan potongan sesuai regulasi ketenagakerjaan. Sistem payroll yang efisien memastikan gaji karyawan dibayarkan tepat waktu dan membantu perusahaan mengelola administrasi keuangan dengan lebih baik.

Sebab, penghitungan manual sering kali memakan waktu, rentan human error, dan sulit memastikan kepatuhan terhadap regulasi. Oleh karena itu, dengan menggunakan sistem payroll terintegrasi, perusahaan dapat mengotomatisasi proses penggajian, meminimalkan kesalahan, dan meningkatkan efisiensi HR secara keseluruhan.

Artikel ini akan membahas payroll secara menyeluruh hingga cara memilih sistem payroll yang tepat untuk bisnis Anda.

Apa Itu Payroll?

Dilansir dari Xero, payroll adalah proses pembayaran gaji dari perusahaan kepada karyawan. Istilah ini juga bisa berarti daftar karyawan yang menerima gaji atau total uang yang dibayarkan kepada mereka.

Proses payroll mencakup gaji pokok, tunjangan, pajak penghasilan (PPh 21), BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, serta berbagai potongan dan insentif lainnya.

Di perusahaan besar, payroll biasanya dikelola oleh tim human resources (HR) atau keuangan (finance), sedangkan di bisnis kecil, pemilik usaha sering menangani payroll sendiri.

Saat ini, banyak perusahaan di Indonesia menggunakan software payroll, seperti KantorKu untuk mengotomatisasi penghitungan gaji dan pajak.

Dengan teknologi ini, payroll bisa diproses lebih cepat, mengurangi risiko salah hitung, dan memastikan pembayaran gaji tepat waktu.

Fungsi dan Manfaat Payroll dalam Perusahaan

Pengelolaan payroll yang baik dapat meningkatkan efisiensi bisnis, memastikan kepatuhan hukum, dan meningkatkan kepuasan karyawan. 

Berikut beberapa fungsi dan manfaat utama payroll dalam perusahaan.

1. Menjaga Ketertiban Administrasi Keuangan

Payroll membantu perusahaan mengelola pembayaran gaji secara sistematis, termasuk perhitungan tunjangan, pajak, dan potongan lainnya. 

Dengan sistem payroll yang rapi, perusahaan bisa menghindari kesalahan dalam pembayaran dan menjaga arus kas tetap stabil.

2. Memastikan Kepatuhan terhadap Regulasi Ketenagakerjaan

Perusahaan wajib mematuhi peraturan pajak penghasilan (PPh 21), BPJS Kesehatan, dan BPJS Ketenagakerjaan.

Payroll membantu perusahaan dalam menghitung dan memotong pajak serta iuran yang harus dibayarkan sesuai dengan regulasi yang berlaku.

3. Meningkatkan Transparansi dan Kepuasan Karyawan

Payroll yang dikelola dengan baik akan memberikan kejelasan kepada karyawan mengenai gaji yang mereka terima, termasuk rincian potongan dan tunjangan. 

Transparansi ini dapat meningkatkan kepercayaan dan kepuasan karyawan terhadap perusahaan.

4. Menghemat Waktu dan Biaya Operasional

Mengelola payroll secara manual membutuhkan banyak waktu dan tenaga, terutama jika jumlah karyawan banyak. 

Dengan sistem payroll otomatis, perusahaan bisa menghemat waktu, mengurangi risiko kesalahan, dan mengalokasikan sumber daya untuk tugas lain yang lebih strategis.

5. Mendukung Perencanaan Keuangan Perusahaan

Payroll memberikan data keuangan yang akurat, yang bisa digunakan perusahaan untuk menyusun anggaran, menganalisis biaya tenaga kerja, dan merencanakan strategi pertumbuhan bisnis.

Misalnya, suatu perusahaan startup yang sedang berkembang dapat menggunakan data payroll untuk memproyeksikan anggaran gaji dalam satu tahun ke depan. 

Dengan ini, Anda bisa mengatur strategi perekrutan karyawan baru tanpa membebani keuangan perusahaan.

Baca juga: Cara Membuat Slip Gaji di Ms Word & Excel, Gratis Template!

