Prosedur Sistem Penggajian Karyawan, Cek Aturan & Potongannya!

Sistem penggajian karyawan atau payroll system adalah rangkaian prosedur otomatis maupun manual untuk menghitung gaji, tunjangan, hingga potongan pajak secara akurat.

Sayangnya, banyak HRD masih terjebak dalam masalah klasik seperti data yang berantakan, perhitungan pajak yang membingungkan, hingga kepatuhan regulasi yang terabaikan.

Mengelola operasional bisnis tentu memiliki tantangan tersendiri, terutama saat Anda berhadapan dengan sistem penggajian karyawan yang krusial bagi keberlangsungan perusahaan.

Bayangkan jika terjadi kesalahan input atau keterlambatan pembayaran, hal ini akan menurunkan motivasi tim, sekaligus mempertaruhkan reputasi perusahaan di mata hukum dan karyawan.

Untuk menghindari risiko tersebut, mari kita bedah panduan lengkapnya agar pengelolaan administrasi Anda menjadi jauh lebih profesional dan anti-ribet.

Apa itu Sistem Penggajian Karyawan?

Sistem penggajian karyawan adalah mekanisme terintegrasi yang digunakan perusahaan untuk mengelola seluruh aspek kompensasi finansial bagi pekerjanya. 

Sistem penggajian karyawan berperan untuk pengelolaan administrasi HRD seperti mentransfer uang, memproses validasi kehadiran, perhitungan jam kerja, pembayaran PPh 21 hingga distribusi slip gaji.

Tanpa sistem yang baik, HRD akan menghabiskan 30% lebih banyak waktu hanya untuk urusan administratif.

Berikut beberapa hal penting yang wajib diketahui terkait sistem penggajian karyawan:

• Fungsi Utama: Mendokumentasikan penghasilan bruto, potongan, dan gaji bersih.
• Media Penyampaian: Bisa dilakukan secara manual, menggunakan spreadsheet, atau melalui aplikasi penggajian karyawan.
• Output: Menghasilkan laporan keuangan untuk audit dan slip gaji untuk transparansi karyawan.

Dasar Hukum Terkait Penggajian

Sistem penggajian karyawan wajib disusun berdasarkan landasan hukum yang jelas agar tidak bertentangan dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. 

Berikut beberapa regulasi utama yang menjadi acuan penyusunan dan pelaksanaan penggajian di Indonesia.

1. Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan

Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan menjadi fondasi utama dalam pengaturan hubungan kerja dan pengupahan.

Pada Bab X, ketentuan tentang hak pekerja untuk mendapatkan penghasilan yang layak dijabarkan secara eksplisit.

Pasal 88 Ayat (1) menyebutkan bahwa setiap pekerja berhak memperoleh penghasilan yang memenuhi penghidupan layak bagi kemanusiaan.

Sementara itu, Pasal 90 Ayat (1) menegaskan bahwa pengusaha dilarang membayar upah lebih rendah dari upah minimum yang telah ditetapkan oleh pemerintah daerah.

2. Peraturan Pemerintah Nomor 78 Tahun 2015 tentang Pengupahan

Selanjutnya, ada Peraturan Pemerintah Nomor 78 Tahun 2015 tentang Pengupahan yang merupakan regulasi untuk memperkuat detail teknis terkait kebijakan upah.

Dalam Pasal 3 Ayat (1) disebutkan bahwa pengupahan harus diarahkan pada pencapaian penghasilan yang layak.

Selanjutnya, Pasal 4 menjelaskan struktur komponen upah, yaitu terdiri dari upah tanpa tunjangan, upah pokok dan tunjangan tetap, atau gabungan dari upah pokok dengan tunjangan tetap dan tidak tetap.

Pada Pasal 55 hingga Pasal 57, pemerintah juga mengatur sanksi atas keterlambatan pembayaran gaji dan batasan dalam melakukan pemotongan gaji.

Oleh karena itu, perusahaan perlu menyelaraskan sistem penggajian karyawan dengan ketentuan yang ditetapkan dalam PP ini.

3. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja (Omnibus Law)

Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja ini membawa pembaruan pada beberapa pasal dalam UU Ketenagakerjaan, termasuk ketentuan pengupahan.

UU Cipta Kerja mengatur pengupahan melalui beberapa pasal yang berkaitan dengan penetapan upah minimum, struktur dan skala upah, upah di atas upah minimum, dan perlindungan upah. 

Pasal-pasal tersebut meliputi Pasal 88C (penetapan upah minimum provinsi), Pasal 90A (kesepakatan upah di atas UMP), dan Pasal 88A (sanksi bagi pengusaha yang terlambat membayar upah).

4. Peraturan Menteri Ketenagakerjaan Nomor 1 Tahun 2017 tentang Struktur dan Skala Upah

Peraturan Menteri Ketenagakerjaan Nomor 1 Tahun 2017 tentang Struktur dan Skala Upah mengharuskan perusahaan untuk menyusun struktur dan skala upah secara sistematis.

Dalam Pasal 2 hingga Pasal 4, disebutkan bahwa penyusunan struktur upah harus mempertimbangkan jabatan, masa kerja, kompetensi, dan kinerja.

Tujuannya adalah untuk menciptakan sistem penggajian karyawan yang adil, transparan, serta mampu meningkatkan motivasi dan produktivitas tenaga kerja.

Kepatuhan terhadap aturan ini juga menunjukkan komitmen perusahaan terhadap prinsip tata kelola SDM yang profesional.

5. Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-32/PJ/2015 tentang Tata Cara PPh 21

Aspek perpajakan juga menjadi bagian penting dari sistem penggajian karyawan yang diatu dalam Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-32/PJ/2015 tentang Tata Cara PPh 21.

PER-32/PJ/2015 mengatur tata cara pemotongan, penyetoran, dan pelaporan Pajak Penghasilan Pasal 21.

Dalam regulasi ini dijelaskan tentang siapa saja subjek pajak, cara menghitung PPh 21 berdasarkan status karyawan, dan ketentuan tentang penghasilan tidak kena pajak (PTKP).

Bagi perusahaan, memahami regulasi ini berarti menjaga kepatuhan fiskal dan menghindari sanksi administratif akibat kesalahan pelaporan atau pemotongan pajak.

6. UMP dan UMK Tiap Daerah

Penetapan UMP dan UMK merupakan bagian penting dalam sistem penggajian yang wajib dipatuhi oleh perusahaan di wilayah masing-masing.

UMP sendiri ditetapkan oleh Gubernur setiap tahun berdasarkan rekomendasi dari dewan pengupahan provinsi, sedangkan UMK ditetapkan berdasarkan rekomendasi Bupati/Wali Kota.

Penyesuaian upah minimum mempertimbangkan berbagai variabel, seperti pertumbuhan ekonomi, inflasi, dan indeks tertentu yang mencerminkan kebutuhan hidup layak (KHL).

Perusahaan dilarang membayar upah lebih rendah dari UMP atau UMK yang berlaku, kecuali dalam kondisi tertentu seperti usaha mikro dan kecil yang memenuhi syarat pengecualian.

Komponen Utama dalam Sistem Penggajian Karyawan

Agar perhitungan gaji karyawan berjalan adil, transparan, dan sesuai regulasi, perusahaan perlu memahami setiap elemen yang membentuk total penghasilan (take home pay).

Sistem penggajian yang baik tidak hanya mencatat gaji pokok, tetapi juga memperhitungkan tunjangan, lembur, potongan, hingga insentif kinerja. Seluruh komponen ini saling berkaitan dan menentukan akurasi perhitungan payroll.

Secara umum, komponen utama dalam sistem penggajian karyawan meliputi:

1. Gaji Pokok

Gaji pokok merupakan imbalan dasar yang diterima karyawan atas pekerjaan yang dilakukannya, ditetapkan berdasarkan jabatan, tingkat kompetensi, masa kerja, serta struktur dan skala upah perusahaan.

Sesuai ketentuan ketenagakerjaan di Indonesia, gaji pokok umumnya minimal 75% dari total gaji tetap (gaji pokok + tunjangan tetap). Gaji pokok menjadi dasar perhitungan berbagai komponen lain seperti lembur, tunjangan, pesangon, dan iuran jaminan sosial.

