Panduan Sistem Penggajian Karyawan untuk HR yang Efisien

Dalam mengelola operasional bisnis, satu aspek yang tidak bisa diabaikan adalah pengelolaan gaji, terlebih jika Anda berada di posisi strategis seperti HR atau pemilik perusahaan.

Tanpa sistem penggajian karyawan yang jelas dan efisien, bukan hanya produktivitas yang bisa terganggu, tetapi juga reputasi perusahaan secara keseluruhan.

Simak artikel ini hingga akhir karena akan membantu Anda memahami seluk-beluk sistem penggajian karyawan, mulai dari definisinya, dasar hukum, hingga bagaimana menyusun sistem yang efisien sesuai kebutuhan bisnis Anda!

Pengertian Sistem Penggajian Karyawan

Sistem penggajian karyawan adalah serangkaian proses yang digunakan untuk menghitung, mengatur, dan mendistribusikan upah kepada karyawan secara sistematis.

Sistem ini mencakup data kehadiran, perhitungan jam kerja, lembur, pemotongan pajak (PPh 21), iuran BPJS, hingga pembuatan dan pengiriman slip gaji.

Pentingnya Sistem Penggajian Karyawan yang Baik

Memiliki sistem penggajian karyawan yang baik memberikan banyak manfaat strategis bagi perusahaan, antara lain:

• Efisiensi waktu dan tenaga, karena perhitungan gaji dilakukan secara terstruktur dan terjadwal.
• Kepatuhan terhadap hukum, khususnya dalam hal pajak dan ketenagakerjaan.
• Transparansi kepada karyawan, sehingga memperkuat rasa percaya dan loyalitas.
• Kemudahan pelaporan keuangan, terutama untuk perencanaan anggaran dan audit internal.

Tanpa sistem penggajian karyawan yang terorganisir, risiko terjadinya kesalahan perhitungan hingga keterlambatan pembayaran menjadi lebih tinggi.

Dasar Hukum Terkait Penggajian

Sistem penggajian karyawan wajib disusun berdasarkan landasan hukum yang jelas agar tidak bertentangan dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. 

Berikut beberapa regulasi utama yang menjadi acuan penyusunan dan pelaksanaan penggajian di Indonesia.

1. Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan

Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan menjadi fondasi utama dalam pengaturan hubungan kerja dan pengupahan.

Pada Bab X, ketentuan tentang hak pekerja untuk mendapatkan penghasilan yang layak dijabarkan secara eksplisit.

Pasal 88 Ayat (1) menyebutkan bahwa setiap pekerja berhak memperoleh penghasilan yang memenuhi penghidupan layak bagi kemanusiaan.

Sementara itu, Pasal 90 Ayat (1) menegaskan bahwa pengusaha dilarang membayar upah lebih rendah dari upah minimum yang telah ditetapkan oleh pemerintah daerah.

2. Peraturan Pemerintah Nomor 78 Tahun 2015 tentang Pengupahan

Selanjutnya, ada Peraturan Pemerintah Nomor 78 Tahun 2015 tentang Pengupahan yang merupakan regulasi untuk memperkuat detail teknis terkait kebijakan upah.

Dalam Pasal 3 Ayat (1) disebutkan bahwa pengupahan harus diarahkan pada pencapaian penghasilan yang layak.

Selanjutnya, Pasal 4 menjelaskan struktur komponen upah, yaitu terdiri dari upah tanpa tunjangan, upah pokok dan tunjangan tetap, atau gabungan dari upah pokok dengan tunjangan tetap dan tidak tetap.

Pada Pasal 55 hingga Pasal 57, pemerintah juga mengatur sanksi atas keterlambatan pembayaran gaji dan batasan dalam melakukan pemotongan gaji.

Oleh karena itu, perusahaan perlu menyelaraskan sistem penggajian karyawan dengan ketentuan yang ditetapkan dalam PP ini.

3. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja (Omnibus Law)

Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja ini membawa pembaruan pada beberapa pasal dalam UU Ketenagakerjaan, termasuk ketentuan pengupahan.