Komponen dalam Payroll

Perlu diketahui jika payroll tidak hanya sebatas gaji pokok yang diterima karyawan setiap bulan. Ada berbagai komponen dalam payroll yang perlu dihitung agar pembayaran gaji sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 

Berikut adalah komponen utama dalam payroll.

1. Gaji Pokok

Gaji pokok adalah upah dasar yang diterima karyawan berdasarkan perjanjian kerja atau kebijakan perusahaan. 

Besaran gaji pokok biasanya ditentukan berdasarkan posisi, pengalaman, dan skala upah perusahaan.

2. Tunjangan

Tunjangan adalah tambahan gaji yang diberikan kepada karyawan, baik bersifat tetap maupun tidak tetap. Tunjangan bisa berupa tunjangan kesejahteraan atau tunjangan operasional.

Jenis tunjangan umumnya meliputi:

• Tunjangan tetap: Tunjangan yang dibayarkan secara rutin, seperti tunjangan jabatan, tunjangan makan, atau tunjangan transportasi.
• Tunjangan tidak tetap: Tunjangan yang diberikan berdasarkan kondisi tertentu, seperti uang lembur (overtime) atau tunjangan kehadiran.

3. Insentif dan Bonus

Insentif atau bonus diberikan sebagai bentuk penghargaan atas kinerja karyawan. Insentif ini bisa berbentuk bonus tahunan, komisi penjualan, atau bonus target.

Misalnya, seorang sales yang berhasil mencapai target penjualan mendapatkan bonus sebesar Rp3.000.000 pada akhir kuartal.

4. Potongan Pajak (PPh 21)

Pajak Penghasilan Pasal 21 (PPh 21) adalah pajak yang dikenakan pada penghasilan karyawan dan wajib dipotong oleh perusahaan. 

Besaran pajak ini tergantung pada jumlah penghasilan karyawan dan statusnya (lajang, menikah, atau memiliki tanggungan).

5. Iuran BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan

Perusahaan wajib mendaftarkan karyawan dalam program BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan. 

Iuran ini dipotong dari gaji karyawan dan sebagian dibayarkan oleh perusahaan.

• BPJS Kesehatan: 1% ditanggung karyawan, 4% ditanggung perusahaan.
• BPJS Ketenagakerjaan: Meliputi Jaminan Hari Tua (JHT), Jaminan Pensiun, Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK), dan Jaminan Kematian (JKM).

6. Kompensasi Lainnya (THR, Pesangon, Cuti)

• Tunjangan Hari Raya (THR): Diberikan kepada karyawan menjelang hari raya keagamaan.
• Pesangon: Diberikan kepada karyawan yang mengalami pemutusan hubungan kerja (PHK).
• Cuti Berbayar: Upah tetap dibayarkan meskipun karyawan mengambil cuti tahunan.

Baca juga: 12 Contoh Jenis Tunjangan Karyawan Tetap dan Tidak Tetap

Proses/Cara Kerja Payroll

Proses payroll | Sumber: factoHR

Payroll adalah proses penting dalam pengelolaan SDM yang memastikan karyawan menerima gaji tepat waktu dan sesuai dengan ketentuan. Secara umum, proses ini terdiri dari tiga tahap sebagai berikut. 

1. Pre-Payroll

Tahap awal ini melibatkan penghitungan berbagai komponen gaji, seperti absensi, cuti, lembur, tunjangan, serta potongan wajib seperti PPh 21, BPJS Kesehatan, dan BPJS Ketenagakerjaan.

Jika ada bonus atau THR, perusahaan juga harus memasukkannya ke dalam perhitungan. Agar tidak terjadi kesalahan, proses ini memerlukan ketelitian dan validasi data.

2. Payroll

Setelah menghitung dan memverifikasi gaji karyawan, tahap selanjutnya adalah melakukan pembayaran melalui rekening payroll perusahaan.

Rekening payroll adalah rekening bank yang digunakan untuk mentransfer gaji karyawan. Biasanya, perusahaan akan mengirimkan gaji langsung ke rekening masing-masing karyawan menggunakan rekening payroll ini.