2. Tunjangan Tetap dan Tidak Tetap

Tunjangan adalah tambahan penghasilan di luar gaji pokok yang diberikan untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan.

Beberapa komponen yang termasuk tunjangan tetap dan tidak tetap yaitu:

• Tunjangan Tetap
  Tunjangan tetap akan dibayarkan secara rutin setiap periode penggajian dengan jumlah yang relatif sama, misalnya:
  
  • Tunjangan jabatan
  • Tunjangan keluarga
  • Tunjangan perumahan
    
• Tunjangan Tidak Tetap
  Besarnya bergantung pada kehadiran atau kondisi tertentu, antara lain:
  
  • Uang makan
  • Uang transport
  • Tunjangan shift
  • Tunjangan kehadiran

Tunjangan tetap biasanya masuk dalam komponen upah tetap, sedangkan tunjangan tidak tetap bersifat variabel.

Baca Juga: 13 Jenis Tunjangan Karyawan, Contoh serta Aturan Perhitungan sesuai UU

3. Potongan Wajib (Pajak dan BPJS)

Potongan gaji adalah kewajiban yang harus dipenuhi karyawan sesuai peraturan perundang-undangan, meliputi:

a. Pajak Penghasilan (PPh 21)

Potongan pajak atas penghasilan karyawan yang besarnya tergantung pada:

• Status PTKP (TK/0, K/1, K/2, dst.)
• Besaran gaji dan tunjangan
• Metode perhitungan pajak (gross, gross-up, atau nett)

PPh 21 dipotong langsung dari gaji karyawan dan disetorkan perusahaan ke Direktorat Jenderal Pajak.

b. BPJS Kesehatan

Iuran jaminan kesehatan sebesar 5% dari upah dengan pembagian:

• 4% ditanggung perusahaan
• 1% dipotong dari gaji karyawan

3. BPJS Ketenagakerjaan

Terdiri dari beberapa program dengan komposisi potongan berbeda yaitu:

a. Jaminan Hari Tua (JHT)

• 3,7% ditanggung perusahaan
• 2% dipotong dari gaji karyawan

Baca Juga: Jaminan Hari Tua: Manfaat, Iuran, & Cara Klaim dan Daftarkannya

b. Jaminan Pensiun (JP)

• 2% ditanggung perusahaan
• 1% dipotong dari gaji karyawan

Baca Juga: Perbedaan JHT dan JP: Manfaat dan Cara Klaimnya

c. Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK)

• 0,24%–1,74% (sesuai tingkat risiko usaha)
• 100% ditanggung perusahaan

d. Jaminan Kematian (JKM)

• 0,3%
• 100% ditanggung perusahaan

4. Upah Lembur

Upah lembur diberikan kepada karyawan yang bekerja melebihi jam kerja normal sesuai ketentuan Undang-Undang Ketenagakerjaan.

Perhitungan lembur umumnya mengacu pada rumus resmi pemerintah, yang didasarkan pada:

• Upah per jam
• Jumlah jam lembur
• Hari kerja atau hari libur
• Tarif pengali (1,5x, 2x, dan seterusnya sesuai ketentuan)

Komponen ini bersifat variabel dan sangat dipengaruhi oleh jam kerja aktual.

Baca Juga: Cara Menghitung Lembur sesuai Aturan Disnaker + Kalkulator Lembur Gratis

5. Bonus dan Insentif

Bonus dan insentif merupakan tambahan penghasilan yang bersifat tidak tetap dan biasanya dikaitkan dengan kinerja individu maupun kinerja perusahaan.

