Cara Menghitung Gaji Karyawan: Prorata, Harian, Bulanan, hingga WFH

Cara menghitung gaji karyawan adalah tugas krusial yang memerlukan ketelitian tinggi bagi setiap pemilik usaha maupun praktisi HR di Indonesia. Kesalahan kecil dalam angka bukan hanya soal nominal uang, melainkan juga menyangkut kepercayaan tim terhadap profesionalisme perusahaan Anda.

Menurut laporan dari U.S. Bureau of Labor Statistics (BLS), total biaya kompensasi yang ditanggung pemberi kerja pada Juni 2025 menunjukkan bahwa upah dan gaji rata-rata menyumbang sekitar 70,2% dari total biaya kompensasi, sementara biaya tunjangan (seperti asuransi, cuti berbayar, dan pensiun) menyumbang sisanya 29,8%.

Data ini menggambarkan bahwa hampir 30% dari total biaya tenaga kerja bukan hanya gaji pokok, tetapi mencakup berbagai tunjangan yang harus diperhitungkan dalam strategi penggajian dan budgeting perusahaan modern. 

Oleh karena itu, mengelola penggajian tak hanya perihal mentransfer sejumlah uang, melainkan juga sebuah kepatuhan hukum dan apresiasi atas dedikasi karyawan seperti kompensasi.

Sistem payroll secara umum adalah proses administrasi yang mencakup penghitungan total kompensasi, pemotongan pajak (PPh 21), iuran BPJS, hingga pendistribusian slip gaji karyawan sebagai bukti pembayaran yang sah.

Dengan akurasi yang terjaga, Anda tidak hanya mematuhi regulasi, tetapi juga menjaga retensi karyawan.

Lantas, seperti apa cara menghitung gaji karyawan yang baik dan benar? Apa saja komponen, rumus perhitungan, dan contoh nyata berdasarkan sistem kerja seperti karyawan harian, part-time, hingga kontrak? Silakan simak caranya di bawah ini!

Komponen Gaji Karyawan

Sebelum melangkah lebih jauh, penting untuk memahami elemen-elemen yang membentuk total gaji karyawan. Meskipun setiap perusahaan memiliki kebijakan yang berbeda, secara umum komponen gaji harus disusun secara jelas dan transparan.

1. Komponen Pendapatan

Komponen pendapatan adalah seluruh penghasilan yang diterima karyawan sebelum dikurangi potongan.

• Gaji Pokok
  Imbalan dasar yang diberikan kepada karyawan sesuai dengan jabatan, tingkat tanggung jawab, atau jenis pekerjaan yang dijalankan.
  
• Tunjangan Tetap
  Tunjangan yang diberikan secara rutin dengan nominal tetap setiap periode penggajian, seperti tunjangan jabatan atau tunjangan keluarga.
  
• Tunjangan Tidak Tetap
  Tunjangan yang jumlahnya dapat berubah tergantung kondisi tertentu, seperti tingkat kehadiran atau kinerja karyawan. Contohnya uang makan, uang transport, atau insentif kehadiran.

2. Komponen Potongan

Komponen potongan adalah kewajiban yang mengurangi total pendapatan karyawan sehingga menghasilkan gaji bersih (take home pay).

• Iuran BPJS Kesehatan
• Iuran BPJS Ketenagakerjaan
• Pajak Penghasilan (PPh 21)
• Potongan lain-lain, seperti potongan keterlambatan, ketidakhadiran tanpa keterangan, atau sanksi sesuai kebijakan perusahaan.

Rumus Menghitung Gaji Bersih

Ketika ingin menghitung gaji yang akan diterima karyawan, Anda memerlukan rumus yang jelas dan tak melanggar aturan UMP daerah yang ada.

Anda harus membedakan antara gaji yang dijanjikan di awal dengan jumlah yang akhirnya masuk ke rekening mereka.

1. Gaji Bersih

Cara menghitung gaji bersih sebulan dilakukan dengan menjumlahkan seluruh pendapatan bruto kemudian dikurangi dengan total potongan yang ada.