UU Cipta Kerja mengatur pengupahan melalui beberapa pasal yang berkaitan dengan penetapan upah minimum, struktur dan skala upah, upah di atas upah minimum, dan perlindungan upah. 

Pasal-pasal tersebut meliputi Pasal 88C (penetapan upah minimum provinsi), Pasal 90A (kesepakatan upah di atas UMP), dan Pasal 88A (sanksi bagi pengusaha yang terlambat membayar upah).

4. Peraturan Menteri Ketenagakerjaan Nomor 1 Tahun 2017 tentang Struktur dan Skala Upah

Peraturan Menteri Ketenagakerjaan Nomor 1 Tahun 2017 tentang Struktur dan Skala Upah mengharuskan perusahaan untuk menyusun struktur dan skala upah secara sistematis.

Dalam Pasal 2 hingga Pasal 4, disebutkan bahwa penyusunan struktur upah harus mempertimbangkan jabatan, masa kerja, kompetensi, dan kinerja.

Tujuannya adalah untuk menciptakan sistem penggajian karyawan yang adil, transparan, serta mampu meningkatkan motivasi dan produktivitas tenaga kerja.

Kepatuhan terhadap aturan ini juga menunjukkan komitmen perusahaan terhadap prinsip tata kelola SDM yang profesional.

5. Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-32/PJ/2015 tentang Tata Cara PPh 21

Aspek perpajakan juga menjadi bagian penting dari sistem penggajian karyawan yang diatu dalam Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-32/PJ/2015 tentang Tata Cara PPh 21.

PER-32/PJ/2015 mengatur tata cara pemotongan, penyetoran, dan pelaporan Pajak Penghasilan Pasal 21.

Dalam regulasi ini dijelaskan tentang siapa saja subjek pajak, cara menghitung PPh 21 berdasarkan status karyawan, dan ketentuan tentang penghasilan tidak kena pajak (PTKP).

Bagi perusahaan, memahami regulasi ini berarti menjaga kepatuhan fiskal dan menghindari sanksi administratif akibat kesalahan pelaporan atau pemotongan pajak.

6. UMP dan UMK Tiap Daerah

Penetapan UMP dan UMK merupakan bagian penting dalam sistem penggajian yang wajib dipatuhi oleh perusahaan di wilayah masing-masing.

UMP sendiri ditetapkan oleh Gubernur setiap tahun berdasarkan rekomendasi dari dewan pengupahan provinsi, sedangkan UMK ditetapkan berdasarkan rekomendasi Bupati/Wali Kota.

Penyesuaian upah minimum mempertimbangkan berbagai variabel, seperti pertumbuhan ekonomi, inflasi, dan indeks tertentu yang mencerminkan kebutuhan hidup layak (KHL).

Perusahaan dilarang membayar upah lebih rendah dari UMP atau UMK yang berlaku, kecuali dalam kondisi tertentu seperti usaha mikro dan kecil yang memenuhi syarat pengecualian.

Jenis Sistem Penggajian Karyawan

Dalam praktiknya, terdapat tiga jenis sistem penggajian karyawan yang umum digunakan:

1) Manual

Sistem penggajian manual adalah metode tradisional yang mengandalkan pencatatan tangan menggunakan buku besar atau kalkulator dalam menghitung dan mencatat gaji karyawan.

Dalam sistem ini, seluruh proses dilakukan tanpa bantuan sistem otomatis, mulai dari pencatatan jam kerja, perhitungan lembur, pemotongan pajak, hingga pencatatan tunjangan atau potongan lain.

Kelebihan dari sistem manual adalah biaya operasional yang rendah karena tidak memerlukan software khusus dan bisa langsung dijalankan oleh staf administrasi internal. 

Sistem ini juga memberikan fleksibilitas dalam pengelolaan, karena tidak terikat pada template atau alur sistem tertentu.

Namun, sistem manual memiliki risiko kesalahan yang tinggi, terutama dalam proses perhitungan, pencatatan, dan penyimpanan data. 