Beberapa bonus dan insentif yang dimaksud yaitu:

a. Bonus

Bonus adalah imbalan finansial yang diberikan secara periodik atau pada momen tertentu sebagai bentuk apresiasi atas pencapaian kinerja dalam satu periode. Contohnya meliputi:

• Bonus tahunan berdasarkan laba perusahaan
• Bonus akhir tahun (year-end bonus)
• Bonus proyek setelah proyek selesai dan mencapai target
• Bonus kinerja manajemen

b. Insentif

Insentif adalah tambahan penghasilan yang diberikan secara lebih langsung berdasarkan pencapaian target atau indikator kinerja yang telah ditetapkan sebelumnya, seperti:

• Pencapaian KPI (Key Performance Indicator) individu
• Target penjualan (sales incentive/komisi)
• Tingkat produktivitas atau output kerja
• Kinerja operasional tim atau unit kerja

Dalam sistem penggajian modern, bonus dan insentif berfungsi sebagai instrumen strategis untuk:

• Mendorong peningkatan produktivitas
• Menyelaraskan tujuan karyawan dengan target perusahaan
• Mempertahankan karyawan berprestasi (retention)
• Menciptakan budaya kerja berbasis kinerja (performance-based culture

Baca Juga: Cara Menghitung Gaji Karyawan: Prorata, Harian, Bulanan, hingga WFH

Data dan Komponen yang Dibutuhkan dalam Sistem Penggajian Karyawan

Sebelum Anda menjalankan flowchart sistem penggajian, sangat penting untuk memastikan bahwa seluruh data pendukung telah tervalidasi dengan akurat.

Kesalahan kecil pada tahap pengumpulan data dapat berakibat fatal, seperti salah hitung pajak atau ketidaksesuaian nominal transfer.

Berikut data dan komponen yang dibutuhkan dalam sistem penggajian karyawan:

1. Rekapitulasi Presensi dan Absensi

Data kehadiran merupakan variabel paling dinamis dalam penggajian karena fluktuasinya terjadi setiap hari. Tanpa rekapitulasi yang valid, Anda akan kesulitan menentukan hak karyawan secara adil.

• Total Hari Kerja: Menentukan apakah karyawan berhak atas upah penuh atau ada pemotongan proporsional (prorate).
• Frekuensi Keterlambatan: Menjadi dasar perhitungan potongan kedisiplinan jika perusahaan menerapkan kebijakan denda keterlambatan.
• Jumlah Jam Lembur: Data ini harus sinkron dengan surat perintah lembur agar perhitungan upah lembur sesuai dengan regulasi pemerintah.
• Izin, Sakit, dan Cuti: Memastikan bahwa hak cuti berbayar diambil sesuai jatah dan tidak memotong gaji secara keliru.

Baca Juga:8 Cara Membuat Absensi Online yang Gratis & Mudah!

2. Data Status Kepegawaian dan Keluarga

Banyak HR pemula yang mengabaikan detail ini, padahal informasi keluarga sangat memengaruhi perhitungan Pajak Penghasilan (PPh 21).

Informasi ini dibutuhkan untuk menentukan besaran PTKP (Penghasilan Tidak Kena Pajak) yang berlaku di Indonesia.

• Status Pernikahan (K/TK): Menentukan apakah karyawan masuk kategori Kawin atau Tidak Kawin dalam pelaporan pajak.
• Jumlah Tanggungan: Informasi mengenai jumlah anak atau tanggungan lainnya (maksimal 3 orang) untuk menambah nilai pengurang pajak.
• Golongan Jabatan: Menentukan plafon tunjangan kesehatan atau tunjangan jabatan yang melekat pada posisi tersebut.
• NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak): Perlu Anda ketahui bahwa karyawan yang tidak memiliki NPWP akan dikenakan tarif pajak 20% lebih tinggi dibandingkan mereka yang memilikinya.

3. Nomor Rekening Bank Karyawan

Keamanan dan kecepatan distribusi gaji sangat bergantung pada data perbankan yang akurat. Informasi valid mengenai cara perusahaan transfer gaji karyawan biasanya membutuhkan database nomor rekening yang terintegrasi dengan sistem perbankan (corporate billing atau payroll batch).

• Nama Pemilik Rekening: Harus sesuai dengan kartu identitas (KTP) untuk menghindari penolakan transaksi oleh sistem perbankan (reject).
• Kode Bank dan Kantor Cabang: Sangat krusial jika perusahaan menggunakan metode transfer antar-bank untuk memastikan dana sampai tepat waktu.
• Integrasi Sistem: Penggunaan database digital memungkinkan Anda melakukan pembayaran gaji ke ratusan karyawan hanya dengan satu klik (metode bulk upload), tanpa perlu menginput data satu per satu secara manual setiap bulannya.

