Apa itu Prorata? Arti, Cara Menghitung dan Contoh Perhitungan

Karyawan baru sering kebingungan ketika menerima gaji bulan pertama atau THR pertama yang tidak sesuai kontrak. 

Hal ini biasanya terjadi karena penerapan prinsip prorata, di mana gaji dan tunjangan dihitung sesuai dengan periode kerja yang sebenarnya. 

Artinya, karyawan yang masuk di tengah bulan atau belum bekerja penuh tidak otomatis menerima gaji penuh. 

Sebagai HR, pastikan Anda tahu rumus, cara menghitung, dan contoh perhitungan prorata, baik untuk gaji maupun THR!

Apa itu Prorata?

Prorata adalah metode perhitungan atau pembagian secara proporsional berdasarkan waktu kerja, jumlah hari kerja, atau kontribusi aktual dalam suatu periode. 

Prorata tidak hanya berlaku untuk gaji, tetapi juga untuk perhitungan tunjangan, bonus, cuti, THR dan berbagai hak karyawan lainnya. 

Konsep ini sejalan dengan prinsip keadilan dalam manajemen SDM, siapa yang bekerja lebih sedikit, akan menerima hak sesuai porsinya.

Contohnya, seorang karyawan memiliki gaji Rp10.000.000 per bulan dan bergabung pada tanggal 16, maka gaji prorata untuk bulan itu adalah setengahnya, yaitu Rp5.000.000. Dengan cara ini, pembayaran tetap adil dan sesuai kontribusi kerja.

Anda yang bingung bagaimana bisa mendapatkan angka tersebut, tenang, artikel ini akan mengupas semuanya.

Kapan Perhitungan Prorata Digunakan?

Prorata adalah perhitungan yang berlaku jika karyawan belum genap bekerja selama masa kerja yang ditentukan.

Beberapa contoh situasi perhitungan prorata digunakan:

• Karyawan baru bergabung di tengah periode gaji
• Karyawan mengundurkan diri atau diberhentikan sebelum periode gaji selesai
• Karyawan menerima kenaikan gaji atau promosi di tengah periode gaji
• Karyawan mengambil cuti tanpa gaji di tengah periode gaji
• Karyawan mengambil cuti sebelum masa percobaan selesai
• Karyawan menerima sanksi atau cuti tanpa gaji
• Karyawan cuti panjang (misal cuti karena sakit)

Baca Juga: Apakah Karyawan Resign Berhak Dapat THR? Ini Peraturannya 

Kenapa Prorata Penting Dipahami oleh HRD?

Bagi HRD, pemahaman tentang prorata bukan hanya soal administrasi, melainkan bagian dari pengelolaan hubungan industrial. 

Perhitungan yang salah bisa membuat perusahaan rugi, menimbulkan keluhan karyawan, dan berdampak pada motivasi kerja.

Selain itu, prorata membantu memastikan pembayaran gaji, tunjangan, dan hak lainnya tetap adil, terutama bagi karyawan yang sudah bekerja lebih lama.

Dengan pengelolaan prorata yang tepat, HR dapat bekerja profesional, transparan, dan menghindari praktik diskriminatif, sekaligus menjaga reputasi perusahaan di mata tenaga kerja.

Jenis Prorata

Dalam dunia kerja, prorata berarti menghitung hak karyawan secara proporsional berdasarkan masa kerja. Berikut beberapa jenis prorata yang umum digunakan dalam payroll: 

1. Gaji atau Upah

Gaji prorata adalah sistem perhitungan gaji yang diterapkan ketika karyawan belum bekerja penuh periode gaji.

Misalnya karyawan baru yang masuk di tengah bulan atau mengundurkan diri sebelum periode berakhir. 

Contohnya, jika masa kerja hanya 20 hari dari 30 hari, gaji dihitung sesuai jumlah hari kerja aktual.

2. THR (Tunjangan Hari Raya)

THR prorata adalah perhitungan THR untuk karyawan yang belum bekerja selama satu tahun penuh. Misalnya, karyawan yang baru bekerja 6 bulan akan menerima setengah dari THR penuh.

3. Bonus atau Komisi

Bonus atau komisi yang berbasis kinerja bulanan atau tahunan juga dihitung prorata jika karyawan tidak bekerja selama periode penuh. Misalnya, seorang sales yang bekerja 6 bulan dari total 12 bulan akan menerima 50% dari bonus tahunan.

4. Cuti

Hak cuti tahunan biasanya diberikan penuh setelah karyawan bekerja minimal satu tahun. Untuk karyawan baru, cuti dihitung prorata. 

Cuti prorata adalah perhitungan hak cuti yang disesuaikan secara proporsional dengan lamanya karyawan bekerja dalam periode tertentu.

