Prorata Adalah: Rumus, Contoh, & 5 Cara Menghitungnya

Corporate Finance Institute menyebutkan bahwa prorata adalah pembagian nilai berdasarkan proporsi yang dapat dihitung dengan tepat. Contohnya adalah pembagian penghitungan gaji, cuti, maupun tunjangan karyawan. 

Bagi seorang HRD maupun pelaku usaha, memahami mekanisme prorata sangat penting agar perhitungan kompensasi karyawan berjalan adil, transparan, dan sesuai regulasi.

Dalam praktiknya, prorata sering digunakan ketika seorang karyawan tidak bekerja penuh satu periode, misalnya karena masuk di tengah bulan, cuti tanpa gaji, atau mengundurkan diri sebelum periode berakhir. 

Simak penjelasan di bawah ini agar Anda tidak lagi bingung cara menentukan gaji prorata yang benar dan akurat untuk karyawan.

Apa itu Prorata?

Apa itu prorata? Prorata adalah metode pembagian atau perhitungan secara proporsional berdasarkan waktu kerja, jumlah hari kerja, atau ketentuan tertentu dalam periode tertentu. Prinsipnya adalah menyesuaikan hak karyawan sesuai dengan kontribusi aktual mereka selama periode kerja.

Dalam konteks HR, prorata dipakai tidak hanya untuk gaji, tetapi juga untuk komponen lain seperti tunjangan, bonus, bahkan cuti.

Cambridge Dictionary mendefinisikan pro rata sebagai perhitungan pembayaran atau manfaat yang dihitung sesuai jumlah jam yang lebih sedikit atau bagian yang lebih kecil dari suatu keseluruhan

Konsep ini mirip dengan prinsip keadilan dalam manajemen SDM: siapa yang bekerja lebih sedikit waktunya, akan menerima hak sesuai porsinya.

Kenapa Prorata Penting Dipahami oleh HRD?

Bagi HRD, pemahaman tentang prorata bukan hanya soal administrasi, melainkan bagian dari pengelolaan hubungan industrial. Jika salah menghitung, perusahaan berpotensi menghadapi keluhan, menurunnya motivasi karyawan, bahkan risiko sengketa ketenagakerjaan.

Selain itu, prorata memastikan perhitungan gaji dan hak karyawan selaras dengan peraturan pemerintah. 

Dengan begitu, HR dapat mengelola kompensasi karyawan dengan lebih profesional, menghindari praktik diskriminatif, sekaligus menjaga reputasi perusahaan di mata tenaga kerja.

Jenis Prorata

Dalam praktiknya, prorata akan terbagi ke dalam beberapa kategori yang paling sering ditemui oleh HR seperti berikut ini:

1. Gaji atau Upah

Jenis prorata yang paling umum adalah gaji bulanan. Misalnya, karyawan baru yang mulai bekerja di tengah bulan hanya akan menerima gaji sesuai jumlah hari kerja aktualnya.

Perhitungan ini memastikan perusahaan tidak membayar berlebih, sementara karyawan tetap mendapatkan haknya secara adil.

2. Bonus atau Komisi

Bisanya perusahaan sering memberikan bonus berdasarkan performa bulanan atau tahunan, maka jika seorang karyawan tidak bekerja penuh periode tersebut, bonus dapat dihitung prorata.

Contohnya, seorang sales yang bekerja 6 bulan dari total periode 12 bulan akan menerima 50% dari target bonus tahunan.

3. Cuti

Hak cuti tahunan biasanya diberikan penuh setelah karyawan bekerja minimal 12 bulan. Namun, untuk karyawan baru, cuti dihitung prorata. 

Artinya, jika hak cuti penuh adalah 12 hari setahun, maka karyawan yang baru bekerja 6 bulan berhak atas 6 hari cuti.

4. Tunjangan

Tunjangan transportasi, makan, atau komunikasi juga dapat dihitung secara prorata, terutama untuk karyawan kontrak atau part-time. 

Dengan sistem ini, perusahaan dapat menyesuaikan pemberian fasilitas sesuai durasi kerja yang sebenarnya.

Aturan Gaji Prorata

Kemudian, agar tidak terjadi pelanggaran dalam prosesnya, berikut adalah beberapa aturan yang sering kali dijadikan acuan oleh tiap perusahaan:

1. Kepmenaker No. KEP.102/MEN/VI/2004

Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi No. KEP.102/MEN/VI/2004 tentang Waktu Kerja dan Upah Lembur ini menegaskan mekanisme perhitungan waktu kerja dan upah lembur.

Perhitungan prorata dapat merujuk pada pembagian upah berdasarkan jumlah jam kerja aktual karyawan dalam sebulan.