Berikut adalah contoh perhitungan take home pay karyawan:

• Gaji kotor (bruto) Rp7.000.000
• Total potongan (BPJS & Pajak): Rp500.000

Maka gaji bersihnya adalah:

= Rp7.000.000 – Rp500.000

= Rp6.500.000

2. Gaji Kotor

Gaji kotor (bruto) adalah total seluruh kompensasi sebelum dikurangi potongan apapun. Ini mencakup gaji pokok, tunjangan, lembur, dan bonus.

Memahami struktur gaji kotor sangat membantu dalam cara menentukan gaji karyawan untuk usaha kecil agar arus kas tetap sehat namun tetap kompetitif di pasar tenaga kerja.

Contoh perhitungan gaji kotor karyawan:

Seorang karyawan tetap di perusahaan kecil memiliki struktur gaji sebagai berikut:

• Gaji pokok: Rp5.000.000
• Tunjangan tetap (jabatan): Rp500.000
• Tunjangan tidak tetap (transport & makan): Rp300.000
• Upah lembur: Rp200.000
• Bonus bulanan: Rp250.000

Gaji kotor

= Gaji pokok + Tunjangan tetap + Tunjangan tidak tetap + Lembur + Bonus
= Rp5.000.000 + Rp500.000 + Rp300.000 + Rp200.000 + Rp250.000
= Rp6.250.000

Dengan demikian, gaji kotor karyawan tersebut adalah Rp6.250.000 per bulan.

Cara Menghitung Gaji Karyawan

Setelah memahami komponen gaji, langkah berikutnya adalah menjalankan proses penghitungan secara sistematis.

Proses ini umumnya dilakukan menjelang akhir bulan atau sesuai dengan periode cut-off absensi yang telah ditetapkan perusahaan.

Berikut adalah cara menghitung gaji karyawan dari mulai persiapan hingga perhitungan hasil akhir:

1. Menentukan Periode Kerja dan Cut-off Penggajian

Langkah awal adalah menetapkan periode perhitungan gaji, misalnya dari tanggal 21 bulan sebelumnya hingga 20 bulan berjalan.

Pada tahap ini, pastikan:

• Data kehadiran sudah lengkap
• Data izin, cuti, dan sakit telah disetujui
• Tidak ada absensi yang masih berstatus pending

Periode cut-off yang jelas akan mencegah perbedaan perhitungan gaji antar karyawan.

Baca Juga: Cut-Off Pengajian: Skema, Contoh, & Cara Menghitungnya

2. Mengumpulkan dan Memvalidasi Data Absensi

Selanjutnya, lakukan pengecekan detail absensi karyawan. Data ini menjadi dasar untuk perhitungan tunjangan kehadiran, potongan, serta gaji prorata jika diperlukan.

Data yang diperlukan meliputi:

• Jumlah hari kerja
• Keterlambatan
• Pulang lebih awal
• Ketidakhadiran tanpa keterangan (alpha)

Baca Juga: Cara Membuat Absensi Karyawan di Word dan Excel (+Template Gratis)

3. Menghitung Komponen Pendapatan Karyawan

Setelah data absensi tervalidasi, hitung seluruh komponen pendapatan. Hasil dari tahap ini adalah gaji kotor (bruto) karyawan.

Komponen pendapatan yang dimaksud antara lain:

• Gaji pokok
• Tunjangan tetap
• Tunjangan tidak tetap (makan, transport, kehadiran)
• Lembur sesuai jam kerja
• Bonus atau insentif (jika ada)

4. Menghitung Komponen Potongan Wajib dan Tambahan

Langkah berikutnya adalah menghitung seluruh potongan yang berlaku. Pastikan perhitungan potongan mengikuti ketentuan penggajian karyawan menurut peraturan ketenagakerjaan (Depnaker) agar perusahaan terhindar dari sanksi administratif.