Jika dilakukan secara manual, proses ini bisa memakan waktu dan berisiko terjadi kesalahan. Namun, dengan software payroll KantorKu, semua perhitungan dilakukan secara otomatis, memastikan payroll lebih cepat, akurat, dan sesuai dengan regulasi.

3. Post-Payroll

Tahap akhir adalah pencatatan dan distribusi gaji. 

Tim HR dan keuangan mencatat jumlah yang dikeluarkan, lalu gaji ditransfer melalui rekening perusahaan ke rekening payroll karyawan. 

HRIS KantorKu juga mengotomatisasi pengiriman slip gaji kepada setiap karyawan, memastikan transparansi sesuai dengan Peraturan Pemerintah No. 78 Tahun 2015.

Payroll Manual vs. Otomatis

Payroll dapat dikelola dengan dua cara utama: manual dan otomatis. Setiap metode memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Pemilihan metode yang tepat bergantung pada kebutuhan, skala bisnis, serta efisiensi yang ingin dicapai perusahaan.

1. Payroll Manual

Payroll manual adalah metode penghitungan gaji yang dilakukan secara tradisional. Misalnya, menggunakan spreadsheet seperti Microsoft Excel atau Google Sheets. 

Dalam metode ini, HR atau pemilik usaha harus menghitung gaji, tunjangan, pajak, dan potongan lainnya secara mandiri.

Kelebihan Payroll Manual

• Biaya rendah, tidak perlu berlangganan software payroll.
• Fleksibel, bisa disesuaikan dengan kebutuhan bisnis kecil.
• Memiliki kontrol penuh sebab semua data dipegang langsung oleh perusahaan.

Kekurangan Payroll Manual

• Rentan kesalahan (human error) dalam penghitungan, seperti kesalahan gaji atau pajak.
• Membutuhkan banyak waktu, harus menghitung dan menginput data karyawan satu per satu.
• Sulit untuk bisnis skala besar sebab semakin banyak karyawan, semakin kompleks perhitungannya.

2. Payroll Otomatis

Payroll otomatis menggunakan software atau sistem berbasis cloud untuk mengelola penggajian secara lebih efisien. 

Sistem ini dapat menghitung gaji, memotong pajak, menyetor iuran BPJS, hingga mengelola slip gaji secara otomatis.

Kelebihan Payroll Otomatis

• Lebih akurat, minim kesalahan karena perhitungan dilakukan oleh sistem.
• Menghemat waktu, HR tidak perlu melakukan perhitungan gaji secara manual setiap bulan.
• Mudah mematuhi regulasi, sistem secara otomatis memperbarui aturan pajak dan ketenagakerjaan.
• Dapat diakses dari mana saja, payroll berbasis cloud memungkinkan HR mengelola penggajian secara online.

Kekurangan Payroll Otomatis

• Biaya berlangganan, menggunakan software payroll membutuhkan biaya.
• Perlu pelatihan awal, HR perlu memahami cara kerja sistem untuk mengoptimalkan penggunaannya.
• Tergantung pada teknologi, jika terjadi gangguan sistem atau koneksi internet, proses bisa tertunda.

Mana yang Lebih Baik?

Jika bisnis Anda masih kecil dengan jumlah karyawan yang sedikit, payroll manual mungkin masih cukup efektif. 

Namun, jika jumlah karyawan semakin banyak atau ingin menghemat waktu dalam administrasi penggajian, beralih ke payroll otomatis atau software payroll bisa menjadi solusi terbaik.

Cara Memilih Sistem Payroll yang Tepat untuk Bisnis Anda

Memilih sistem payroll yang tepat sangat penting untuk memastikan proses penggajian berjalan lancar, akurat, dan efisien. Berikut adalah langkah-langkah memilih sistem payroll yang tepat.

1. Pahami Kebutuhan Bisnis Anda

Setiap bisnis memiliki kebutuhan payroll yang berbeda, tergantung pada jumlah karyawan, struktur gaji, dan kompleksitas administrasi SDM. 

Beberapa pertanyaan yang bisa Anda tanyakan sebelum memilih sistem payroll:

• Berapa jumlah karyawan yang perlu dikelola?
• Apakah perlu terintegrasi juga dengan software lain (misalnya, sistem absensi atau akuntansi)?
• Apakah perusahaan membutuhkan fitur tambahan seperti perhitungan pajak otomatis atau slip gaji digital?