Kesalahan input, keterlambatan pencatatan, atau kehilangan dokumen bisa berdampak pada ketidaktepatan pembayaran gaji, yang pada akhirnya menurunkan kepercayaan karyawan.

Sistem ini umumnya masih cocok digunakan oleh usaha mikro atau bisnis skala kecil dengan jumlah karyawan terbatas, aktivitas penggajian yang sederhana, dan volume transaksi yang tidak kompleks. 

2) Semi-Digital

Sistem penggajian semi-digital adalah perpaduan antara metode manual dan teknologi dasar, biasanya menggunakan aplikasi spreadsheet seperti Microsoft Excel atau Google Sheets. 

Dalam sistem ini, data karyawan, jam kerja, lembur, tunjangan, dan potongan dimasukkan secara manual, lalu dihitung menggunakan rumus-rumus tertentu yang telah disusun dalam spreadsheet.

Keunggulan sistem ini terletak pada kemudahan penggunaan dan fleksibilitas pengaturan formula, sehingga memudahkan pengelola HR dalam melakukan perhitungan gaji secara lebih cepat dan konsisten dibanding sistem manual. 

Selain itu, biaya implementasinya relatif rendah karena tidak memerlukan pembelian software khusus.

Namun, karena sebagian besar proses seperti input data, pembaruan informasi, dan validasi tetap dilakukan secara manual, sistem ini masih cukup rentan terhadap human error, terutama jika tidak ada standar operasional yang jelas. 

Kesalahan dalam formula atau ketidaktelitian saat menginput data bisa menyebabkan ketidaksesuaian gaji atau pelaporan pajak.

Sistem semi-digital cocok untuk usaha kecil hingga menengah (UKM) yang mulai berkembang dan memiliki kebutuhan penggajian yang sedikit lebih kompleks, tetapi belum siap untuk berinvestasi dalam sistem payroll otomatis.

3) Otomatisasi Penuh

Sistem penggajian otomatis menggunakan perangkat lunak berbasis teknologi seperti Human Resources Information System (HRIS) atau payroll software untuk mengelola seluruh proses penggajian secara end-to-end, Seperti software HRIS KantorKu.

Dengan sistem ini, proses-proses penting seperti absensi karyawan (clock-in/clock-out), penghitungan gaji, pemotongan pajak (PPh 21), perhitungan BPJS, dan distribusi slip gaji dilakukan secara otomatis berdasarkan data yang sudah terintegrasi. 

Beberapa sistem juga menyediakan fitur akses mandiri bagi karyawan, di mana mereka bisa melihat slip gaji, mengajukan cuti, atau mengupdate data pribadi tanpa perlu menghubungi HR.

Keunggulan utama sistem ini adalah efisiensi tinggi, minim risiko kesalahan, serta akurasi dan kecepatan proses. 

Meskipun membutuhkan investasi awal yang tinggi, keuntungan jangka panjangnya jauh lebih besar, terutama bagi perusahaan dengan jumlah karyawan menengah hingga besar.

Data dan Komponen yang Dibutuhkan dalam Sistem Penggajian Karyawan

Agar sistem penggajian karyawan berjalan akurat dan tepat waktu, diperlukan dua jenis data utama:

1. Data Konstan

Data konstan adalah data yang bersifat tetap dan tidak berubah setiap bulan, kecuali ada pembaruan resmi dari HR atau karyawan itu sendiri. 

Data ini menjadi dasar acuan utama dalam penghitungan gaji, karena nilainya konsisten selama periode tertentu. 

• Nama dan identitas karyawan
• Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
• Status pernikahan dan tanggungan
• Gaji pokok
• Jabatan dan divisi
• Iuran BPJS dan tunjangan tetap

2. Data Variabel

Data variabel adalah data yang berubah-ubah setiap bulan tergantung pada kinerja, kehadiran, atau kebijakan perusahaan. 

Data ini bersifat dinamis dan perlu diperbarui secara rutin untuk menghasilkan perhitungan gaji yang akurat.