Beberapa komponen potongan pada gaji karyawan biasanya meliputi:

• Iuran BPJS Kesehatan
• Iuran BPJS Ketenagakerjaan
• Pajak penghasilan (PPh 21)
• Potongan keterlambatan atau ketidakhadiran

5. Menghitung Gaji Bersih (Take Home Pay)

Setelah gaji kotor dan total potongan diketahui, tentukan gaji bersih yang diterima karyawan. Angka inilah yang akan ditransfer ke rekening karyawan.

Rumus menghitung gaji bersih yaitu:

Gaji Bersih = Gaji Kotor − Total Potongan

6. Melakukan Pengecekan dan Validasi Akhir

Tahap ini penting untuk meminimalkan komplain dan revisi gaji. Sebelum gaji dibayarkan, lakukan pengecekan ulang untuk memastikan:

• Tidak ada kesalahan input angka
• Potongan dan tunjangan sudah sesuai
• Data karyawan (rekening, status pajak) benar

7. Finalisasi dan Pembuatan Slip Gaji

[gambar contoh slip gaji kantorku hris]

Slip gaji wajib dibagikan kepada karyawan sebagai bentuk transparansi dan bukti pembayaran resmi. Langkah terakhir adalah membuat slip gaji yang memuat rincian:

• Pendapatan
• Potongan
• Gaji bersih

Contoh Simulasi Perhitungan Gaji

Agar Anda memiliki gambaran yang lebih nyata, berikut adalah beberapa simulasi yang sering ditemui dalam operasional bisnis sehari-hari.

1. Contoh Perhitungan Gaji Karyawan Tetap

Simulasi pertama menggambarkan perhitungan gaji untuk karyawan tetap dengan struktur penghasilan yang relatif stabil setiap bulan. Contoh ini umum dijumpai pada perusahaan dengan sistem penggajian bulanan dan potongan wajib yang konsisten.

Profil karyawan:

• Nama: Budi
• Status: Karyawan tetap

Struktur gaji:

• Gaji pokok: Rp6.000.000
• Tunjangan tetap: Rp1.000.000
• Total gaji kotor: Rp7.000.000

Potongan:

• Iuran BPJS: 3% dari total gaji
  
  • 3% × Rp7.000.000 = Rp210.000

Perhitungan gaji bersih:

• Gaji bersih = Rp7.000.000 − Rp210.000
• Take Home Pay: Rp6.790.000

2. Contoh Perhitungan Gaji Karyawan Kontrak

Pada karyawan kontrak, sistem penggajian sering kali berbeda karena menggunakan skema harian yang kemudian diakumulasikan secara bulanan. Simulasi berikut menunjukkan cara menghitung gaji berdasarkan jumlah hari kerja aktual.

Profil karyawan:

• Nama: Siska
• Status: Karyawan kontrak
• Sistem gaji: Harian (dibayarkan bulanan)

Detail kerja:

• Jumlah hari kerja: 20 hari
• Upah per hari: Rp250.000

Perhitungan gaji:

• Gaji kotor = 20 × Rp250.000
• Total gaji: Rp5.000.000

Catatan: Nilai tersebut merupakan gaji sebelum potongan pajak atau iuran lain jika berlaku sesuai kebijakan perusahaan.

3. Contoh Perhitungan Take Home Pay dengan Lembur

Dalam praktiknya, perhitungan gaji tidak selalu sesederhana gaji pokok dan tunjangan. Ketika karyawan melakukan lembur, perusahaan wajib menghitung tambahan upah sesuai ketentuan yang berlaku.

Struktur Gaji

• Gaji pokok: Rp5.000.000
• Jam lembur: 5 jam

Perhitungan Lembur

• Tarif lembur per jam = 1/173 × Rp5.000.000
• Tarif lembur per jam ≈ Rp28.902
• Total upah lembur = 5 × Rp28.902 ≈ Rp144.510

Gaji Kotor

• Gaji pokok: Rp5.000.000
• Upah lembur: Rp144.510

Total gaji kotor = Rp5.144.510

Asumsi Perhitungan Potongan

• Status pajak: TK/0 (lajang, tanpa tanggungan)
• Biaya jabatan: 5% dari gaji kotor (maks. Rp500.000/bulan)
• Potongan BPJS karyawan: 3%
• Tidak ada tunjangan pajak
• PPh 21 ditanggung karyawan