Contohnya, jika hak cuti penuh adalah 12 hari setahun, karyawan yang baru bekerja 6 bulan berhak atas 6 hari cuti.

5. Tunjangan

Beberapa tunjangan, seperti transportasi, makan, atau komunikasi, dapat dihitung prorata untuk karyawan paruh waktu atau kontrak, menyesuaikan dengan durasi kerja aktual.

Dasar Hukum dan Aturan terkait Aturan Gaji Prorata

Agar perhitungan gaji dan hak karyawan sesuai hukum, HR perlu memahami dasar hukum yang mengatur prinsip prorata. Beberapa regulasi yang menjadi acuan perhitungan prorata:

1. UU Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan

UU 13/2003 mengatur prinsip bahwa karyawan hanya berhak menerima upah sesuai pekerjaan yang dilakukan. 

Pasal 93 ayat (2) menyebutkan bahwa pengusaha tidak wajib membayar upah jika karyawan tidak bekerja, kecuali dalam kondisi tertentu yang diatur peraturan. 

2. PP Nomor 35 Tahun 2021 (Turunan UU Cipta Kerja)

PP 35/2021 mengatur fleksibilitas dalam kontrak kerja dan sistem pengupahan, termasuk sistem proporsional bagi pekerja kontrak (PKWT) atau paruh waktu. 

3. Surat Edaran Menteri Tenaga Kerja No. SE-07/MEN/1990

SE Menaker ini memberikan pedoman untuk mengelompokkan komponen upah dan pendapatan non-upah. 

Regulasi ini menegaskan prinsip bahwa upah pokok dan tunjangan tetap dapat dihitung prorata berdasarkan kehadiran dan kontribusi aktual karyawan, sementara tunjangan atau manfaat lain yang tidak tetap disesuaikan menurut kebijakan perusahaan.

4. Kepmenaker No. KEP.102/MEN/VI/2004

Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi No. KEP.102/MEN/VI/2004 tentang Waktu Kerja dan Upah Lembur ini menegaskan mekanisme perhitungan waktu kerja dan upah lembur.

Perhitungan prorata dapat merujuk pada pembagian upah berdasarkan jumlah jam kerja aktual karyawan dalam sebulan.

5. Kepmenaker No. KEP.17/MEN/VII/2022

Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi No. KEP.17/MEN/VII/2022 tentang Upah Minimum Kerja secara jelas mengatur tentang upah minimum kerja, yang menjadi acuan utama dalam menghitung prorata gaji. 

Artinya, meskipun dihitung secara proporsional, perusahaan tetap wajib memastikan gaji prorata karyawan tidak lebih rendah dari ketentuan upah minimum yang berlaku.

Faktor yang Memengaruhi Gaji Prorata

Perhitungan gaji prorata tidak dilakukan secara sembarangan, karena setiap perhitungan didasarkan pada beberapa faktor. 

Faktor-faktor ini memastikan pembayaran karyawan adil dan proporsional sesuai kontribusi nyata mereka. Berikut beberapa faktornya:

1. Jumlah Hari Kerja dalam Sebulan

Jumlah hari kerja dalam satu bulan memengaruhi perhitungan upah harian. Misalnya, jika satu bulan memiliki 31 hari, nilai upah per hari akan sedikit lebih kecil dibanding bulan dengan 28 hari. 

Karyawan baru yang masuk di pertengahan bulan dan hanya bekerja 15 dari 30 hari akan menerima gaji 15/30 dari gaji bulanan penuh.

2. Jam Kerja per Hari

Jam kerja standar menurut UU Ketenagakerjaan adalah 7 jam per hari (6 hari kerja) atau 8 jam per hari (5 hari kerja). 

Perbedaan jam kerja ini memengaruhi perhitungan gaji prorata per jam, terutama bagi karyawan paruh waktu atau jam kerja fleksibel.

3. Gaji Pokok Karyawan

Gaji pokok menjadi dasar perhitungan prorata. Nilainya dibagi sesuai jumlah hari atau jam kerja aktual. 

Contohnya, karyawan baru masuk pada tanggal 11 di bulan dengan 30 hari kalender, dengan gaji pokok Rp8.000.000:

Maka jika dihitung secara prorata, Rp8.000.000 ÷ 30 × 20 hari kerja = Rp5.333.333. Artinya jumlah prorate salary adalah Rp5.333.333.

4. Tunjangan dan Bonus

Tunjangan tetap seperti transportasi atau makan, serta bonus, juga dapat dihitung prorata. Ini memastikan karyawan tetap memperoleh hak proporsional, meskipun tidak bekerja penuh periode.