2. Pilih Jenis Sistem Payroll

Ada beberapa jenis sistem payroll yang bisa dipilih sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda, dilansir dari GeekBooks.

• Payroll internal (in-house) cocok untuk bisnis kecil. Payroll ini dikelola sendiri tanpa bantuan pihak luar.
• Payroll profesional (bookkeeper dan CPA), dilakukan oleh akuntan atau konsultan pajak, cocok untuk bisnis menengah yang memerlukan keahlian khusus.
• Payroll agensi dengan agensi eksternal yang mengelola seluruh payroll perusahaan, cocok untuk bisnis besar.
• Payroll software (payroll online), menggunakan software online, seperti KantorKu untuk mengelola payroll, cocok untuk bisnis menengah hingga besar.

3. Periksa Fitur yang Ditawarkan

Pastikan sistem payroll yang Anda pilih memiliki fitur yang sesuai dengan kebutuhan bisnis, seperti:

• perhitungan gaji otomatis;
• pemotongan pajak dan BPJS;
• pembuatan slip gaji digital;
• integrasi dengan sistem lain, bisa terhubung dengan sistem absensi, HRIS, atau akuntansi;
• akses cloud;
• keamanan data.

4. Pastikan Kepatuhan terhadap Regulasi

Sistem payroll yang baik harus selalu diperbarui agar sesuai dengan peraturan pajak dan ketenagakerjaan di Indonesia. Pastikan sistem yang dipilih dapat:

• menghitung dan memotong PPh 21 sesuai dengan tarif pajak yang berlaku;
• menghitung iuran BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan sesuai regulasi pemerintah;
• mematuhi aturan ketenagakerjaan, seperti perhitungan lembur dan pesangon.

5. Pertimbangkan Kemudahan Penggunaan

Sistem payroll yang baik harus mudah digunakan oleh HR maupun pemilik bisnis, tanpa perlu pelatihan yang rumit. 

Beberapa aspek yang perlu diperhatikan, seperti antarmuka yang user-friendly hingga tersedianya customer support jika ada kendala. 

6. Bandingkan Biaya dan ROI (Return on Investment)

Sistem payroll harus sesuai dengan anggaran perusahaan dan memberikan manfaat (benefit) lebih besar dibandingkan biaya (cost) yang dikeluarkan. 

Anda perlu memeriksa:

• Apakah biayanya sesuai dengan fitur yang ditawarkan?
• Berapa banyak waktu yang bisa dihemat dengan sistem payroll otomatis?
• Apakah sistem ini masih bisa digunakan jika jumlah karyawan bertambah?

Untungnya, HRIS KantorKu menawarkan harga tetap tanpa biaya tambahan untuk fitur baru, sistem yang andal tanpa error, serta customer service yang responsif dan siap membantu kapan saja!

7. Coba Demo atau Free Trial

Sebelum memutuskan, cobalah sistem payroll dalam versi demo atau uji coba gratis untuk melihat apakah sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Anda bisa memeriksa fitur dan performa, uji kompatibilitas, hingga evaluasi ulang pengalaman penggunaannya. 

Kelola Payroll Lebih Cepat & Akurat dengan KantorKu HRIS All-in-One!

Otomatisasi payroll tanpa ribet! 

Kini, Anda bisa menghitung gaji, PPh 21, dan BPJS secara akurat, serta mengirimkan payslip otomatis kepada karyawan tanpa kesulitan dengan aplikasi hris KantorKu.

Selain itu, Anda dapat memantau kinerja karyawan secara real-time dan mengelola absensi, lembur, shift, serta reimbursement semuanya hanya dalam satu sistem.

Nikmati kemudahan mengelola payroll kapan saja dan di mana saja melalui desktop atau mobile (iOS & Android).

Jadwalkan demo sekarang dan temukan cara mudah dalam mengelola payroll otomatis di perusahaan Anda!

Sumber:

What is Payroll? | Definition | Xero

What is Payroll? Expert Video and Examples 2025