• Jumlah hari kerja dan kehadiran
• Jam lembur
• Potongan keterlambatan
• Bonus, insentif, atau tunjangan tidak tetap

Seluruh komponen ini akan digunakan untuk menentukan gaji bersih yang diterima oleh karyawan setiap bulan.

Baca juga: Cara Menghitung PPh 21 Karyawan Terbaru [+ Contoh & Rumusnya]

Prosedur dan Tahapan Sistem Penggajian Karyawan

Sistem penggajian karyawan umumnya terbagi menjadi tiga tahap utama:

1. Pra-penggajian

Tahap ini merupakan fase persiapan sebelum perhitungan gaji dilakukan. Di sini, tim HR dan finance menyusun dan meninjau kembali kebijakan pengupahan, termasuk struktur gaji, skala upah, serta ketentuan lembur, bonus, dan potongan. 

Selanjutnya, dilakukan pengumpulan dan verifikasi data variabel seperti absensi, cuti, izin, lembur, serta keterlambatan kerja. 

Jika menggunakan sistem digital, data ini biasanya otomatis tersinkronisasi dengan sistem payroll. 

Namun, jika masih manual atau semi-digital, maka perlu validasi manual untuk memastikan keakuratan data sebelum gaji dihitung.

2. Penggajian (Payroll-Processing)

Setelah data divalidasi, proses penghitungan gaji dimulai. Perhitungan ini mencakup gaji pokok, tunjangan tetap dan tidak tetap, lembur, bonus, potongan pajak (PPh 21), serta iuran wajib seperti BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan. 

Sistem akan menggabungkan data konstan dan variabel untuk menghasilkan angka gaji kotor, kemudian dikurangi dengan potongan wajib dan tidak wajib untuk memperoleh gaji bersih. 

Perhitungan ini harus sesuai dengan regulasi perpajakan dan ketenagakerjaan yang berlaku agar tidak menimbulkan risiko hukum.

3. Pasca-penggajian

Setelah gaji dihitung, tahap berikutnya adalah distribusi gaji ke rekening karyawan, yang biasanya dilakukan melalui sistem perbankan. 

Selain itu, HR atau finance juga mengirimkan slip gaji yang memuat rincian komponen gaji setiap karyawan. 

Tahap ini juga meliputi pencatatan transaksi penggajian ke dalam sistem akuntansi perusahaan, serta pelaporan dan penyetoran PPh 21 dan iuran BPJS ke instansi terkait. 

Dalam perusahaan besar, laporan ini juga digunakan untuk analisis biaya tenaga kerja dan pengambilan keputusan strategis terkait manajemen SDM.

Skala Sistem Penggajian di Indonesia

Ada tiga skala sistem penggajian karyawan yang umum diimplementasikan di Indonesia:

1. Skala Tunggal

Skala ini menetapkan gaji berdasarkan jabatan atau pangkat tanpa mempertimbangkan kinerja atau beban kerja.

Semua karyawan dengan posisi yang sama akan menerima jumlah gaji pokok yang sama.

Sistem ini cenderung sederhana tetapi kurang fleksibel terhadap perbedaan kontribusi individu.

2. Skala Ganda

Skala ini menggabungkan variabel seperti performa kerja, prestasi, dan tingkat tanggung jawab dalam menentukan besaran gaji.

Karyawan dengan jabatan yang sama bisa mendapatkan gaji berbeda tergantung kontribusinya.

Sistem skala ganda ini lebih adil, tetapi membutuhkan evaluasi yang konsisten.

3. Skala Campuran

Skala ini merupakan kombinasi antara skala tunggal dan skala ganda.

Gaji pokok ditentukan berdasarkan jabatan, sedangkan tunjangan disesuaikan dengan kinerja dan beban kerja masing-masing karyawan.

Model ini memberikan keseimbangan antara keadilan struktural dan penghargaan atas kontribusi.

