Apa Itu Payroll? Fungsi, Komponen, dan Cara Kerjanya

Apa itu payroll? Payroll adalah tugas HR yang melibatkan penghitungan dan pembayaran gaji karyawan. Kesalahan dalam pengelolaannya bisa mengurangi kepuasan kerja karyawan. 

Biasanya HR menggunakan bantuan software payroll untuk mengurus hal ini agar minim kesalahan.

Namun, apa saja yang harus dihitung dalam payroll? Bagaimana juga cara perhitungannya jika melalui sistem otomatis? Simak penjelasannya di bawah ini!

Apa itu Payroll?

Menurut Xero, payroll adalah proses pembayaran gaji dari perusahaan kepada karyawan. Namun, istilah payroll juga bisa berarti:

• Total dana yang dikeluarkan perusahaan.
• Daftar karyawan yang berhak mendapat gaji.
• Divisi HR yang mengurus penggajian karyawan.
• Sistem administrasi untuk menghitung gaji otomatis beserta komponennya.

Oleh karena itu, penyebutan kata payroll harus dilihat dalam konteksnya. Namun pastinya, mengurus secara manual bisa melelahkan dan rawan kesalahan.

Tidak heran kalau perusahaan biasanya menggunakan software payroll, seperti KantorKu, untuk menghitung gaji dan pajak otomatis.

Apa itu Rekening Payroll?

Rekening payroll adalah rekening bank yang khusus dibuat perusahaan untuk menyalurkan gaji karyawan. Rekening ini terpisah dari rekening operasional utama.

Selain itu, rekening ini punya fitur khusus yang memungkinkan pembayaran gaji secara otomatis dan serentak, sehingga lebih praktis tanpa kirim satu per satu.

Anda bisa mendapatkannya di bank-bank besar di Indonesia, bahkan bank menawarkan fitur-fitur tertentu yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Perbedaan Rekening Payroll dan Rekening Biasa

Perlu diingat, cara kerja dan fungsi rekening payroll berbeda dengan rekening operasional biasa. 

Ada alasan mengapa cara kerjanya berbeda, salah satunya memungkinkan transfer secara massal. 

Agar lebih mudah memahaminya, mari cek tabel berikut:

Perbedaan	Rekening Biasa	Rekening Payroll
Fungsi	Keperluan pribadi seperti menabung atau menerima gaji	Mendistribusikan gaji karyawan secara otomatis
Fitur	Transfer, tarik tunai, pembayaran, dan tabungan	Terintegrasi payroll perusahaan, slip gaji elektronik, dan pengelompokan pembayaran gaji
Sistem Transfer	Manual dan harus satu per satu	Transfer ke banyak rekening sekaligus
Biaya	Tergantung jenis rekening dan bank	Biaya transfer lebih murah atau gratis
Keamanan	Standar keamanan perbankan untuk transaksi individu	Mengurangi risiko kesalahan nominal dan kehilangan uang tunai
Efisiensi Pengiriman	Kurang efisien karena harus satu per satu	Efisien karena bisa langsung transfer massal
Laporan	Laporan transaksi umum	Laporan detail (penggajian, slip gaji dan histori pembayaran)

Fungsi dan Manfaat Payroll dalam Perusahaan

Jika Anda masih belum menerapkannya di perusahaan, pastikan segera menerapkannya, apalagi setelah tau berbagai fungsi dan manfaat sebagai berikut:

1. Menghitung Gaji Otomatis

Sistem payroll memungkinkan perusahaan untuk menghitung dan membayar gaji karyawan secara sistematis.

Tentunya perhitungan gaji tersebut sudah termasuk tunjangan, potongan pajak, iuran BPJS dan potongan lainnya. Mengingat sistem yang otomatis, proses ini jadi lebih cepat dan akurat.

2. Perhitungan Berdasarkan Regulasi Terbaru

Sebagai HR, Anda harus melek terhadap regulasi yang berlaku saat ini, misalnya regulasi terkait pajak penghasilan (PPh 21), BPJS Kesehatan, dan BPJS Ketenagakerjaan. 

