Apa Itu Cut-Off Penggajian? Skema, Contoh, & Cara Hitungnya

Sebagai pelaku usaha atau HRD, Anda tentu memahami bahwa hari-hari menjelang gajian sering kali menjadi waktu yang paling menyita energi. Administrasi yang menumpuk, mulai dari rekap absensi hingga perhitungan lembur, harus diselesaikan dalam waktu singkat agar hak karyawan tidak terlambat diberikan.

Pernahkah Anda merasa bingung mengapa lembur di akhir bulan belum masuk ke slip gaji bulan ini? Jawabannya ada pada sistem cut off. Secara mendasar, cut-off gaji adalah batas waktu penarikan data absensi dan kinerja karyawan untuk penghitungan gaji dalam satu periode.

Memahami periode cut-off adalah kunci utama bagi Anda dalam mengatur ekspektasi keuangan perusahaan, manajemen waktu tim HR, hingga memastikan karyawan mendapatkan haknya secara akurat.

Lantas, kapan saja cut-off penggajian dilakukan perusahaan? Bagaimana mekanismenya? Simak penjelasan dan cara cut-off gaji yang umum dilakukan perusahaan pada pembahasan di bawah ini!

Apa itu Cut-Off Penggajian?

Cut-off penggajian adalah titik pemberhentian sementara untuk proses pendataan untuk proses payroll karyawan. Secara teknis, ini adalah periode penutupan perhitungan gaji di mana semua aktivitas karyawan “dikunci” untuk diproses oleh tim finance.

Alasan administratif menjadi faktor utama mengapa perusahaan tidak menggunakan tanggal 1 sampai 30 secara langsung untuk penggajian di tanggal yang sama.

Tanpa adanya cut-off, tim HR tidak akan memiliki waktu yang cukup untuk memvalidasi data absensi, menghitung pajak, hingga melakukan transfer bank yang memakan waktu (terutama jika jumlah karyawan mencapai ratusan orang).

Dalam proses payroll di Indonesia, sistem cut-off penggajian sudah menjadi praktik umum baik di BUMN, instansi pemerintah (PNS), maupun perusahaan swasta. Biasanya cut-off dilakukan sebelum akhir bulan, misalnya tanggal 25, 20, 15, atau 10, tergantung kebijakan perusahaan.

Artinya, data absensi, lembur, keterlambatan, cuti, atau komponen variabel lainnya hanya dihitung berdasarkan rentang waktu sampai tanggal cut-off tersebut. Setelah itu barulah payroll diproses agar gaji bisa cair pada tanggal 25, 27, atau 1 di bulan berikutnya.

Namun, di balik jadwal yang terlihat sederhana, pengelolaan cut-off penggajian secara manual sering kali menjadi pekerjaan yang melelahkan bagi HR & payroll officer.

Kenapa Cut-Off Penggajian Penting dalam Payroll?

Dalam sistem penggajian, cut-off sejatinya tidak hanya terbatas pada input data, melainkan fondasi utama yang menentukan kelancaran, akurasi, dan kepatuhan proses payroll secara keseluruhan.

Penetapan cut-off gaji yang jelas dan konsisten akan berdampak langsung pada aspek hukum, operasional, hingga psikologis karyawan.

Berikut alasan utama mengapa cut-off penggajian memegang peranan krusial:

1. Menjamin Kepatuhan Terhadap Regulasi Ketenagakerjaan

Cut-off gaji dapat memastikan seluruh komponen upah seperti gaji pokok, lembur, tunjangan, dan potongan diproses tepat waktu sesuai dengan Undang-Undang Ketenagakerjaan.

Dengan demikian, perusahaan dapat terhindar dari risiko sanksi administratif, denda, maupun tuntutan hukum akibat keterlambatan pembayaran upah.

