12 Jenis Training Karyawan Yang Efektif dan Cara Menyusunnya

Sebagai HR, mungkin kamu pernah menghadapi tim yang kinerjanya tidak sesuai harapan. Ada yang sering melakukan kesalahan, kurang inisiatif, atau masalah lainnya. 

Kalau dibiarkan, masalah ini bisa menurunkan produktivitas perusahaan. Di sinilah training karyawan berperan. 

Namun dengan program ang tepat, HR justru bisa memperbaiki kondisi itu untuk meningkatkan kinerja tim. 

Sebelum itu, pastikan Anda memahami hal-hal penting agar pelaksanaannya lancar!

Apa Itu Training Karyawan?

Training karyawan adalah program yang bertujuan untuk meningkatkan keterampilan, pengetahuan, dan kompetensi karyawan agar lebih efektif dalam bekerja. 

Training sering juga disebut sebagai pelatihan. Berdasarkan UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, pelatihan artinya kegiatan yang bertujuan mengembangkan produktivitas, disiplin, sikap, dan etos kerja sesuai dengan jabatan atau kualifikasi pekerjaan.

Dengan begitu, melakukan training karyawan penting untuk meningkatkan kinerja individu sekaligus mendukung pencapaian tujuan perusahaan secara keseluruhan. 

Bentuknya bisa berupa pelatihan kompetensi, soft skill, hingga pembekalan kepemimpinan yang tinggal dirancang sesuai kebutuhan. 

Jenis-jenis Training Karyawan

Seringkali saat melamar kerja, terdapat tahapan training yang harus diikuti. Lantas, apakah training kerja sudah pasti diterima? Jawabannya tergantung performa. 

Namun itu salah satu jenis bentuk training. Adapun jenis-jenis training dalam perusahaan lainnya yaitu:

• Orientasi & Induksi. Mengenalkan karyawan baru dengan visi, budaya, dan lingkungan kerja perusahaan.
• Onboarding. Membekali karyawan baru dengan pendampingan dari mentor.
• On-the-Job Training. Melatih karyawan agar bisa belajar sambil praktik.
• Pelatihan Keterampilan Teknis (Hard Skills). Melatih kompetensi teknis yang berkaitan dengan pekerjaannya.
• Pelatihan Soft Skills. Menekankan pada pengembangan keterampilan interpersonal, seperti komunikasi, teamwork, dan manajemen waktu.
• Pelatihan Kepatuhan. Membiasakan karyawan untuk memahami peraturan dan regulasi perusahaan.
• Pelatihan Bahasa. Mengasah kemampuan bahasa asing untuk kebutuhan kolaborasi global.
• Pelatihan Teknologi. Menanamkan kemampuan penggunaan teknologi baru yang diterapkan perusahaan.
• Pelatihan Naik Jabatan (Promosi). Melatih karyawan yang baru naik jabatan agar lebih siap menghadapi peran baru.
• Pelatihan Pengembangan Karier. Memfasilitasi karyawan dalam merencanakan karier mereka di masa mendatang.
• Pelatihan Change Management. Mempersiapkan karyawan agar siap menghadapi perubahan di perusahaan, misalnya perubahan regulasi atau cara kerja.
• Pelatihan Kepemimpinan. Membentuk sikap kepemimpinan kepada calon ketua tim.

Baca Juga: Apa itu Onboarding Karyawan? Pelajari Proses dan Persiapannya!

Manfaat Training untuk Perusahaan & Karyawan

Manfaat training terbagi menjadi dua, yaitu untuk perusahaan dan karyawan. Berikut penjelasan selengkapnya:

Manfaat Training Karyawan bagi Perusahaan

1. Meningkatkan Produktivitas 

Karyawan yang terlatih bisa menyelesaikan tugas lebih cepat dan tepat, sehingga pekerjaan selesai secara efektif dan meningkatkan produktivitas perusahaan.

2. Meningkatkan Kualitas Hasil Kerja

Pelatihan membantu karyawan memahami standar kerja yang diharapkan. Dengan begitu, mereka bisa menghasilkan pekerjaan dengan kualitas yang lebih tinggi.