Baca Juga: Cara Menghitung Gaji Karyawan: Bulanan, Harian, atau Per Jam

Cara Menghitung Gaji Prorata

Agar tidak sampai salah, Anda harus tahu rumus resmi perhitungan gaji prorata menurut Depnaker serta contoh perhitungannya supaya tidak bingung. Simak di bawah ini:

Rumus Hitung Gaji Prorata

Bagaimana cara menghitung prorata? Untuk menghitungnya, gunakan rumus berikut yang digunakan sebagai acuan:

Gaji Prorata = (Gaji Pokok + Tunjangan Tetap​)/Jumlah Hari Kerja × Hari Masuk Kerja

Contoh Cara Menghitung Gaji Prorata & Simulasi Kasus 

Menghitung gaji prorata berbeda dengan gaji bulanan biasa karena harus menyesuaikan jumlah hari atau jam kerja aktual karyawan. 

Selain gaji pokok, tunjangan tetap juga masuk dalam perhitungan. Prinsipnya adalah membagi hak karyawan secara proporsional sesuai kontribusi kerja yang sebenarnya.

Mari lihat beberapa contoh cara menghitung gaji prorata bulanan, harian, maupun per jam:

1. Menghitung Prorata Harian

Metode ini bisa digunakan untuk karyawan tidak bekerja penuh dalam satu bulan, seperti karyawan baru atau yang cuti panjang.

Contoh Kasus:

Seorang karyawan baru, Andi, mulai bekerja pada tanggal 16 bulan April. Ia memiliki gaji pokok Rp6.000.000 per bulan. Total hari di bulan April adalah 30 hari, dan Andi bekerja 15 hari.

Cara Hitung Prorata:

• Gaji bulanan: Rp6.000.000
• Jumlah hari di bulan: 30 hari
• Hari kerja aktual: 15 hari
• Gaji prorata: Rp6.000.000 ÷ 30 × 15 = Rp3.000.000

2. Menghitung Upah Per Jam

Upah per jam digunakan untuk karyawan part-time atau jam kerja fleksibel. Gaji bulanan dibagi jumlah jam kerja ideal dalam sebulan.

Contoh Kasus:

Siti adalah karyawan part-time yang bekerja 120 jam di bulan Mei. Gaji bulanan penuh untuk posisi ini adalah Rp5.000.000 dengan jam kerja standar 173 jam/bulan.

Cara Hitung Prorata:

• Gaji bulanan: Rp5.000.000
• Jam kerja standar: 173 jam/bulan
• Jam kerja aktual: 120 jam
• Gaji prorata: Rp5.000.000 ÷ 173 × 120 = Rp3.468.120

3. Menghitung Jumlah Jam Kerja Aktual

Jumlah jam kerja aktual dihitung dari jumlah hari kerja × jam kerja per hari. Perhitungan ini dilakukan untuk mencari data sebagai dasar untuk menghitung gaji prorata per jam.

Studi Kasus:

Budi bekerja 15 hari dalam satu bulan, dengan jam kerja 8 jam per hari.

Cara Hitung Prorata:

• Hari kerja: 15 hari
• Jam kerja per hari: 8 jam
• Total jam kerja: 15 × 8 = 120 jam

4. Menghitung Jumlah Gaji Prorata

Banyak yang bertanya soal cara menghitung gaji prorata bulanan. Untuk menghitungnya, And perlu mendapatkan gaji prorata per jam terlebih dulu. Selanjutnya, kalikan dengan total jam kerja aktual dengan upah per jam. 

Studi Kasus:

Budi bekerja 15 hari dalam satu bulan, dengan jam kerja 8 jam per hari. Gaji pokoknya Rp5.000.000 dan tunjangan tetap Rp500.000.

Cara Hitung Prorata:

• Gaji pokok + tunjangan tetap: Rp5.000.000 + Rp500.000 = Rp5.500.000
• Jumlah hari kerja dalam bulan: 30 hari
• Hari kerja aktual: 15 hari

5. Menghitung THR Prorata

THR prorata diberikan pada karyawan dengan masa kerja kurang dari 12 bulan, menyesuaikan jumlah bulan kerja dibanding 12 bulan penuh.

Studi Kasus:

Rina baru bekerja selama 6 bulan dengan gaji bulanan Rp6.000.000. Karena masa kerjanya belum 12 bulan, THR dihitung prorata.

Cara Hitung Prorata:

• Gaji bulanan: Rp6.000.000
• Masa kerja: 6 bulan
• THR prorata: (6 ÷ 12) × Rp6.000.000 = Rp3.000.000

Baca Juga: Cara Menghitung THR Prorata Karyawan Baru

6. Menghitung Gaji Prorata Karyawan Baru

Cara menghitung gaji prorata karyawan baru ini berlaku jika karyawan mulai bekerja di tengah bulan. Maka, gaji prorata dihitung dari jumlah hari kerja aktual dibanding total hari dalam bulan.