Baca Juga: 150+ Daftar Kode Bank Terlengkap 2025: BRI, BCA, Mandiri, BNI, Permata

Skala Sistem Penggajian di Indonesia

Penerapan skala upah di Indonesia mengharuskan Anda untuk transparan guna menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan adil.

Di Indonesia, kebijakan penggajian untuk para kerja merupakan amanat regulasi untuk memastikan struktur upah yang proporsional.

Apa saja skala penggajian di Indonesia? Berikut penjelasannya:

1. Skala Upah Berdasarkan Jabatan

Sistem ini menitikberatkan pada bobot tanggung jawab, tingkat kesulitan pekerjaan, dan risiko yang dihadapi oleh karyawan.

Penentuan gaji dilakukan dengan membedakan level secara vertikal, mulai dari staf operasional, supervisor, hingga jajaran manajerial.

• Evaluasi Jabatan: Melakukan penilaian terhadap nilai relatif setiap posisi di dalam perusahaan.
• Keadilan Internal: Memastikan bahwa jabatan dengan tanggung jawab serupa mendapatkan rentang gaji yang setara.
• Pembeda Kompetensi: Memberikan penghargaan finansial bagi posisi yang membutuhkan keahlian khusus atau sertifikasi langka.

2. Skala Upah Berdasarkan Masa Kerja

Merupakan bentuk apresiasi perusahaan terhadap loyalitas dan dedikasi karyawan yang telah mengabdi dalam jangka waktu tertentu.

Biasanya, kenaikan upah diberikan secara berkala melalui penyesuaian tahunan atau struktur berkala.

• Retensi Karyawan: Mengurangi angka turnover karena karyawan merasa masa pengabdiannya dihargai secara finansial.
• Pembeda Senioritas: Memberikan selisih upah yang wajar antara karyawan baru dengan karyawan senior pada level jabatan yang sama.
• Penyesuaian Inflasi: Seringkali dikaitkan dengan penyesuaian biaya hidup tahunan agar daya beli karyawan tetap terjaga.

3. Skala Upah Berdasarkan Pengalaman Kerja

Skala ini menilai lamanya serta relevansi pengalaman profesional karyawan, baik yang diperoleh di dalam maupun di luar perusahaan.

Semakin panjang dan sesuai pengalaman kerja dengan bidang yang dijalani, semakin tinggi nilai kompensasi yang dapat diberikan.

• Pengakuan Jam Terbang: Karyawan dengan pengalaman panjang dianggap memiliki pemahaman proses kerja, risiko, dan pengambilan keputusan yang lebih matang.
• Produktivitas Lebih Cepat: Tenaga berpengalaman umumnya membutuhkan waktu adaptasi lebih singkat sehingga kontribusinya langsung terasa.
• Diferensiasi Level Praktis: Membedakan antara junior, middle, dan senior berdasarkan kedalaman pengalaman, bukan sekadar jabatan struktural.
• Daya Saing Pasar: Menyesuaikan gaji dengan standar industri agar perusahaan mampu menarik dan mempertahankan talenta berpengalaman.

Baca juga: Cara Mudah Menghitung Kenaikan Gaji Karyawan Beserta Contohnya [Lengkap]

Jenis Sistem Penggajian Karyawan

Jenis sistem penggajian karyawan umumnya dibedakan berdasarkan dasar perhitungannya serta pola pembayarannya. Perbedaan ini penting karena setiap perusahaan memiliki karakteristik bisnis, jenis pekerjaan, dan struktur organisasi yang berbeda, sehingga membutuhkan metode penggajian yang sesuai agar adil, transparan, dan mampu memotivasi karyawan.

Berikut adalah jenis-jenis sistem penggajian yang paling umum digunakan di perusahaan:

1. Sistem Gaji Waktu

Sistem gaji waktu merupakan metode pengupahan yang menghitung besaran gaji berdasarkan lamanya waktu kerja karyawan dalam satu periode tertentu, baik harian, mingguan, maupun bulanan, tanpa secara langsung mengaitkan dengan jumlah output yang dihasilkan.