3. Mengurangi Biaya Kesalahan

Perusahaan memberikan pelatihan agar karyawan bisa lebih terlatih dan mengurangi kesalahan yang bisa menyebabkan perusahaan rugi.

4. Merangsang Inovasi Baru

Training membuka wawasan baru bagi karyawan melalui teknik, metode, atau teknologi terkini. Dengan begitu, karyawan bisa semakin terangsang untuk menyumbangkan ide-ide baru yang memajukan perusahaan.

5. Memastikan Kepatuhan Regulasi

Melalui training, perusahaan bisa memastikan agar setiap karyawan tetap patuh terhadap regulasi yang berlaku di perusahaan, sehingga dapat mengurangi terjadinya pelanggaran.

Manfaat Training Karyawan bagi Karyawan

1. Mengasah Keterampilan Karyawan

Karyawan akan mendapatkan keterampilan dan ilmu baru yang membantu pekerjaannya, sehingga mereka semakin kompeten dan profesional.

2. Meningkatkan Kepercayaan Diri

Karyawan yang memiliki kemampuan memadai akan lebih percaya diri dalam menjalankan tanggung jawabnya, sehingga turut berdampak pada peningkatan performa kerja.

3. Meningkatkan Kepuasan Kerja

Ketika perusahaan berinvestasi pada pelatihan, karyawan merasa dihargai dan diperhatikan. Hal ini menciptakan kepuasan kerja yang lebih tinggi, sehingga mereka loyal terhadap perusahaan.

4. Mempermudah Proses Adaptasi 

Seringkali dunia kerja mengalami perubahan yang cepat. Beruntungnya, pelatihan bisa membantu mempermudah proses adaptasi karyawan, sekiranya terdapat perubahan pada kebijakan atau cara kerja di perusahaan.

5. Memperluas Peluang Karier

Pelatihan tidak hanya meningkatkan kemampuan untuk pekerjaan saat ini, tetapi juga membuka peluang promosi ke posisi yang lebih tinggi di masa depan.

Tips Menyusun Program Training yang Efektif

Supaya perusahaan tidak membuang waktu dan biaya untuk pelatihan yang tidak ada hasilnya, pastikan Anda menerapkan tips-tips berikut:

1. Analisis Kebutuhan Pelatihan

Sebelum membuat program training, lakukan analisis kebutuhan secara menyeluruh. Gunakan data yang relevan, dari:

• Evaluasi penilaian kinerja karyawan
• Feedback karyawan
• Hasil wawancara karyawan 

Data-data tersebut bisa Anda analisis untuk mengidentifikasi kesenjangan keterampilan yang ada. 

Dengan pendekatan berbasis data, HR bisa memastikan pelatihan yang dibuat bukan hanya formalitas, tetapi benar-benar menjawab masalah yang nyata.

2. Tentukan Tujuan yang Terukur

Selanjutnya, tentukan tujuan yang jelas dan dapat diukur. Gunakan metode SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Timely) agar hasilnya dapat dievaluasi. 

Contohnya, alih-alih hanya bertujuan “meningkatkan soft skill”, buat menjadi “meningkatkan kemampuan presentasi sales team hingga 30% dalam 3 bulan” agar terukur dan efektif.

Baca Juga: Apa Itu SMART Goals? Pengertian, Contoh, dan Tips Menerapkannya di Dunia Kerja

3. Rancang Materi yang Relevan

Pastikan materi training untuk karyawan sesuai dengan kebutuhan pekerjaan saat ini. 

Misalnya, jika perusahaan sedang berfokus pada peningkatan produktivitas pertanian, maka contoh program pelatihan karyawan adalah pelatihan penggunaan traktor di lapangan.

Programnya perlu mencakup juga cara memelihara dan perbaikan jika traktor bermasalah, sehingga tidak hanya memberikan teori tanpa penerapan langsung.