Potongan BPJS

• BPJS = 3% × Rp5.144.510
• BPJS = Rp154.335

Perhitungan PPh 21:

a. Biaya jabatan

• 5% × Rp5.144.510 = Rp257.226

b. Penghasilan neto bulanan

= Rp5.144.510 − Rp257.226 (biaya jabatan) − Rp154.335 (BPJS)
= Rp4.732.949

c. Penghasilan neto setahun

Rp4.732.949 × 12 = Rp56.795.388

d. PTKP TK/0

= Rp54.000.000 / tahun

e. PKP (dibulatkan ke ribuan)

= Rp56.795.388 − Rp54.000.000
= Rp2.795.388 → Rp2.795.000

f. PPh 21 setahun

5% × Rp2.795.000 = Rp139.750

g. PPh 21 per bulan

Rp139.750 ÷ 12 ≈ Rp11.646

Total Potongan

• BPJS: Rp154.335
• PPh 21: Rp11.646

Total potongan = Rp165.981

Take Home Pay (THP)

= Rp5.144.510 − Rp154.335 − Rp11.646

= THP = Rp4.978.529

Cara Menghitung Gaji Prorata

Gaji prorata atau proporsional biasanya diberikan ketika karyawan tidak bekerja secara penuh dalam satu periode bulan kalender. Hal ini krusial untuk menjaga keadilan finansial baik bagi perusahaan maupun karyawan.

Secara umum, rumus gaji prorata yang sering digunakan oleh HR yaitu:

Berdasarkan hari kerja

• Rumus:

 (Jumlah hari kerja aktual ÷ Jumlah hari kerja sebulan) × Gaji bulanan

Berdasarkan jam kerja

• Rumus:

(Jumlah jam kerja aktual ÷ Total jam kerja sebulan) × Gaji bulanan

• Biasanya diterapkan pada sistem kerja shift atau part time

Perhatikan contoh cara menghitung gaji prorata di beberapa keadaan berikut ini:

1. Karyawan Masuk di Tengah Bulan

Jika karyawan baru mulai bekerja di tengah bulan, perusahaan hanya membayar gaji berdasarkan hari kerja yang dijalani.

Contoh kasus:

• Gaji bulanan: Rp6.600.000
• Total hari kerja dalam bulan tersebut: 22 hari
• Tanggal mulai kerja: 15 (hari kerja efektif: 11 hari)

Perhitungan:

• Gaji prorata = (11 ÷ 22) × Rp6.600.000
• Gaji dibayarkan = Rp3.300.000

2. Karyawan Resign di Akhir Bulan

Apabila karyawan resign sebelum akhir periode payroll, perusahaan tetap wajib membayar gaji hingga hari terakhir kerja.

Contoh kasus:

• Gaji bulanan: Rp5.500.000
• Total hari kerja sebulan: 22 hari
• Hari kerja hingga tanggal resign: 14 hari

Perhitungan:

• Gaji prorata = (14 ÷ 22) × Rp5.500.000
• Gaji dibayarkan = Rp3.500.000

3. Karyawan Kontrak yang Habis Masa Kerja

Untuk karyawan kontrak yang masa kerjanya berakhir di tengah bulan, perhitungan gaji prorata juga tetap berlaku.

Contoh kasus:

• Gaji kontrak bulanan: Rp4.400.000
• Total hari kerja sebulan: 22 hari
• Hari kerja hingga kontrak berakhir: 18 hari

Perhitungan:

• Gaji prorata = (18 ÷ 22) × Rp4.400.000
• Gaji dibayarkan = Rp3.600.000

4. Karyawan Cuti Tidak Dibayar (Unpaid Leave)

Dalam kasus cuti tidak dibayar (unpaid leave), perusahaan dapat melakukan pemotongan gaji berdasarkan jumlah hari tidak bekerja.

