7 Contoh SOP Reimbursement, Boleh Langsung Copas!

SOP reimbursement adalah elemen krusial dalam sistem manajemen keuangan perusahaan yang sehat. Di tengah aktivitas operasional yang semakin kompleks, setiap pengeluaran yang dilakukan oleh karyawan demi kepentingan bisnis perlu ditangani dengan prosedur yang sistematis dan terdokumentasi. 

Tanpa adanya SOP reimbursement yang jelas, perusahaan bisa mengalami ketidakteraturan dalam pengajuan, verifikasi, hingga pencairan dana yang berdampak langsung pada kepercayaan dan efisiensi kerja.

Artikel ini akan membahas secara menyeluruh tentang apa itu reimbursement dan mengapa penyusunan SOP yang tepat sangat berpengaruh terhadap stabilitas administrasi keuangan perusahaan Anda.

Apa Itu Reimbursement

SOP Reimbursement adalah proses penggantian biaya yang dikeluarkan oleh karyawan atas nama perusahaan. Biaya ini dapat berupa tiket perjalanan dinas, konsumsi saat rapat eksternal, pembelian alat kerja, atau bahkan biaya pengobatan tertentu yang disepakati sebelumnya. Intinya, reimbursement bertujuan untuk memastikan bahwa karyawan tidak menanggung beban pribadi atas pengeluaran yang jelas-jelas untuk keperluan operasional perusahaan.

Dalam konteks administratif, selain mengganti uang, reimbursement bertanggung jawab terhadap perusahaan untuk menyediakan prosedur yang akuntabel dan transparan. 

Oleh karena itu, SOP for employee reimbursement menjadi kebutuhan mutlak yang harus dibakukan. 

Tujuan dan Manfaat adanya SOP Reimbursement

Penerapan SOP reimbursement yang terstruktur memiliki peran strategis dalam menciptakan sistem kerja yang adil dan efisien. 

Dokumen ini dapat menjadi acuan administratif, sekaligus mencerminkan komitmen perusahaan dalam menjaga transparansi, integritas, dan kepuasan karyawan. 

Berikut ini adalah tujuan dan manfaat utama dari penerapan SOP for employee reimbursement, baik bagi perusahaan maupun karyawan:

1. Memberikan Kepastian Penggantian Biaya kepada Karyawan

Salah satu tujuan utama dari SOP ini adalah menjamin bahwa setiap pengeluaran pribadi yang dilakukan oleh karyawan demi kepentingan pekerjaan akan diganti sesuai ketentuan perusahaan. 

Hal ini akan memberikan rasa aman, menjaga kepercayaan, dan mendorong loyalitas karyawan terhadap perusahaan.

2. Menyediakan Prosedur yang Sistematis dan Mudah Dipahami

SOP klaim reimbursement menyusun alur pengajuan dengan jelas, mulai dari jenis pengeluaran yang bisa diklaim, dokumen pendukung yang diperlukan, hingga alur persetujuan dari atasan dan tim keuangan. 

Dengan begitu, Anda bisa mencegah terjadinya kebingungan atau interpretasi yang berbeda-beda di antara karyawan.

3. Mencegah Praktik Kecurangan dan Klaim Tidak Valid

Proses reimbursement yang tidak memiliki standar berisiko membuka celah penyalahgunaan dana. 

Dengan adanya SOP for expense reimbursement, perusahaan dapat menyeleksi dan memverifikasi setiap klaim berdasarkan aturan yang berlaku, sehingga potensi fraud atau pengajuan fiktif bisa ditekan secara signifikan.

4. Membantu Pengawasan dan Pengendalian Anggaran

SOP juga membantu tim keuangan mengelompokkan jenis pengeluaran serta memantau batas anggaran masing-masing divisi. 

Dengan pengelolaan arus kas yang lebih terencana, pengeluaran operasional menjadi lebih efisien dan terhindar dari pemborosan.

5. Mempermudah Audit dan Penerapan Kebijakan Internal

Setiap proses yang terdokumentasi dalam SOP reimbursement akan menjadi bukti administratif yang valid dan siap digunakan dalam proses audit internal maupun eksternal.

Hal ini membantu perusahaan mempertahankan akuntabilitas sekaligus memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan regulasi yang berlaku.

Isi dan Struktur SOP Reimbursement yang Ideal

Agar proses reimbursement dapat berjalan secara efisien dan sesuai standar, penting bagi perusahaan untuk menyusun SOP reimbursement secara sistematis. 