4. Pilih Metode Training yang Tepat

Setiap jenis pelatihan membutuhkan pendekatan yang berbeda. Untuk keterampilan teknis, on-the-job training biasanya lebih efektif. 

Sebaliknya, untuk soft skills, metode seperti roleplay atau diskusi kelompok akan lebih berhasil. 

Bahkan, melakukan blended learning atau kombinasi metode juga bisa meningkatkan keberhasilan training.

5. Manfaatkan Teknologi untuk Menunjang Training

Memanfaatkan teknologi di sini maksudnya adalah menggunakan platform yang bisa menunjang training. 

Contohnya penggunaan LMS untuk membagikan materi digital, mengelola peserta, dan memantau kemajuan peserta. 

Teknologi ini memungkinkan HR melacak tingkat kehadiran, hasil kuis, hingga ketercapaian ROI pelatihan. 

6. Tentukan Indikator Keberhasilan

Indikator pelatihan karyawan adalah patokan yang menentukan berhasil atau tidaknya suatu pelatihan.

Pastikan Anda sudah menetapkan indikator keberhasilan yang terukur terlebih dulu, seperti peningkatan kinerja individu, pencapaian KPI tertentu, atau pencegahan risiko tertentu.

Buat sedetail mungkin agar memudahkan pengukuran. Selain itu, lakukan juga pre-test dan post-test untuk melihat peningkatan kompetensi karyawan setelah pelatihan.

7. Lakukan Evaluasi dan Perbaikan

Setelah pelatihan selesai, kumpulkan feedback sebanyak-banyaknya. Tanyakan kepada peserta hal-hal seperti: 

• “Apakah materi relevan?”
• “Seberapa jelas penyampaian materi oleh trainer?”
• “Apa yang bisa ditingkatkan?”
• “Apakah durasi pelatihan sudah sesuai?”
• “Apakah pelatihan ini membantu meningkatkan kompetensi Anda?”

Gunakan data ini untuk memperbaiki pelatihan berikutnya. Ingat, program training yang efektif adalah program yang terus dievaluasi dan terus disesuaikan mengikuti kebutuhan perusahaan.

Dasar Hukum & Regulasi Training Karyawan

Pelatihan juga membutuhkan dasar hukum yang jelas agar tidak hanya efektif, tetapi juga sah secara hukum.

Dalam membuat training nanti, pastikan Anda mematuhi regulasi yang berlaku, di antaranya:

1. Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan

UU ini menegaskan bahwa pelatihan kerja merupakan bagian penting dari pengembangan sumber daya manusia. Pelatihan harus:

• Relevan dengan kebutuhan industri.
• Durasinya cukup untuk mencapai kompetensi.
• Menggunakan metode efektif, seperti praktik langsung dan simulasi.

2. Permenaker No. 8 Tahun 2020 tentang Lembaga Pelatihan Kerja

Aturan ini mengatur legalitas penyelenggara pelatihan, termasuk:

• Standar akreditasi dan sertifikasi lembaga pelatihan.
• Lembaga wajib mendaftar ke pemerintah.
• Kurikulum tersusun berdasarkan kompetensi yang dikebutuhan saat ini.

3. Peraturan tentang Sertifikasi Tenaga Pelatih

Dalam Permenaker No. 5 Tahun 2022 diatur bahwa trainer yang terlibat dalam pelatihan wajib memiliki sertifikasi kompetensi dari Badan Nasional Sertifikasi Profesi (BNSP). Ini memastikan materi disampaikan oleh tenaga profesional yang diakui secara resmi.

Tips Memilih Vendor Pelatihan Eksternal

Untuk menemukan vendor pelatihan yang tepat, jangan terpaku pada hanya mementingkan harga atau popularitas. 

Justru, berikut hal-hal yang perlu HR perhatikan saat memilih vendor eksternal:

1. Pahami Pengalaman dan Reputasi Vendor

Pilih vendor yang memiliki reputasi jelas, testimoni positif, dan pengalaman relevan di industri Anda. 

Semakin banyak pengalaman yang dimiliki, semakin besar kemungkinan metode pelatihannya sudah teruji dan efektif.