Studi Kasus:

Anton mulai bekerja pada tanggal 11 bulan Juni. Gaji pokok bulanan Rp7.000.000, jumlah hari dalam bulan 30 hari, sehingga ia bekerja 20 hari pada bulan pertama.

Cara Hitung Prorata:

• Gaji bulanan: Rp7.000.000
• Jumlah hari di bulan: 30 hari
• Hari kerja aktual: 20 hari
• Gaji prorata: Rp7.000.000 ÷ 30 × 20 = Rp4.666.667

Maka, gaji prorata yang didapatkan Anton adalah Rp4.666.667.

7. Menghitung Gaji Prorata Karyawan Cuti Tanpa Gaji

Jika karyawan mengambil cuti tanpa gaji, gaji prorata dihitung dengan mengurangi hari cuti tanpa gaji dari total hari kerja.

Studi Kasus:

Lina mengambil cuti tanpa gaji selama 5 hari di bulan Juli. Gaji bulanannya Rp6.000.000 dan total hari kerja dalam bulan tersebut 30 hari.

Cara Hitung Prorata:

• Gaji bulanan: Rp6.000.000
• Total hari kerja: 30 hari
• Hari cuti tanpa gaji: 5 hari
• Gaji prorata: Rp6.000.000 ÷ 30 × (30 − 5) = Rp5.000.000

Manfaat Penerapan Sistem Prorata

Penerapan sistem prorata tidak hanya menjaga keadilan bagi karyawan, tetapi juga memberikan manfaat strategis bagi bisnis. Berikut beberapa manfaat penerapan sistem prorata:

1. Adil bagi Karyawan Baru

Sistem prorata memastikan karyawan baru menerima hak yang sesuai dengan masa kerja mereka, sehingga mereka tidak dibayar berlebih atau kurang. Hal ini membantu membangun kepercayaan awal antara karyawan dan perusahaan.

2. Meningkatkan Kepuasan dan Motivasi

Ketika hak karyawan dibayarkan secara proporsional, mereka merasa dihargai dan diakui kontribusinya. Hal ini dapat meningkatkan motivasi, loyalitas, dan produktivitas di tempat kerja.

3. Mengontrol Biaya Perusahaan

Mengingat prorata adalah perhitungan berdasarkan masa kerja, maka perusahaan bias mengatur pengeluaran gaji, tunjangan, dan bonus dengan lebih efisien. 

Dengan membayar sesuai durasi kerja atau kontribusi, perusahaan bisa meminimalkan biaya berlebih tanpa mengurangi kepuasan karyawan.

4. Mencegah Sengketa dengan Karyawan Lama

Perhitungan prorata yang tepat juga membantu menghindari ketidakadilan terhadap karyawan lama, misalnya ketika karyawan baru menerima hak yang proporsional. Hal ini menjaga harmoni dan kepercayaan antar karyawan.

5. Memudahkan Perhitungan Payroll bagi Karyawan Tertentu

Sistem prorata mempermudah HR dan payroll dalam menghitung gaji untuk karyawan paruh waktu, kontrak, atau yang baru bergabung, sehingga proses administrasi lebih efisien dan akurat.

Rumit Menghitung Gaji Prorata Manual? Otomatisasi Pakai KantorKu HRIS

Menghitung gaji prorata manual sering merepotkan dan rawan kesalahan, terutama untuk karyawan baru, cuti tanpa gaji, atau masa kerja berbeda. Kesalahan bisa menimbulkan risiko denda dan keluhan karyawan. 

Kini, ada cara hitung prorata online, yaitu menggunakan software payroll seperti KantorKu HRIS, yang memungkinkan perhitungan gaji, tunjangan, lembur, dan THR otomatis berdasarkan masa kerja, langsung transfer ke rekening karyawan dengan satu klik.

Fitur KantorKu HRIS untuk Perhitungan Gaji Prorata

• Hitung gaji prorata otomatis sesuai masa kerja aktual
• Transfer massal gaji ke rekening payroll karyawan secara instan
• Slip gaji digital dibuat otomatis berdasarkan hari kerja karyawan
• Perhitungan THR, tunjangan, lembur, dan pajak otomatis
• Sinkronisasi data HR dan payroll tanpa input manual

Mau coba hitung gaji prorata dengan mudah pakai aplikasi pembayaran gaji? Apalagi untuk perusahaan dengan banyak karyawan baru, karyawan resign, atau cuti panjang. 

Coba book demo gratis sekarang dan kelola payroll tanpa repot menghitung manual!

Referensi:

Salary Proration Explained: When, Why, and How | Lattice