• Gaji bulanan (bulanan tetap)
• Gaji harian
• Gaji per jam

Sistem ini biasanya diterapkan pada karyawan tetap, staf administrasi, tenaga operasional, maupun pekerja dengan sistem shift, karena jam kerja mereka relatif terukur dan stabil.

2. Sistem Gaji Prestasi (Output)

Pada sistem ini, besaran gaji atau pendapatan karyawan ditentukan berdasarkan hasil kerja, volume produksi, atau pencapaian target yang telah ditetapkan perusahaan, sehingga semakin tinggi kinerja, semakin besar pula imbalan yang diterima.

• Sistem borongan
• Sistem komisi
• Insentif per target

Sistem gaji prestasi umum digunakan pada posisi sales, marketing, pekerja proyek, tenaga produksi, serta freelancer yang hasil kerjanya dapat diukur secara kuantitatif.

3. Sistem Gaji Campuran

Sistem gaji campuran mengombinasikan antara gaji tetap sebagai penghasilan pokok dengan komponen variabel yang bergantung pada kinerja individu maupun tim, sehingga memberikan rasa aman sekaligus mendorong produktivitas.

• Gaji pokok + insentif
• Gaji pokok + komisi
• Gaji pokok + bonus kinerja

Model ini paling banyak diterapkan di perusahaan modern karena dinilai lebih fleksibel dan mampu menyeimbangkan antara kepastian pendapatan dan motivasi berprestasi.

4. Sistem Gaji Berdasarkan Jabatan (Struktural)

Dalam sistem ini, besaran gaji disesuaikan dengan struktur organisasi, tingkat tanggung jawab, serta kompleksitas tugas pada setiap level jabatan di perusahaan.

• Direksi
• Manajer
• Supervisor
• Staf/Officer

Penentuan gaji biasanya mengacu pada sistem grading, evaluasi jabatan, serta skala upah internal agar tercipta keadilan antar posisi.

5. Sistem Gaji Berdasarkan Keahlian (Skill Based Pay)

Sistem ini menetapkan gaji berdasarkan tingkat kompetensi, sertifikasi profesional, serta keahlian khusus yang dimiliki karyawan, bukan semata-mata pada jabatan yang dipegang.

Dengan demikian, karyawan yang memiliki skill langka atau berkontribusi strategis dapat memperoleh kompensasi lebih tinggi meskipun berada pada level jabatan yang sama.

6. Sistem Gaji Proyek

Pada sistem gaji proyek, pembayaran dilakukan berdasarkan penyelesaian pekerjaan tertentu atau per termin sesuai kesepakatan kontrak kerja, baik dalam bentuk pembayaran sekaligus maupun bertahap.

Sistem ini umum digunakan pada pekerjaan konstruksi, konsultan, event organizer, dan pekerjaan berbasis proyek lainnya.

7. Sistem Penggajian Digital (Payroll System)

Dilihat dari cara pengelolaannya, sistem penggajian juga dapat dibedakan berdasarkan tingkat penggunaan teknologi, yaitu:

• Manual (menggunakan Excel atau perhitungan sederhana)
• Semi otomatis (menggunakan software payroll lokal)
• Otomatis (menggunakan HRIS atau software payroll terintegrasi dengan absensi, pajak, dan BPJS)

Untuk keperluan penulisan artikel HR atau materi edukasi karyawan, sistem penggajian biasanya diringkas ke dalam tiga kategori utama, yaitu sistem gaji waktu, sistem gaji prestasi, dan sistem gaji campuran, karena ketiganya mewakili model perhitungan yang paling sering diterapkan di dunia kerja.

Tahapan Proses Penggajian (Step-by-Step)

Untuk menjalankan payroll yang mulus dan bebas komplain, Anda perlu mengikuti langkah-langkah sistematis dalam sebuah flowchart sistem penggajian agar tidak ada detail yang terlewat.