Dokumen ini sebaiknya tidak menjelaskan alur pengajuan dan berbagai ruang lingkup, peran masing-masing pihak, hingga kebijakan detail terkait jenis pengeluaran yang bisa diklaim.

Berikut adalah bagian-bagian penting yang umumnya ada dalam contoh SOP reimbursement perusahaan yang ideal, dan dapat dijadikan acuan jika Anda ingin menyusun dokumen resmi internal:

1. Informasi Umum

Bagian awal SOP mencantumkan identitas dokumen seperti judul, nomor dokumen, versi revisi, tanggal berlaku, hingga identitas perusahaan penyusun. 

Di dalamnya juga disebutkan siapa yang bertanggung jawab atas pembuatan serta pihak yang menyetujui SOP tersebut. 

Informasi ini penting untuk validasi administratif serta memudahkan proses pembaruan jika diperlukan di masa mendatang.

2. Tujuan

Dalam konteks reimbursement, tujuannya adalah memastikan seluruh proses pengajuan dan pencairan biaya berjalan efisien, adil, dan sesuai kebijakan perusahaan. 

Penjelasan ini menjadi dasar kenapa SOP perlu diterapkan dan mengapa setiap karyawan wajib mengikuti alurnya.

3. Ruang Lingkup

Bagian ini menjelaskan siapa saja yang berada dalam cakupan kebijakan reimbursement, misalnya seluruh karyawan tetap dan kontrak yang melakukan pengeluaran untuk kepentingan perusahaan. 

Di sini juga dijelaskan jenis aktivitas atau kondisi yang termasuk, seperti perjalanan dinas, pelatihan, atau pembelian keperluan kantor.

4. Definisi dalam SOP

Agar tidak terjadi salah pengertian, Anda perlu menyertakan definisi dari istilah-istilah kunci dalam SOP. 

Misalnya, apa itu reimbursement, apa yang dimaksud dengan bukti pengeluaran sah, serta istilah teknis lainnya. Dengan begitu, setiap karyawan memiliki persepsi yang sama terhadap isi dokumen ini.

5. Kebijakan dan Jenis Pengeluaran yang Dapat Diklaim

Bagian ini merupakan inti dari SOP dan harus dijelaskan secara rinci. Di sini ditetapkan jenis biaya yang dapat diajukan untuk reimbursement, seperti transportasi (tiket pesawat, taksi, BBM), akomodasi (hotel), konsumsi, perlengkapan kerja, hingga komunikasi bisnis. 

Jika ada batasan nilai atau pengeluaran yang tidak bisa diklaim, sebaiknya dijelaskan juga secara eksplisit.

6. Prosedur Pengajuan

SOP reimbursement form yang ideal harus mencantumkan langkah-langkah yang jelas, misalnya:

• Mengumpulkan dan melampirkan bukti asli (kwitansi/nota)
• Mengisi formulir klaim secara lengkap
• Mendapatkan persetujuan dari atasan langsung
• Verifikasi oleh bagian keuangan
• Proses pencairan setelah disetujui

Batas waktu pengajuan juga harus dijelaskan dengan jelas, misalnya maksimal 5 hari kerja setelah pengeluaran dilakukan. 

Hal ini bertujuan untuk menghindari keterlambatan klaim dan menjaga kelancaran arus kas perusahaan.

7. Alur Persetujuan dan Tanggung Jawab

Penting untuk menjabarkan siapa saja yang terlibat dalam proses ini: dari karyawan pengaju, atasan verifikator, hingga staf keuangan dan manajer keuangan. 

Perjelas juga siapa yang memegang otoritas persetujuan akhir serta siapa yang bertanggung jawab jika ada penyalahgunaan dana.

8. Dokumen Pendukung

Jenis dokumen yang perlu dilampirkan juga harus ditentukan, seperti bukti pembayaran asli, formulir klaim, hingga surat tugas (jika pengeluaran terjadi selama perjalanan dinas). 

Dokumen ini menjadi syarat utama agar pengajuan bisa diproses lebih cepat.

9. Ketentuan Pembayaran

Bagian ini akan menjelaskan bagaimana mekanisme pencairan dana dilakukan. Apakah melalui transfer bank, pembayaran tunai, atau metode lain. 