2. Kepmenaker No. KEP.17/MEN/VII/2022

Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi No. KEP.17/MEN/VII/2022 tentang Upah Minimum Kerja secara jelas mengatur tentang upah minimum kerja, yang menjadi acuan utama dalam menghitung prorata gaji. 

Artinya, meskipun dihitung secara proporsional, perusahaan tetap wajib memastikan gaji prorata karyawan tidak lebih rendah dari ketentuan upah minimum yang berlaku.

Baca Juga: Panduan Sistem Penggajian Karyawan untuk HR yang Efisien

Faktor yang Memengaruhi Gaji Prorata

Memahami faktor-faktor yang memengaruhi gaji prorata akan sangat membantu HR memastikan bahwa setiap karyawan menerima haknya secara proporsional sesuai kontribusi kerja yang sebenarnya.

Beberapa faktor utama yang biasanya diperhitungkan dalam sistem prorata antara lain jumlah hari kerja dalam sebulan, jam kerja per hari, gaji pokok karyawan, serta tunjangan dan bonus.

Mari simak beberapa faktornya di bawah ini.

1. Jumlah Hari Kerja dalam Sebulan

Jika satu bulan memiliki 31 hari, nilai upah per hari akan lebih kecil dibandingkan bulan dengan 28 hari. Oleh karena itu, perusahaan perlu memperhitungkan jumlah hari kerja efektif.

Ataupun ketika karyawan baru bergabung di pertengahan bulan dan hanya bekerja selama 15 hari dari 30 hari kerja di bulan tersebut. Maka gaji karyawan tersebut akan dihitung berdasarkan perhitungan 15/30 dari gaji bulanan penuh.

2. Jam Kerja per Hari

Jam kerja standar menurut Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 yang diperbarui oleh Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja adalah 7 jam per hari (6 hari kerja) atau 8 jam per hari (5 hari kerja). 

Oleh karena itu, perbedaan jam kerja akan bisa memengaruhi penghitungan upah prorata per jam.

3. Gaji Pokok Karyawan

Gaji pokok merupakan komponen dasar yang menjadi acuan perhitungan prorata. Nilai gaji pokok dibagi rata ke dalam jumlah hari atau jam kerja sesuai periode kerja karyawan. 

Misalnya, karyawan baru masuk pada tanggal 11 di bulan dengan 30 hari kalender, gaji pokok bulanan Rp8.000.000. Perhitungannya: Rp8.000.000 ÷ 30 × 20 hari kerja = Rp5.333.333.

4. Tunjangan dan Bonus

Beberapa perusahaan memasukkan tunjangan tetap (seperti transportasi dan makan) dalam perhitungan prorata. Hal ini penting agar karyawan tetap memperoleh hak proporsional meskipun tidak bekerja penuh periode.

Cara Menghitung Prorata

Menghitung gaji prorata berbeda dengan gaji bulanan biasa karena harus menyesuaikan jumlah hari atau jam kerja aktual karyawan. 

Selain gaji pokok, tunjangan tetap juga masuk dalam perhitungan. Prinsipnya adalah membagi hak karyawan secara proporsional sesuai kontribusi kerja yang sesungguhnya.

Beberapa langkah yang perlu diperhatikan antara lain:

1. Menghitung Prorata Harian

Prorata harian digunakan ketika karyawan bekerja tidak penuh dalam satu bulan. Perhitungannya membagi gaji bulanan dengan jumlah hari kalender atau hari kerja efektif, kemudian dikalikan jumlah hari kerja aktual.

Contoh: 

• Gaji bulanan Rp6.000.000
• Jumlah hari di bulan tersebut 30 hari
• karyawan bekerja 15 hari

Gaji prorata harian:

Rp6.000.000 ÷ 30 × 15 = Rp3.000.000. 

Metode ini cocok untuk karyawan baru atau yang cuti panjang.

2. Menghitung Upah Per Jam

Upah per jam biasanya digunakan untuk menghitung karyawan part-time atau karyawan dengan jam kerja fleksibel. Dasarnya adalah gaji bulanan dibagi jumlah jam kerja ideal dalam sebulan.

Contoh:

• Gaji bulanan Rp5.000.000
• Jam kerja standar 173 jam/bulan

Upah per jam:

Rp5.000.000 ÷ 173 = Rp28.901.

Nilai ini kemudian dikalikan jam kerja aktual karyawan untuk mendapatkan gaji prorata.

3. Menghitung Jumlah Jam Kerja

Jumlah jam kerja aktual dihitung dari jumlah hari kerja dikalikan jam kerja per hari. Hal ini penting untuk memastikan gaji proporsional sesuai durasi kerja yang sebenarnya.

Contoh: 

• Karyawan bekerja 15 hari
• 8 jam per hari
• Total jam kerja = 15 × 8 = 120 jam

Data ini menjadi dasar untuk menghitung gaji prorata per jam.