Contoh kasus:

• Gaji bulanan: Rp6.600.000
• Total hari kerja sebulan: 22 hari
• Cuti tidak dibayar: 2 hari

Langkah perhitungan:

• Gaji per hari = Rp6.600.000 ÷ 22 = Rp300.000
• Potongan gaji = 2 × Rp300.000 = Rp600.000

Gaji dibayarkan:

• Rp6.600.000 − Rp600.000 = Rp6.000.000

Baca Juga: 6 Cara Menghitung Gaji Prorata Berdasarkan Jam Kerja, Hari Kerja, & Karyawan Baru

Cara Menghitung Gaji Karyawan Berdasarkan Sistem Kerja

Dalam hal ini, ​​metode penggajian harus fleksibel mengikuti jenis kesepakatan kerja. Menggunakan satu rumus untuk semua jenis karyawan berisiko menyebabkan ketidakakuratan data finansial dan berpotensi menimbulkan konflik dengan karyawan.

Berikut adalah cara menghitung gaji karyawan berdasarkan sistem pekerjaannya:

1. Cara Menghitung Gaji Karyawan Harian

Sistem gaji harian umum digunakan untuk pekerja lepas, buruh harian, atau tenaga proyek. Perhitungannya relatif sederhana, tetapi tetap harus memperhatikan batas minimum upah yang berlaku di daerah setempat.

Rumus dasar:

Gaji = Tarif harian × Jumlah hari kerja

Contoh perhitungan:

• Tarif harian: Rp150.000
• Jumlah hari kerja: 22 hari

Perhitungan:

• Gaji kotor = 22 × Rp150.000
• Total gaji = Rp3.300.000

2. Cara Menghitung Gaji Karyawan Mingguan

Sistem mingguan banyak diterapkan pada usaha ritel dan UMKM untuk menjaga arus kas tetap stabil. Pembayaran biasanya dilakukan setiap akhir pekan berdasarkan akumulasi hari kerja.

Rumus dasar:

Gaji mingguan = Tarif harian × Jumlah hari kerja dalam seminggu

Contoh perhitungan:

• Tarif harian: Rp200.000
• Hari kerja dalam 1 minggu: 6 hari

Perhitungan:

• Gaji mingguan = 6 × Rp200.000
• Total gaji mingguan = Rp1.200.000

3. Cara Menghitung Gaji Karyawan Part-Time

Untuk karyawan paruh waktu, sistem penggajian umumnya berbasis jam kerja. Oleh karena itu, pencatatan absensi harus dilakukan secara presisi agar tidak terjadi kesalahan perhitungan.

Rumus dasar:

Gaji = Tarif per jam × Total jam kerja

Contoh perhitungan:

• Tarif per jam: Rp35.000
• Jam kerja per bulan: 80 jam

Perhitungan:

• Gaji kotor = 80 × Rp35.000
• Total gaji = Rp2.800.000

4. Cara Hitung Gaji Freelancer per Bulan

Meskipun berstatus lepas, beberapa freelancer bekerja dengan sistem retainer bulanan. Dalam model ini, pembayaran biasanya dikaitkan dengan target atau output tertentu yang telah disepakati sejak awal kontrak.

Skema perhitungan:

• Honor tetap bulanan
• Penyesuaian berdasarkan capaian KPI

Contoh perhitungan:

• Honor bulanan: Rp5.000.000
• Bonus pencapaian KPI: Rp1.000.000

Perhitungan:

• Total honor = Rp5.000.000 + Rp1.000.000
• Total pembayaran = Rp6.000.000

5. Cara Hitung Gaji Karyawan WFH

Untuk karyawan work from home (WFH), struktur gaji pada dasarnya sama dengan karyawan WFO. Namun, biasanya terdapat penyesuaian pada komponen tunjangan.

Komponen gaji:

• Gaji pokok
• Tunjangan tetap
• Tunjangan internet atau pulsa
• Insentif berbasis kinerja atau omzet (opsional)

Contoh perhitungan:

• Gaji pokok: Rp5.000.000
• Tunjangan internet: Rp300.000
• Insentif berbasis omzet: Rp700.000

Perhitungan:

• Gaji kotor = Rp5.000.000 + Rp300.000 + Rp700.000
• Total gaji = Rp6.000.000

Tips Mengelola Payroll agar Bebas Error

Mengelola penggajian secara manual sangat rentan terhadap human error. Oleh karena itu, berikut adalah tips untuk meminimalisir kesalahan tersebut.