Anda juga penting untuk menyebutkan estimasi waktu pencairan setelah klaim disetujui dan tindakan apabila klaim ditolak sebagian atau seluruhnya.

10. Ketentuan Khusus

Setiap perusahaan mungkin memiliki kebijakan tambahan, misalnya ada pengeluaran yang di luar kategori standar namun tetap dapat diajukan dengan izin khusus. 

Contohnya adalah pengeluaran mendesak di luar jam kerja. Semua ketentuan khusus ini sebaiknya dijabarkan agar tidak menimbulkan kebingungan.

11. Pengawasan, Evaluasi, dan Revisi

Agar SOP tetap relevan dengan kondisi aktual perusahaan, Anda perlu merencanakan evaluasi rutin dan mekanisme revisi. 

Misalnya, evaluasi dilakukan setiap enam bulan sekali atau saat ada perubahan kebijakan internal.

12. Penutup

Di bagian akhir, cantumkan pernyataan bahwa dokumen ini merupakan panduan resmi yang wajib dipatuhi seluruh karyawan. Anda juga bisa menambahkan informasi kontak atau narahubung untuk pertanyaan lebih lanjut terkait proses reimbursement.

Langkah-Langkah Proses SOP Reimbursement

Agar proses reimbursement berjalan efektif dan dapat dipertanggungjawabkan, perusahaan perlu menetapkan alur kerja yang jelas dan terukur. 

Penyusunan SOP reimbursement yang baik mencakup tahapan-tahapan yang logis dan mudah diterapkan oleh semua pihak, mulai dari karyawan hingga tim keuangan.

Berikut ini adalah langkah-langkah utama dalam pelaksanaan SOP reimbursement yang ideal dan relevan untuk diterapkan dalam perusahaan:

1. Pengumpulan Bukti Pengeluaran

Langkah pertama dimulai dari karyawan yang melakukan pembelian atau pengeluaran untuk kepentingan pekerjaan. 

Seluruh bukti transaksi seperti kwitansi, tiket perjalanan, faktur, atau nota harus dikumpulkan dalam bentuk asli. Bukti ini menjadi dasar utama dalam proses verifikasi dan pencairan dana.

2. Pengisian Formulir Reimbursement

Setelah bukti lengkap, karyawan wajib mengisi formulir pengajuan reimbursement secara detail. Formulir ini memuat informasi seperti tanggal pengeluaran, jenis biaya, jumlah yang diklaim, serta tujuan dari pengeluaran tersebut. 

Proses ini bisa dilakukan menggunakan dokumen cetak atau sistem digital melalui HRIS KantorKu, tergantung kebijakan masing-masing perusahaan.

3. Persetujuan dari Atasan Langsung

Formulir dan dokumen pendukung akan diserahkan ke atasan langsung untuk mendapatkan validasi awal. 

Di tahap ini, atasan akan meninjau apakah pengeluaran tersebut memang relevan dengan pekerjaan dan sesuai dengan tugas yang diberikan. Persetujuan dari atasan menjadi dasar kelayakan klaim sebelum masuk ke proses keuangan.

4. Pengajuan ke Bagian Keuangan atau HRD

Setelah mendapatkan persetujuan atasan, dokumen selanjutnya kemudian akan diajukan ke bagian keuangan atau departemen SDM. 

Mereka bertugas melakukan verifikasi administratif yang lebih menyeluruh, termasuk memeriksa kelengkapan dokumen, kecocokan nominal, dan kesesuaian dengan kebijakan yang berlaku dalam SOP reimbursement form.

5. Verifikasi dan Persetujuan Akhir

Kemudian, tim keuangan akan melakukan pengecekan akhir atas klaim tersebut. Jika semua sesuai dan tidak ada kekeliruan, mereka akan memberikan persetujuan akhir. 

Proses ini sangat penting untuk mencegah kesalahan penggantian dan mendeteksi potensi penyalahgunaan dana.

6. Proses Pembayaran

Setelah mendapatkan persetujuan final, bagian keuangan memproses pencairan dana ke rekening karyawan. 

Umumnya, pembayaran dilakukan dalam waktu maksimal 3 hingga 5 hari kerja setelah dokumen disetujui. Jika perusahaan menggunakan sistem digital seperti HRIS KantorKu, proses ini dapat dipercepat secara otomatis.