Baca juga: Cara Mudah Menghitung Kenaikan Gaji Karyawan Beserta Contohnya [Lengkap]

Tips Menerapkan Sistem Penggajian Karyawan yang Efisien

Berikut beberapa tips agar sistem penggajian karyawan di perusahaan Anda lebih efisien:

1. Pahami Regulasi Ketenagakerjaan dan Perpajakan yang Berlaku

Sebelum menerapkan sistem penggajian yang efisien, penting untuk memahami dan mematuhi regulasi pemerintah yang berlaku terkait ketenagakerjaan dan perpajakan. 

Selain itu, setiap daerah juga memiliki aturan yang mengatur upah minimum, tunjangan, potongan, serta kewajiban perpajakan yang harus diikuti perusahaan. 

2. Tetapkan Kebijakan Pengupahan yang Jelas dan Terstruktur

Menetapkan kebijakan pengupahan yang jelas dan terstruktur adalah kunci untuk menciptakan sistem penggajian yang efisien. 

Kebijakan ini mencakup keputusan mengenai struktur gaji, komponen upah, tunjangan, dan potongan. 

Struktur gaji harus mempertimbangkan berbagai faktor, seperti tingkat jabatan, masa kerja, serta kompetensi yang dimiliki oleh karyawan. 

Selain itu, kebijakan juga harus mengatur tentang upah lembur, bonus, dan insentif.

Misalnya, jika ada kebijakan lembur yang mengatur pembayaran 1,5 kali gaji pokok per jam lembur, hal ini harus dijelaskan secara rinci dalam kebijakan agar tidak ada kesalahan dalam perhitungan.

Kebijakan yang terstruktur ini juga akan membantu pihak HR dalam merencanakan anggaran penggajian perusahaan dan mempermudah proses evaluasi serta audit penggajian.

3. Jaga Transparansi dalam Penggajian

Transparansi adalah salah satu faktor yang sangat penting dalam menjaga hubungan yang baik antara perusahaan dan karyawan. 

Karyawan harus memiliki akses untuk memahami bagaimana gaji mereka dihitung, apa saja komponen yang mempengaruhi penggajian, dan bagaimana potongan dihitung.

Sebagai contoh, perusahaan bisa menyediakan slip gaji digital yang mencantumkan rincian penghasilan, tunjangan, potongan, dan jumlah gaji bersih yang diterima setiap bulan. 

4. Terapkan Proses Otomatis untuk Penghitungan Gaji

Gunakan sistem otomatis seperti HRIS atau software penggajian untuk menghitung gaji, potongan, dan pajak. 

Dengan adanya sistem ini, seluruh perhitungan, termasuk tunjangan tetap, bonus, dan potongan dilakukan secara otomatis, sehingga mengurangi potensi kesalahan manusia dalam penghitungan.

Selain itu, karyawan juga hanya perlu memasukkan data yang diperlukan, dan sistem akan menghitung sisa gaji bersih secara otomatis.

Buat Sistem Penggajian Karyawan Lebih Efisien dengan Software Payroll KantorKu!

Jika Anda ingin menyederhanakan sistem penggajian karyawan di perusahaan Anda, pertimbangkan untuk menggunakan software payroll KantorKu. 

Dengan sistem yang terotomatisasi, KantorKu membantu Anda:

• Menghitung gaji, PPh 21, dan BPJS secara akurat
• Mengirim slip gaji secara otomatis
• Terintegrasi dengan absensi, cuti, dan lembur
• Bisa diakses lewat desktop maupun mobile

Dengan software HRIS KantorKu, sistem penggajian karyawan menjadi lebih cepat, akurat, dan efisien. Anda bisa fokus pada strategi bisnis, sementara sistem berjalan otomatis setiap bulannya.

Jadwalkan demo sekarang dan rasakan kemudahan mengelola penggajian di perusahaan Anda!

Sumber:

Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan

Peraturan Pemerintah Nomor 78 Tahun 2015 tentang Pengupahan

Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja

Peraturan Menteri Ketenagakerjaan Nomor 1 Tahun 2017 tentang Struktur dan Skala Upah

Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-32/PJ/2015 tentang Tata Cara PPh 21