HR bisa kewalahan kalau regulasi sedang berubah-ubah. Namun software payroll selalu akan berpatok pada regulasi terbaru, karena sistemnya selalu diperbarui. Dengan begitu, perhitungan gaji tetap akurat dan sesuai hukum. 

3. Meningkatkan Transparansi dalam Penggajian

Sistem payroll memungkinkan karyawan untuk mendapatkan slip gaji dengan mudah.

Melalui slip gaji ini, karyawan bisa melihat rincian penghasilan yang mereka dapatkan, sehingga mengurangi potensi kesalahpahaman atau kecurigaan terkait penggajian. 

Dampaknya, karyawan merasa dihargai dan diperlakukan secara adil.

4. Menghemat Waktu dan Biaya Operasional

Mengelola payroll secara manual jelas butuh banyak waktu dan tenaga, terutama jika jumlah karyawan banyak. 

Perusahaan bisa menghemat waktu dengan menghitung gaji otomatis. Selain itu, hasilnya lebih akurat dan minim risiko kesalahan. 

5. Menganalisis Keuangan Perusahaan

Perusahaan juga bisa menganalisis analitik payroll untuk mengidentifikasi biaya tenaga kerja, memproyeksikan biaya gaji, dan menyusun strategi pertumbuhan bisnis. 

Dengan memproyeksikan anggaran gaji, perusahaan bisa mengambil keputusan yang tepat jika ingin merekrut karyawan baru tanpa membebani keuangan perusahaan.

Isi atau Komponen Payroll

Dari pengertian apa itu payroll, sempat disebutkan kalau payroll bukan hanya terdiri dari gaji pokok. Namun ada komponen lain yang masuk ke dalam perhitungan. 

Berikut berbagai komponennya:

1. Gaji Pokok

Gaji pokok adalah imbalan yang diterima karyawan sebelum ditambah tunjangan. Jumlahnya harus disepakati bersama sembari menimbang posisi, pengalaman, dan skala upah perusahaan.

Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan, jumlah gaji pokok paling sedikit 75% dari total gaji.

2. Tunjangan

Tunjangan adalah tambahan gaji yang diberikan kepada karyawan. Jenisnya ada dua, yaitu tunjangan tetap dan tunjangan tidak tetap.

Untuk tunjangan tidak tetap, sifatnya diberikan berdasarkan kondisi tertentu, misalnya karena kinerja karyawan, absensi, dan lainnya. Sebaliknya, tunjangan tetap diberikan secara pasti setiap bulannya.

Contoh Tunjangan Tetap

• Tunjangan jabatan
• Tunjangan makan
• Tunjangan transportasi

Contoh Tunjangan Tidak Tetap

• Uang lembur (overtime) 
• Tunjangan kinerja
• Tunjangan kehadiran

3. Insentif dan Bonus

Insentif atau bonus sebetulnya bisa masuk ke tunjangan tidak tetap, karena sifatnya tidak wajib diberikan oleh perusahaan. 

Biasanya, perusahaan memberikan bonus sebagai bentuk penghargaan ketika karyawan mencapai target agar mereka semakin termotivasi bekerja. 

4. Potongan Pajak (PPh 21)

Komponen payroll ini merupakan potongan gaji dan sifatnya wajib. Regulasi terkait potongan pajak ini sudah diatur oleh pemerintah melalui Pajak Penghasilan Pasal 21 (PPh 21).

Jumlah potongan yang diberikan ke karyawan tergantung pada jumlah penghasilan karyawan dan statusnya (lajang, menikah, atau memiliki tanggungan).

5. Iuran BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan

Secara hukum, perusahaan wajib mendaftarkan karyawan dalam program BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan. 

Otomatis, iuran BPJS pasti termasuk dalam salah satu komponen penggajian. HR bisa membayarkan iuran ini dengan memotong gaji karyawan.

Adapun ketentuannya:

• BPJS Kesehatan: 1% ditanggung karyawan, 4% ditanggung perusahaan.
• BPJS Ketenagakerjaan: Meliputi Jaminan Hari Tua (JHT), Jaminan Pensiun, Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK), dan Jaminan Kematian (JKM).