1. Gunakan Sistem Pencatatan Absensi Digital

Hindari menggunakan kertas atau rekapan manual untuk kehadiran. Absensi digital memastikan data yang masuk ke perhitungan gaji adalah data yang valid dan tidak dapat dimanipulasi oleh siapapun.

Baca Juga: 10 Software Absensi Karyawan Terbaik untuk UMKM hingga Enterprise

2. Lakukan Rekonsiliasi Data Secara Berkala

Sebelum melakukan transfer gaji, bandingkan data bulan lalu dengan bulan ini. Jika ada kenaikan atau penurunan yang signifikan, Anda bisa segera menelusuri penyebabnya sebelum uang terlanjur terbayar.

3. Selalu Update Regulasi Pajak dan BPJS

Aturan pemerintah mengenai PPh 21 atau tarif BPJS seringkali berubah. Sebagai HR atau pemilik usaha, Anda wajib mengikuti perkembangan terbaru agar perhitungan tetap patuh pada hukum yang berlaku.

4. Terapkan Kebijakan Cut-off yang Konsisten

Memiliki tanggal cut-off yang jelas membantu tim HR memiliki waktu yang cukup untuk melakukan verifikasi data tanpa harus terburu-buru mendekati hari pembayaran gaji.

5. Gunakan Automasi Payroll

Langkah terbaik untuk menghilangkan kesalahan adalah dengan beralih dari spreadsheet ke sistem otomatis. Automasi tidak hanya mempercepat proses, tetapi juga menjamin keakuratan perhitungan pajak dan potongan secara otomatis sesuai sistem yang ada.

Baca Juga: 15 Manfaat Software Payroll bagi Bisnis, Hitung Gaji & Kirim Massal

Kelola Penggajian Lebih Mudah dan Akurat dengan Software Payroll KantorKu HRIS!

Menghitung gaji ratusan karyawan secara manual tentu sangat melelahkan dan berisiko tinggi. Jika Anda mencari solusi untuk menyederhanakan administrasi SDM, mulai dari absensi hingga perhitungan gaji otomatis, maka software payroll KantorKu HRIS adalah jawabannya.

Saatnya beralih dengan menggunakan aplikasi HRIS untuk memastikan operasional bisnis Anda berjalan lebih efisien, transparan, dan bebas dari drama salah hitung gaji.

Beberapa keunggulan software payroll KantorKu HRIS yaitu:

• Perhitungan gaji otomatis & akurat
  Menghitung gaji pokok, lembur, tunjangan, BPJS, dan PPh 21 secara otomatis.
• Minim human error
  Mengurangi kesalahan hitung akibat proses manual dan spreadsheet.
• Slip gaji digital & transparan
  Slip gaji dapat diakses karyawan kapan saja secara online.
• Terintegrasi dengan absensi
  Data kehadiran, keterlambatan, dan cuti langsung masuk ke sistem payroll.
• Mendukung berbagai sistem kerja
  Cocok untuk karyawan tetap, kontrak, harian, part-time, freelancer, hingga WFH.
• Sesuai regulasi ketenagakerjaan Indonesia
  Perhitungan BPJS dan pajak mengikuti aturan yang berlaku.
• Proses payroll lebih cepat & efisien
  Penggajian yang biasanya memakan waktu berhari-hari bisa selesai dalam hitungan menit.
• Laporan payroll lengkap & rapi
  Mudah digunakan untuk audit, laporan keuangan, dan kebutuhan manajemen.

Apakah Anda tertarik untuk integrasi sistem HR perusahaan dengan menggunakan KantorKu HRIS? Yuk, dapatkan demo gratis hari ini!

Sumber:

U.S. Bureau of Labor Statistics (BLS). EMPLOYER COSTS FOR EMPLOYEE COMPENSATION – JUNE 2025.