Berikut tahapan proses penggajian yang umum dilakukan oleh banyak perusahaan saat ini:

1. Pra-Penghitungan (Pengumpulan Data)

Langkah awal ini melibatkan pengumpulan semua variabel yang memengaruhi nominal gaji. HR harus mengonsolidasi data absensi, mencatat karyawan baru (onboarding) atau yang keluar (offboarding), serta memvalidasi perubahan jabatan dan pengajuan lembur yang sudah disetujui atasan.

2. Kalkulasi Gaji dan Potongan

Setelah data terkumpul, proses perhitungan dimulai dengan menjumlahkan seluruh komponen penghasilan untuk mendapatkan gaji bruto.

Selanjutnya, dilakukan pengurangan otomatis untuk PPh 21, iuran BPJS Kesehatan, dan BPJS Ketenagakerjaan hingga ditemukan angka gaji bersih atau take home pay.

3. Validasi dan Approval

Tahap ini berfungsi sebagai kontrol internal (check and balance). Sebelum dana dicairkan, laporan payroll harus diperiksa ulang oleh manajer keuangan atau direksi guna memastikan tidak ada duplikasi data dan total dana yang akan dibayarkan sudah sesuai dengan anggaran yang tersedia.

4. Distribusi Pembayaran dan Slip Gaji

Langkah terakhir adalah eksekusi pembayaran. Anda perlu menjalankan prosedur cara perusahaan transfer gaji karyawan melalui sistem perbankan secara serentak.

Setelah dana masuk ke rekening karyawan, perusahaan wajib mengirimkan slip gaji, baik secara fisik maupun elektronik, sebagai transparansi rincian gaji yang diterima.

Baca Juga: Apa Itu Salary? Arti, Komponen, Perbedaannya dengan Upah

Tips Mengelola Sistem Penggajian agar Lebih Efisien

Mengelola ribuan data secara manual tentu melelahkan. Berikut adalah tips agar pekerjaan Anda jauh lebih ringan:

• Otomasi Data: Gunakan sistem yang menghubungkan mesin absensi langsung ke perhitungan gaji.
• Update Regulasi: Pastikan Anda selalu memperbarui tarif pajak dan iuran BPJS sesuai aturan terbaru.
• Gunakan Layanan Profesional: Jika Anda sering merasa pusing dengan sistem penggajian karyawan yang rumit di Excel, kini saatnya beralih ke HRIS.

Jika Anda sedang mencari solusi untuk menyederhanakan tugas HR, KantorKu HRIS adalah jawabannya. Dengan fitur yang lengkap, Anda tidak perlu lagi pusing memikirkan perhitungan manual yang melelahkan.

Ketika terbesit untuk beralih ke aplikasi HRIS dari sistem manual, pastikan Anda memilih platform yang user-friendly dan sesuai dengan regulasi di Indonesia.

Saat ini, Anda membutuhkan aplikasi pembayaran gaji karyawan yang mempermudah pekerjaan HR. Oleh karena itu, KantorKu HRIS dapat membantu berbagai keperluan HR Anda dengan lebih mudah.

Beberapa keunggulan yang ditawarkan aplikasi pembayaran gaji karyawan KantorKu HRIS yaitu:

• Payroll otomatis, cepat & minim error
• Absensi langsung terhubung, tanpa input ulang
• Hitung pajak & BPJS akurat sesuai regulasi
• Slip gaji digital, rapi & mudah diakses
• Transfer massal ke bank, sekali klik
• Laporan payroll instan untuk audit & manajemen
• Data gaji terenkripsi, aman & rahasia
• Hak akses berjenjang, kontrol penuh di tangan HRD

Kelola absensi, KPI, hingga payroll hanya dalam satu genggaman! Ingin konsultasi lebih lanjut mengenai kebutuhan HR di perusahaan Anda? Hubungi tim kami sekarang juga!

Sumber:

Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan

Peraturan Pemerintah Nomor 78 Tahun 2015 tentang Pengupahan

Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja

Peraturan Menteri Ketenagakerjaan Nomor 1 Tahun 2017 tentang Struktur dan Skala Upah

Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-32/PJ/2015 tentang Tata Cara PPh 21