2. Pastikan Sejalan dengan Industri Anda

Pilih vendor yang sejalan, karena mereka cenderung lebih memahami tantangan, regulasi, dan dinamika di industri Anda. Dengan begitu, pelatihan bisa memberikan keterampilan yang relevan dan praktis untuk diaplikasikan.

3. Pilih Program yang Dipersonalisasi

Hindari vendor yang hanya menawarkan pelatihan secara general. Pilih yang bersedia menyesuaikan materi, metode, hingga model pendekatan berdasarkan kebutuhan perusahaan dan karakteristik peserta.

4. Cek Kecocokan Metode dan Media Pelatihan

Sebelum buru-buru memesan vendor, periksa kembali apakah metode dan media pelatihannya sesuai dengan kebutuhan Anda.

Biasanya vendor berpengalaman akan lebih fleksibel menyesuaikan diri demi tercapainya pembelajaran yang efektif.

5. Ketersediaan Metode Evaluasi

Vendor berpengalaman pastinya sudah menyiapkan metode evaluasi untuk mengukur dampak pelatihan. Otomatis Anda tidak perlu pusing lagi merancang program follow-up, karena sudah vendor urus. 

Cara Mengukur Efektivitas Training

Menurut Dr. John Sullivan, peneliti dari San Francisco University, efektivitas pelatihan tidak bisa diukur hanya dari penyelenggaraannya. 

Ia mengusulkan empat langkah utama yang dapat membantu perusahaan menilai dampak nyata dari program training, yaitu:

1. Evaluasi Pra-Training

Lakukan penilaian awal untuk mengetahui kemampuan karyawan sebelum pelatihan, sehingga perusahaan dapat merancang program yang paling sesuai.

2. Pemantauan Pelaksanaan Training

Selama pelatihan, pantau keterlibatan peserta, termasuk antusiasme, partisipasi, dan pemahaman materi.

3. Evaluasi Pasca-Training

Setelah pelatihan, ukur perubahan yang dialami karyawan setelah mengikuti pelatihan dan pastikan apakah mereka sudah menerapkan ilmunya di pekerjaan sehari-hari.

4. Penilaian

Bandingkan kinerja sebelum dan sesudah pelatihan, lalu diskusikan hasilnya untuk menemukan kendala dan langkah perbaikan.

Kesalahan Umum HR Saat Merancang Program Training

Kesalahan dalam perencanaan training bisa memengaruhi hasil akhirnya. Berikut sejumlah kesalahan yang perlu HR hindari:

• Tidak melakukan analisis kebutuhan pelatihan.
• Tujuan pelatihan tidak jelas dan tidak terukur.
• Materi terlalu banyak dan tidak sistematis.
• Salah pilih media yang tidak sesuai dengan karakteristik peserta.
• Tidak melakukan follow-up action, sehingga karyawan mudah melupakan materi.
• Tidak memerhatikan pengembangan soft-skills sehingga pengembangan diri karyawan tidak maksimal.
• Tidak mengumpulkan feedback untuk acuan training berikutnya.
• Perusahaan kurang mendukung training (misalnya tidak menyediakan fasilitas atau tidak mendengarkan masukan peserta).

Kelola Karyawan Lebih Mudah dengan HRIS KantorKu

Setelah melaksanakan training karyawan, saatnya menilai efektivitasnya. Dengan Aplikasi HRIS KantorKu, Anda bisa memantau efektivitas training berdasarkan umpan balik karyawan melalui fitur Real-Time Feedback. 

Fitur ini memungkinkan HR langsung melihat apakah pelatihan yang diberikan sudah sesuai kebutuhan karyawan, lalu menggunakan insight tersebut acuan untuk training berikutnya.

Tidak hanya itu, KantorKu juga dilengkapi dengan 9 Box Talent Management untuk memetakan potensi dan kinerja karyawan agar terstruktur, sehingga pengembangan talent jadi lebih terarah.

Yuk, ringankan tugas Anda sebagai HR dan coba KantorKu di demo gratis sekarang!