6. Kompensasi Lainnya (THR, Pesangon, Cuti)

Selain komponen-komponen sebelumnya, ada lagi kompensasi lain yang masuk dalam perhitungan gaji, seperti pesangon, cuti, dan THR. Masing-masing punya ketentuannya, yaitu:

• Tunjangan Hari Raya (THR): Diberikan kepada karyawan menjelang hari raya keagamaan.
• Pesangon: Diberikan kepada karyawan yang mengalami pemutusan hubungan kerja (PHK). 
• Cuti Berbayar: Meskipun karyawan mengambil cuti tahunan, perusahaan tetap membayar upah mereka, karena cuti berbayar termasuk dalam hak-hak karyawan.

Baca Juga: Apa itu Kompensasi Perusahaan: Jenis, Prinsip, dan Manfaat 

Cara Kerja Sistem Payroll

Sesuai pengertian apa itu payroll tadi, payroll bisa diartikan sebagai sistem administrasi untuk menghitung gaji. Namun, Anda mungkin berpikir, bagaimana cara kerjanya? 

Untuk itu, mari pahami dulu cara kerjanya yang dibagi menjadi tiga tahapan: pra-penggajian. penggajian, dan pasca-panggajian. Berikut penjelasannya:

1. Pra-Penggajian

Tahap ini merupakan fase awal yang fokusnya menyiapkan semua data dan kebijakan yang dibutuhkan, mulai dari:

• Menetapkan kebijakan gaji, tunjangan, potongan pajak, BPJS, dan lainnya.
• Mengintegrasikan data konstan (identitas karyawan, NPWP, jabatan, gaji pokok) dan data variabel (kehadiran, lembur, cuti, bonus, insentif).
• Validasi data dan pastikan semua karyawan terdata.

Kalau menggunakan sistem digital, semua data akan tersinkronisasi secara otomatis. Jika masih manual, maka Anda harus menyiapkannya satu per satu.

2. Penggajian (Payroll-Processing)

Selanjutnya, gaji akan mulai dihitung berdasarkan data dan sesuai kebijakan yang berlaku. Tahapannya terdiri dari:

• Data konstan dan data variabel digabung untuk menghasilkan gaji kotor (gross salary).
• Gaji kotor kemudian dipotong berbagai potongan sesuai kebijakan perusahaan (PPh 21, iuran BPJS, dan lainnya).
• Hasil perhitungan akhir adalah gaji bersih yang tidak dikurangi lagi.

3. Pasca-Penggajian

Setelah itu, gaji bisa langsung dikirim secara massal ke karyawan. 

Kalau menggunakan software payroll, distribusi gaji bisa dilakukan otomatis beserta slip gajinya.

Tidak hanya itu, setiap pengeluaran akan tercatat ke dalam sistem akuntansi perusahaan untuk memudahkan pelaporan pajak.

Jika masih menggunakan cara manual, maka bersiap melakukan semuanya dengan penuh konsentrasi agar tidak ada kesalahan.

Baca Juga: Panduan Sistem Penggajian Karyawan untuk HR yang Efisien

Proses Payroll Lebih Mudah dengan KantorKu HRIS

Setelah tau apa itu payroll dan cara kerjanya, wajar jika HR merasa kewalahan, apalagi kalau jumlah karyawannya cukup banyak. 

Untungnya, sekarang HR bisa hitung gaji otomatis pakai software payroll, seperti KantorKu HRIS yang sudah dipercaya 3.500+ perusahaan di Indonesia.

Tampilan Dashboard Payroll di KantorKu

Bagaimana KantorKu bantu urus payroll?

• Bisa hitung gaji otomatis lengkap dengan BPJS dan PPh 21
• Sistem selalu diperbarui mengikuti regulasi
• Transfer gaji dan kirim slip digital sekaligus
• Data payroll terekap dalam satu dashboard

Asyiknya, Anda bisa coba gratis dulu untuk merasakan fitur-fitur payroll ini! Tertarik coba? Book demo gratis sekarang!

Coba KantorKu Gratis!