7. Batas Waktu Pengajuan Klaim

Agar pengelolaan keuangan tetap terkendali, perusahaan biasanya menetapkan batas waktu maksimal pengajuan klaim, misalnya 3–7 hari kerja sejak tanggal pengeluaran. 

Hal ini mampu untuk mencegah klaim yang menumpuk, dokumen yang hilang, dan proses pencairan yang tertunda.

8. Pengarsipan dan Audit

Seluruh dokumen reimbursement yang telah diproses wajib diarsipkan dengan rapi sebagai bahan audit dan pelaporan. 

Arsip ini menjadi bukti administratif yang sah apabila dibutuhkan dalam evaluasi keuangan maupun audit tahunan perusahaan.

Ringkasan Alur SOP Reimbursement Ideal

Untuk memudahkan implementasi, berikut adalah alur singkat dari proses sop klaim reimbursement yang baik:

1. Karyawan mengumpulkan bukti pengeluaran asli.
2. Mengisi dan menyerahkan formulir reimbursement secara lengkap.
3. Mendapatkan persetujuan dari atasan langsung.
4. Dokumen diverifikasi oleh tim keuangan.
5. Pembayaran klaim dilakukan secara tepat waktu.
6. Klaim diajukan sesuai batas waktu yang telah ditentukan.

Metode ini menekankan pentingnya keteraturan, efisiensi, dan kejelasan alur kerja dalam setiap proses penggantian biaya. 

Selain mencegah keterlambatan, sistem ini juga melindungi perusahaan dari potensi fraud dan memastikan bahwa hak karyawan dipenuhi dengan adil dan akurat.

Jika Anda tertarik untuk menggunakan reimbursement dari HRIS KantorKu untuk permudah bisnis, silakan cek info selengkapnya di sini: Reimbursement HRIS KantorKu.

Contoh Template SOP Reimbursement

Berikut adalah beberapa contoh SOP reimbursement yang bisa Anda jadikan acuan sekaligus download agar lebih mempermudah:

1. Contoh SOP Reimbursement PDF

2. Contoh SOP for Travel Reimbursement 

Tujuan

Menjelaskan prosedur dan persyaratan yang harus diikuti oleh karyawan dalam mengajukan travel reimbursement kepada perusahaan.

Ruang Lingkup

Seluruh karyawan yang melakukan perjalanan dinas atas nama perusahaan.

Prosedur

1. Mengisi Formulir Reimbursement (bisa pakai form digital/kertas).
2. Melampirkan bukti transaksi asli (tiket pesawat, hotel, dll).
3. Form disetujui atasan langsung.
4. Dikirim ke tim Finance untuk verifikasi.
5. Dana ditransfer ke rekening karyawan dalam 7 hari kerja.

Persyaratan Umum

• Diajukan maksimal 14 hari setelah perjalanan.
• Bukti transaksi harus valid dan legal.
• Tidak menanggung pengeluaran pribadi.

Tabel Rincian Pengeluaran Travel

3. Contoh SOP for Employee Reimbursement 

Tujuan

Mengatur proses pengajuan dan pencairan reimbursement untuk kebutuhan operasional pribadi karyawan yang berkaitan langsung dengan pekerjaan.

Ruang Lingkup

Seluruh karyawan yang menggunakan dana pribadi untuk kebutuhan kerja (misalnya alat tulis, pulsa kerja, dll).

Prosedur

1. Isi Formulir Reimbursement.
2. Lampirkan bukti pembayaran (nota/faktur).
3. Minta persetujuan atasan.
4. Kirim ke tim Finance untuk verifikasi.
5. Dana cair dalam waktu maksimal 5 hari kerja.

Persyaratan Umum

• Biaya harus relevan dengan pekerjaan.
• Tidak mencakup kebutuhan pribadi.
• Wajib diajukan maksimal 7 hari kerja sejak pembelian.

Tabel Rincian Pengeluaran

4. Contoh SOP for Expense Reimbursement 

Tujuan

Memberikan panduan dalam proses klaim reimburse pengeluaran sehari-hari yang dikeluarkan atas nama pekerjaan.

Ruang Lingkup

Semua divisi yang melakukan pembelian barang/jasa untuk kepentingan pekerjaan.

Prosedur

1. Formulir diisi lengkap sesuai bukti.
2. Bukti transaksi valid dilampirkan.
3. Persetujuan oleh atasan divisi.
4. Pengajuan ke Finance, verifikasi dokumen.
5. Pencairan dalam 7 hari kerja.

Persyaratan Umum

• Pembayaran atas nama pribadi.
• Tidak untuk langganan pribadi (Netflix, Spotify, dll).
• Kategori pengeluaran harus jelas.

Tabel Rincian Pengeluaran

5. Contoh SOP Medical Reimbursement 

Tujuan

Memberikan fasilitas penggantian biaya pengobatan dan kesehatan karyawan sesuai kebijakan perusahaan.

Ruang Lingkup

Seluruh karyawan tetap dengan masa kerja di atas 3 bulan.

Prosedur

1. Isi form klaim medical reimbursement.
2. Lampirkan bukti konsultasi dan resep.
3. Sertakan hasil diagnosa (jika diminta).
4. Ajukan ke HR atau bagian Finance.
5. Dana cair dalam 10 hari kerja.

Persyaratan Umum

• Hanya penyakit non-kronis atau tindakan ringan.
• Reimburse maksimal sesuai plafon per tahun.
• Tidak mencakup keluarga (kecuali tertulis dalam kontrak).

Tabel Rincian Pengeluaran

6. Contoh SOP for Petty Cash Reimbursement 

Tujuan

Mengatur proses penggantian dana operasional kecil (uang kas kecil) seperti keperluan ATK, fotokopi, dan lainnya.

Ruang Lingkup

Staff dan admin kantor yang bertanggung jawab terhadap operasional harian.

Prosedur

1. Ambil dana petty cash sesuai kebutuhan.
2. Simpan bukti transaksi pembelian.
3. Isi log pengeluaran petty cash.
4. Ajukan form penggantian ke Finance.
5. Dana diganti penuh maksimal 3 hari kerja.

Persyaratan Umum

• Maksimal Rp 500.000 per transaksi.
• Tidak boleh dipakai untuk pinjaman pribadi.
• Logbook wajib diisi.

Tabel Rincian Pengeluaran

7. Contoh SOP Klaim Reimbursement

Tujuan

Memberikan panduan umum untuk semua jenis reimbursement yang tidak termasuk kategori khusus lainnya.

Ruang Lingkup

Semua karyawan dengan kepentingan bisnis yang melakukan pembelian/biaya atas nama perusahaan.

Prosedur

1. Siapkan bukti transaksi.
2. Lengkapi form klaim umum.
3. Minta persetujuan divisi dan kirim ke Finance.
4. Verifikasi dan pencairan dilakukan maksimal 7 hari kerja.

Persyaratan Umum

• Harus berkaitan langsung dengan pekerjaan.
• Formulir dan lampiran wajib lengkap.
• Dikirim sebelum akhir bulan berjalan.

Tabel Rincian Pengeluaran

Tips HRD dalam Menerapkan SOP Ini Secara Efektif

Agar SOP yang Anda buat benar-benar dapat diimplementasikan dengan baik, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan:

• Gunakan bahasa sederhana, jelas, dan tidak multitafsir
• Libatkan tim lintas divisi seperti keuangan, HR, dan perwakilan karyawan agar SOP mencerminkan kebutuhan nyata di lapangan
• Tentukan batas waktu pengajuan dan pencairan secara spesifik agar tidak menimbulkan ketidakpastian
• Jelaskan dengan rinci mana pengeluaran yang dapat diklaim dan mana yang tidak, guna menghindari kesalahpahaman

Dengan mengikuti struktur ini, Anda bisa membuat SOP reimbursement yang fungsional, mudah dijalankan, dan mampu mendukung tata kelola keuangan perusahaan secara profesional.

Baca Juga: 10 Contoh Peraturan Perusahaan dan Dasar Hukumnya

Kelola Reimbursement Karyawan Lebih Mudah dengan HRIS KantorKu

Daripada terus pakai cara lama yang ribet, sekarang Anda ternyata bisa juga untuk otomatisasi seluruh proses reimbursement lebih mudah lewat Aplikasi HRIS KantorKu. 

Mulai dari pengisian formulir digital, upload bukti pengeluaran, tracking status approval, sampai laporan akhir, semuanya bisa dilakukan dalam satu dashboard terpadu.

Solusi ini cocok untuk HR maupun finance yang ingin lebih efisien, transparan, dan bebas dari tumpukan dokumen manual.

Yuk Saatnya Upgrade Sistem Anda
Coba Reimbursement HRIS KantorKu Sekarang!