4. Menghitung Jumlah Gaji Prorata

Gaji prorata per jam didapat dengan mengalikan total jam kerja aktual dengan upah per jam. Alternatif lain, bisa dihitung langsung dari jumlah hari kerja × jam kerja × (1/173) × gaji bulanan.

Contoh: 

• Upah per jam Rp28.901 × 120 jam = Rp3.468.120
• Atau: 15 hari × 8 jam × (1/173) × Rp5.000.000 = Rp3.468.120

5. Perhitungan THR Prorata

THR prorata diberikan pada karyawan dengan masa kerja kurang dari 12 bulan. Perhitungannya akan menyesuaikan jumlah bulan kerja dibandingkan 12 bulan penuh.

Contoh:

• Gaji bulanan Rp6.000.000
• Masa kerja 6 bulan

THR prorata = (6 ÷ 12) × Rp6.000.000 = Rp3.000.000

Baca Juga: Cara Menghitung THR Prorata Karyawan Baru

Contoh Perhitungan Prorata

Dalam praktik HR, gaji prorata biasa diterapkan agar hak karyawan tetap proporsional sesuai durasi kerja yang sebenarnya. 

Berikut beberapa skenario umum beserta perhitungannya:

1. Karyawan Baru yang Mulai Bekerja di Tengah Bulan

Seorang karyawan bergabung pada tanggal 10 di bulan dengan 30 hari kalender, gaji bulanan Rp7.500.000. 

Perhitungannya: 

Rp7.500.000 ÷ 30 × 21 hari kerja = Rp5.250.000. 

Sistem ini memastikan karyawan menerima upah sesuai hari kerja yang dijalani, bukan gaji penuh yang belum seharusnya.

2. Karyawan yang Mengundurkan Diri di Tengah Bulan

Jika karyawan mengajukan resign pada tanggal 18, maka gaji prorata akan dihitung dari tanggal 1 sampai 18. 

Misal:

• Gaji bulanan Rp9.000.000
• Bulan 30 hari kalender

Rp9.000.000 ÷ 30 × 18 = Rp5.400.000.

3. Karyawan yang Mengambil Cuti Tanpa Gaji

Apabila seorang karyawan mengambil cuti tanpa gaji selama 4 hari di bulan dengan 30 hari kalender, gaji bulanan Rp6.000.000. 

Maka gaji proratanya adalah:

Rp6.000.000 ÷ 30 × (30 – 4) = Rp5.200.000.

4. Karyawan yang Mengalami Perubahan Jam Kerja

Jika seorang karyawan mengubah status dari full-time 8 jam/hari menjadi part-time 5 jam/hari, gaji prorata dapat dihitung berdasarkan jam kerja baru dengan detail sebagai berikut:

• Gaji bulanan penuh Rp8.000.000
• Standar 160 jam/bulan
• Jam kerja aktual 100 jam. 

Upah prorata:

Rp8.000.000 ÷ 160 × 100 = Rp5.000.000.

5. Timeline Perhitungan Gaji Prorata

Berikut adalah contoh timeline perhitungan gaji prorata yang biasanya dilakukan oleh banyak perusahaan saat ini:

Baca Juga: Cara Menghitung Gaji Karyawan: Bulanan, Harian, atau Per Jam

Perhitungan Prorata Manual Berisiko Denda, Pakai KantorKu HRIS agar Otomatis & Lebih Mudah!

Bayangkan jika proses payroll perusahaan Anda masih manual: kesalahan perhitungan gaji, keterlambatan transfer, atau distribusi slip gaji yang rumit bisa mengancam kepuasan karyawan dan kepatuhan hukum. 

Jangan biarkan hal ini terjadi dan sebaiknya gunakan software payroll KantorKu HRIS untuk menghitung gaji, tunjangan, pajak PPh 21, BPJS, dan komponen lainnya dengan akurat, cepat, dan aman.

Dengan KantorKu HRIS, Anda bisa melakukan transfer gaji sekaligus ke seluruh karyawan dalam satu klik, membuat slip gaji online secara instan, serta memantau semua data kehadiran, cuti, dan lembur di satu dashboard terintegrasi. 

Lelah Urus Payroll Manual & Satu-satu?
Yuk, Pakai KantorKu HRIS!

Sumber:

Cambridge Dictionary. Pro Rata.

Corporate Finance Institute. Pro Rata.

Kementerian Ketenagakerjaan Republik Indonesia. (2022). Peraturan Menteri Ketenagakerjaan Nomor 18 Tahun 2022 tentang Penetapan Upah Minimum Tahun 2023. Kementerian Ketenagakerjaan Republik Indonesia.

Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia. (2004). Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia Nomor KEP.102/MEN/VI/2004 tentang Waktu Kerja Lembur dan Upah Kerja Lembur. Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia.