Cut-Off Pengajian: Skema, Contoh, & Cara Menghitungnya

Dalam proses payroll di Indonesia, sistem cut-off penggajian sudah menjadi praktik umum baik di BUMN, instansi pemerintah (PNS), maupun perusahaan swasta. Biasanya cut-off dilakukan sebelum akhir bulan, misalnya tanggal 25, 20, 15, atau 10, tergantung kebijakan perusahaan.

Artinya, data absensi, lembur, keterlambatan, cuti, atau komponen variabel lainnya hanya dihitung berdasarkan rentang waktu sampai tanggal cut-off tersebut. Setelah itu barulah payroll diproses agar gaji bisa cair pada tanggal 25, 27, atau 1 di bulan berikutnya.

Namun, di balik jadwal yang terlihat sederhana, pengelolaan cut-off penggajian secara manual sering kali menjadi pekerjaan yang melelahkan bagi HR & payroll officer.

Mulai dari rekap absensi yang tercecer, revisi lembur mendadak, perhitungan prorata yang rentan salah, hingga tekanan deadline yang ketat karena gaji harus cair tepat waktu, kesalahan sedikit saja bisa berujung komplain karyawan atau keterlambatan pembayaran gaji.

Kalau Anda saat ini masih mengelola cut-off payroll secara manual dan merasa prosesnya makin rumit, artikel ini akan membantu Anda menemukan cara paling praktis, dari konsep dasar cut-off, contoh skema cut-off gaji, hingga tips menghitung prorata dan solusinya agar payroll berjalan otomatis dan anti-drama.

Yuk baca sampai selesai supaya proses penggajian di perusahaanmu semakin cepat, akurat, dan lebih otomatis!

Apa itu Cut-Off Penggajian?

Cut-off gaji itu apa? Secara sederhana, cut-off penggajian adalah batas waktu (tanggal) yang ditetapkan perusahaan untuk mengakhiri periode kerja yang datanya akan dihitung dan dibayarkan pada siklus gaji berikutnya.

Cut-off penggajian adalah tanggal tutup buku dari tim HR dan Finance untuk memastikan semua data absensi, lembur, cuti, tunjangan, dan potongan telah terverifikasi dan siap diproses menjadi gaji.

Hal ini terjadi sebagai penanda bahwa segala aktivitas kerja yang terjadi setelah tanggal ini akan secara otomatis dimasukkan ke dalam perhitungan gaji bulan berikutnya.

Tujuannya adalah memberi waktu yang cukup bagi tim HR dan Finance untuk memverifikasi, menghitung, dan memproses pembayaran gaji (transfer bank) tanpa terburu-buru, sehingga menghindari kesalahan yang dapat memicu komplain karyawan.

Kenapa Cut-Off Penggajian Penting dalam Payroll?

Proses cut-off dalam administrasi sebuah bisnis memiliki dampak langsung pada kepatuhan hukum, moral karyawan, dan stabilitas keuangan perusahaan Anda.

Beberapa alasan penting mengapa cut-off penggajian sangat krusial yaitu:

1. Bentuk Kepatuhan Hukum

Penetapan periode cut-off dapat memastikan perusahaan mematuhi Undang-Undang Ketenagakerjaan yang mengatur ketepatan waktu pembayaran upah. Keterlambatan pembayaran setelah tanggal jatuh tempo dapat menimbulkan sanksi hukum.

2. Meningkatkan Akurasi Penggajian

Momen cut-off penggajian dapat memberi waktu bagi HR untuk melakukan verifikasi silang data, mengurangi risiko gaji tidak akurat/selisih perhitungan, terutama untuk komponen variabel seperti lembur dan komisi.

3. Menjaga Moral Karyawan

Pembayaran gaji yang konsisten dan tepat waktu, sesuai periode yang jelas, adalah faktor kunci dalam meningkatkan kepuasan dan produktivitas karyawan.

4. Aspek Pengelolaan Keuangan

Dengan tanggal cut-off yang jelas, departemen Finance dapat mengatur cash flow dan memprediksi pengeluaran gaji secara lebih stabil, menghindari masalah keuangan perusahaan tidak stabil akibat perhitungan mendadak.

Skema Cut-Off Secara Umum

Untuk mempermudah pemahaman, berikut adalah contoh umum dari skema cut-off penggajian yang sering diterapkan, menunjukkan hubungan antara periode kerja, tanggal tutup buku, dan tanggal transfer gaji.

Misalnya, gajian tanggal 1 tutup buku tanggal berapa? Jika gajian dibayarkan pada tanggal 1 bulan berikutnya, maka cut-off yang paling umum adalah tanggal 25 bulan berjalan (periode kerja 26 bulan lalu hingga 25 bulan berjalan).

Melansir dari Select Software Review, 43% perusahaan swasta di AS menggunakan periode penggajian bi-weekly (setiap dua minggu) sebagai skema yang paling umum.

Berikut skema cut-off penggajian yang sering dipakai oleh beberapa perusahaan:

Faktor yang Mempengaruhi Tanggal Cut-Off Penggajian

Dalam sebuah laporan yang dikutip dari Learn G2, Sebanyak 53% perusahaan pernah dikenakan denda atau sanksi karena ketidakpatuhan dalam pengelolaan payroll (penggajian) dalam lima tahun terakhir.

Non-compliance payroll sendiri bisa mencakup hal-hal seperti:

• Keterlambatan pembayaran gaji,
• Perhitungan pajak atau BPJS yang salah,
• Laporan payroll yang tidak sesuai regulasi,
• Salah menghitung lembur, potongan, atau tunjangan,
• Kesalahan administrasi karena proses manual.

Oleh karena itu, mengapa setiap perusahaan memiliki tanggal cut-off yang berbeda-beda? Setidaknya, penentuan tanggal ini dipengaruhi oleh beberapa faktor utama, seperti:

1. Kebijakan Internal Perusahaan

Faktor yang pertama adalah berdasarkan kebijakan internal perusahaan. Beberapa perusahaan memilih cut-off gaji tanggal 25 karena ingin perhitungan gaji mencakup mayoritas hari kerja di bulan yang sama.

2. Lama Proses Verifikasi Data

Jika perusahaan memiliki banyak karyawan dan komponen gaji yang kompleks (misalnya banyak lembur atau komisi), mereka cenderung menetapkan cut-off lebih awal, seperti cut-off gaji tanggal 20 atau cut-off gaji tanggal 15, untuk memberikan waktu verifikasi yang cukup.

3. Jadwal Pembayaran Bank (Jadwal Transfer)

Proses transfer dana antar bank tentunya memerlukan waktu yang tidak sebentar, apalagi dalam jumlah karyawan yang besar.

Jika tanggal gajian berdekatan dengan akhir pekan atau hari libur nasional, cut-off harus dimajukan agar gaji tetap bisa diterima karyawan tepat waktu.

4. Tingkat Otomatisasi HR

Perusahaan yang menggunakan aplikasi HRIS seperti KantorKu HRIS, biasanya dapat memproses data payroll lebih cepat. Hal ini memungkinkan mereka untuk memiliki tanggal cut-off yang lebih dekat dengan tanggal gajian.

Baca Juga: 15 Manfaat Software Payroll bagi Bisnis, Hitung Gaji & Kirim Massal

Contoh Periode Cut-Off Pengajian yang Banyak Dipakai Perusahaan

Pada kenyataannya di lapangan, pemilihan tanggal cut-off sangat bergantung pada kebutuhan dan proses internal perusahaan Anda.

Oleh karena itu, berikut beberapa contoh periode cut-off penggajian yang paling umum digunakan oleh beberapa perusahaan:

1. Contoh Periode Cut-Off Gaji Tanggal 25

Periode cut-off gaji tanggal 25 adalah salah satu skema yang paling populer, berikut penjelasannya:

• Periode Kerja Dihitung: Tanggal 26 bulan sebelumnya hingga tanggal 25 bulan berjalan.
• Contoh: Gaji untuk bulan November dihitung berdasarkan data kerja dari tanggal 26 Oktober hingga 25 November.
• Tanggal Pembayaran: Sekitar tanggal 1–5 bulan berikutnya (1–5 Desember).
• Kelebihan: Periode kerja yang dihitung relatif up-to-date dan mendekati siklus bulanan.

2. Contoh Periode Cut-Off Gaji Tanggal 20

Skema cut-off gaji tanggal 20 setidaknya memberikan waktu pemrosesan yang lebih panjang bagi HR dan Finance, dengan mekanisme sebagai berikut:

• Periode Kerja Dihitung: Tanggal 21 bulan sebelumnya hingga tanggal 20 bulan berjalan.
• Contoh: Gaji untuk bulan November dihitung berdasarkan data kerja dari tanggal 21 Oktober hingga 20 November.
• Tanggal Pembayaran: Sekitar tanggal 25–30 bulan berjalan (25–30 November).
• Kelebihan: Memberikan margin waktu 5-10 hari untuk verifikasi, ideal jika proses manual atau melibatkan banyak persetujuan manajer.

3. Contoh Periode Cut-Off Gaji Tanggal 15

Pilihan cut-off gaji tanggal 15 sering diterapkan pada perusahaan yang memiliki komponen gaji sangat kompleks atau volume karyawan yang besar, seperti:

• Periode Kerja Dihitung: Tanggal 16 bulan sebelumnya hingga tanggal 15 bulan berjalan.
• Contoh: Gaji untuk bulan November dihitung berdasarkan data kerja dari tanggal 16 Oktober hingga 15 November.
• Tanggal Pembayaran: Sekitar tanggal 20–25 bulan berjalan (20–25 November).

4. Contoh Periode Cut-Off Gaji Tanggal 10

Meskipun kurang umum, jenis periode cut-off gaji tanggal 10 dapat memberikan margin waktu terlama untuk pemrosesan gaji.

• Periode Kerja Dihitung: Tanggal 11 bulan sebelumnya hingga tanggal 10 bulan berjalan.
• Contoh: Gaji untuk bulan November dihitung berdasarkan data kerja dari tanggal 11 Oktober hingga 10 November.
• Tanggal Pembayaran: Sekitar tanggal 15–20 bulan berjalan (15–20 November).

Baca Juga: Panduan Sistem Penggajian Karyawan untuk HR yang Efisien

Apa Saja yang Dinilai Saat Cut-Off?

Momen cut-off adalah saat semua data yang memengaruhi gaji, baik penambah maupun pengurang, dikunci dan dihitung. Data-data inilah yang menjadi dasar perhitungan cut-off gaji.

Berikut indikator yang dinilai saat dilakukan cut-off gaji oleh tim HR dan Finance:

1. Kehadiran & Absensi

Indikator yang dinilai pertama mencakup data kehadiran, keterlambatan, dan jam kerja yang terekam. Karyawan yang tidak hadir tanpa keterangan dapat memengaruhi tunjangan atau bahkan menjadi potongan gaji.

2. Lembur (Overtime)

Seluruh jam lembur yang telah dilakukan dan disetujui dalam periode cut-off akan dihitung dan dikonversi menjadi upah lembur sesuai ketentuan yang berlaku.

3. Izin, Sakit, dan Cuti

Catatan izin berbayar seperti cuti tahunan, sakit dengan surat dokter, dan izin tidak berbayar. Hal ini penting untuk dinilai karena memengaruhi perhitungan hak cuti tersisa.

4. Unpaid Leave

Berikutnya adalah unpaid leave, yaitu salah satu jenis ketidakhadiran yang paling signifikan memengaruhi gaji, karena jumlah hari yang diambil akan dipotong dari gaji pokok.

5. Insentif & Komisi

Hal lainnya yang dinilai ketika hendak melakukan cut-off penggajian adalah menghitung pencapaian target penjualan atau kinerja yang menghasilkan insentif atau komisi yang harus dibayarkan pada bulan tersebut.

6. Tunjangan & Potongan Variabel

Tunjangan yang dimaksud seperti tunjangan transportasi, tunjangan makan, atau potongan lain-lain yang nilainya bisa berubah setiap bulan.

7. Potongan BPJS & Pajak (PPH 21)

Penghitungan iuran wajib seperti BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan, serta Pajak Penghasilan Pasal 21 (PPh 21) yang dipotong langsung dari gaji karyawan juga akan dinilai ketika cut-off penggajian.

8. Pinjaman/Kasbon

Kemudian, HR juga akan melihat indikator cicilan pinjaman (kasbon) karyawan yang jatuh tempo dan harus dipotong pada gaji bulan tersebut.

9. Perubahan Data Karyawan

Misalnya perubahan status perkawinan, penambahan jumlah tanggungan, atau perubahan jabatan yang memengaruhi tunjangan tetap.

10. Penilaian Kinerja Bulanan (jika berlaku)

Misalnya, hasil penilaian Kinerja (KPI) bulanan yang dapat memengaruhi besaran bonus atau tunjangan kinerja.

Dampak Ketika Salah Menentukan Cut-Off Penggajian

Menetapkan periode cut-off secara serampangan atau bahkan sering berubah-ubah dapat membawa kerugian besar bagi perusahaan.

Beberapa dampak yang bisa timbul akibat salah menentukan cut-off penggajian yaitu:

1. Gaji Tidak Akurat/Selisih Perhitungan

Terjadi karena data variabel (seperti lembur atau komisi) tidak sempat dikumpulkan dan diverifikasi dengan benar sebelum payroll diproses, mengakibatkan kesalahan hitung.

Baca Juga: Cara Menghitung Gaji Karyawan: Bulanan, Harian, atau Per Jam

2. Komplain dan Ketidakpuasan Karyawan Meningkat

Ketidakakuratan gaji atau keterlambatan pembayaran adalah sumber utama frustrasi. Dalam hal ini, masalah payroll adalah salah satu pemicu utama penurunan keterlibatan (engagement) karyawan.

3. Keterlambatan Proses Payroll

Terjadi jika cut-off terlalu dekat dengan tanggal gajian, tidak menyisakan waktu yang cukup bagi tim HR dan Finance untuk memproses, verifikasi, dan menyiapkan transfer dana.

4. Kesalahan Potongan BPJS & Pajak (PPH 21)

Penghitungan yang salah pada komponen ini dapat berujung pada denda dari otoritas pajak atau BPJS, dan ini sangat fatal bagi kepatuhan perusahaan Anda.

5. Masalah Keuangan Perusahaan Tidak Stabil

Perencanaan cash flow menjadi sulit jika tim Finance tidak memiliki kepastian tanggal tutup buku dan jumlah pasti pengeluaran gaji.

6. Kesulitan Rekonsiliasi Data & Audit

Data yang tidak rapi dan periode cut-off yang tidak jelas akan menyulitkan proses audit internal maupun eksternal, dan menciptakan kesulitan rekonsiliasi data antar departemen.

Cara Menghitung Gaji Prorata dengan Periode Cut Off

Cut-off penggajian juga menjadi dasar dalam menghitung gaji proporsional (prorata). Gaji prorata berlaku untuk karyawan yang baru masuk atau berhenti di tengah periode gaji. Perhitungan prorata memastikan karyawan dibayar sesuai jumlah hari kerja aktual mereka.

1. Rumus Dasar Gaji Prorata

Sebelum menghitung gaji prorata berdasarkan periode cut-off, penting untuk memahami rumus dasar yang digunakan dalam perhitungannya. Rumus ini menjadi acuan agar penghitungan gaji lebih objektif, transparan, dan sesuai dengan jumlah hari kerja aktual karyawan.

Ada dua metode perhitungan yang umum dipakai perusahaan, yaitu berdasarkan hari kerja dan berdasarkan hari kalender.

a. Metode Perhitungan Berdasarkan Hari Kerja

Metode ini paling adil karena hanya menghitung hari kerja efektif (tidak termasuk hari libur).

Rumus:

Gaji Prorata = (Jumlah Hari Kerja Aktual Karyawan / Jumlah Hari Kerja Efektif dalam Periode Cut-Off) × Gaji Sebulan

Contoh:

• Gaji sebulan: Rp 6.000.000
• Periode cut-off memiliki 25 hari kerja efektif
• Karyawan baru masuk dan bekerja 10 hari

Perhitungan:

10 / 25 × Rp 6.000.000 = Rp 2.400.000

b. Metode Perhitungan Berdasarkan Hari Kalender

Metode ini menggunakan total hari kalender (termasuk hari libur) dalam periode cut-off sebagai pembagi.

Rumus:

Gaji Prorata = (Jumlah Hari Kalender Aktual Karyawan / Jumlah Hari Kalender dalam Periode Cut-Off) × Gaji Sebulan

Contoh:

• Gaji sebulan: Rp 6.000.000
• Periode cut-off memiliki 30 hari kalender
• Karyawan bekerja 15 hari kalender

Perhitungan:

15 / 30 × Rp 6.000.000 = Rp 3.000.000

2. Perhitungan Prorata Unpaid Leave

Jika karyawan mengambil cuti tanpa bayar, gaji akan dipotong proporsional.

Rumus:

Potongan Unpaid Leave = (Jumlah Hari Unpaid Leave / Jumlah Hari Kerja Efektif dalam Periode Cut-Off) × Gaji Sebulan

Contoh Kasus:

• Gaji sebulan: Rp 6.000.000
• Total hari kerja efektif dalam periode cut-off: 22 hari
• Jumlah unpaid leave: 2 hari

Perhitungan:

Potongan unpaid leave = 2 / 22 × Rp 6.000.000
Potongan unpaid leave = Rp 545.455

Jadi, gaji akhir karyawan untuk periode tersebut adalah:
Rp 6.000.000 – Rp 545.455 = Rp 5.454.545

Baca Juga: 20 Software Payroll Terbaik di Indonesia 2025, Catat Namanya!

Permudah Perhitungan Gaji dengan Software Payroll dari KantorKu HRIS

Memahami seluk-beluk cut-off penggajian adalah tanggung jawab besar bagi setiap HRD dan pelaku usaha. Bayangkan jika semua perhitungan rumit di atas mulai dari absensi, lembur, unpaid leave, hingga PPh 21 dan BPJS dapat diselesaikan secara otomatis dan bebas eror, pasti memudahkan, kan?

Oleh karena itu, mari tinggalkan hitungan manual, spreadsheet, dan kebingungan data itu hari ini, dan segera beralih ke KantorKu HRIS untuk mengelola absensi, SDM karyawan, KPI, dan payroll Anda.

Percepat proses penggajian tanpa ribet. Hitung gaji, tunjangan, lembur, PPh 21, dan BPJS secara otomatis tanpa Excel manual. Laporan lengkap siap audit, dan karyawan dapat mengunduh slip gaji digital kapan saja.

Keunggulan Utama KantorKu HRIS:

• Hitung gaji 95% lebih cepat dibanding proses manual
• Perhitungan otomatis & akurat mengikuti regulasi terbaru
• Transfer gaji sekali klik, ke berbagai bank tanpa batas
• Sinkronisasi HR & Payroll real-time, approval fleksibel
• Slip gaji digital transparan, akses mudah bagi karyawan

• Keamanan data terjamin tersertifikasi ISO 27001
• Laporan lengkap siap audit, mendukung keputusan bisnis

Yuk, jangan biarkan lagi proses cut-off gaji Anda menjadi hal menakutkan lagi. Kini saatnya beralih ke sistem HRIS untuk solusi HR Anda!

Tertarik Pakai KantorKu HRIS?

Coba Demo Gratis Sekarang!

Sumber:

Learn G2. 50+ Payroll Statistics Shaping Employee Experience in 2025.

Select Software Review. 60+ Payroll Statistics and Trends for 2025.