2. Meningkatkan Akurasi dan Validitas Data Payroll

Proses payroll sangat penting dilakukan untuk meminimalkan human error akibat input manual, duplikasi data, atau ketidaksesuaian jam kerja

Adanya periode cut-off memberikan ruang bagi tim HR dan payroll untuk melakukan:

• Rekonsiliasi absensi dan lembur
• Verifikasi tunjangan dan potongan
• Cross-check data antar departemen.

3. Menjaga Kepercayaan dan Moral Karyawan

Kepastian tanggal gajian yang konsisten membangun rasa aman finansial bagi karyawan. Ketika karyawan menerima gaji tepat waktu dan sesuai perhitungan, kepercayaan terhadap profesionalisme perusahaan meningkat, yang berdampak langsung pada:

• Loyalitas
• Produktivitas
• Kepuasan kerja

Sebaliknya, keterlambatan atau kesalahan gaji akibat cut-off yang tidak tertata dapat memicu ketidakpuasan hingga konflik industrial.

4. Mendukung Stabilitas Arus Kas (Cash Flow Management)

Bagi tim keuangan, jadwal cut-off gaji berfungsi sebagai dasar perencanaan pengeluaran rutin. Dengan periode yang terdefinisi, perusahaan dapat:

• Mengestimasi total beban gaji bulanan secara akurat
• Menyusun proyeksi arus kas
• Menjaga likuiditas perusahaan tetap sehat

Hal ini sangat krusial terutama bagi bisnis yang sedang bertumbuh atau memiliki struktur biaya operasional yang ketat.

5. Mengurangi Risiko Kerugian Finansial Akibat Kesalahan Payroll

Dengan penerapan cut-off yang disiplin dan alur verifikasi yang sistematis, risiko tersebut dapat ditekan secara signifikan, sekaligus meningkatkan efisiensi operasional payroll secara keseluruhan.

Risiko yang dimaksud dalam hal ini mencakup:

• Salah hitung gaji
• Kelebihan atau kekurangan bayar
• Kesalahan potongan pajak dan BPJS

Perbedaan Tanggal Cut-Off dan Tanggal Gajian (Payday)

Dalam praktik penggajian, masih banyak karyawan maupun pelaku usaha yang menganggap tanggal cut-off dan tanggal gajian sebagai hal yang sama.

Padahal, keduanya memiliki fungsi dan peran yang sangat berbeda dalam sistem administrasi payroll perusahaan.

Berikut adalah perbedaan tanggal cut-off dan tanggal gajian:

1. Tanggal Cut-Off Penggajian

Tanggal cut-off adalah batas akhir periode kerja yang dijadikan dasar perhitungan gaji dalam satu siklus penggajian. Pada tanggal inilah seluruh data terkait:

• Kehadiran (absensi)
• Jam lembur
• Cuti dan izin
• Tunjangan berbasis kehadiran atau performa
• Potongan (terlambat, absen, pinjaman, dan lain-lain)

Data ini akan dikunci dan tidak lagi dimasukkan ke dalam perhitungan bulan berjalan. Aktivitas kerja setelah tanggal cut-off akan otomatis dialokasikan ke periode penggajian berikutnya.

Fungsi utama cut-off adalah memberi waktu bagi tim HR dan finance untuk melakukan rekap, validasi, serta perhitungan payroll secara akurat sebelum gaji dibayarkan.

2. Tanggal Gajian (Payday)

Tanggal gajian atau payday adalah hari di mana perusahaan melakukan pembayaran gaji kepada karyawan, baik melalui transfer bank maupun metode pembayaran lainnya. Pada tanggal inilah hak finansial karyawan atas hasil kerjanya benar-benar diterima.

Payday biasanya ditetapkan secara tetap setiap bulan (misalnya tanggal 25, 28, atau 1), sehingga karyawan dapat merencanakan kebutuhan keuangannya dengan lebih teratur.

Contoh Siklus Cut-Off Gaji yang Umum di Indonesia

Skema cut-off penggajian di Indonesia tidak bersifat seragam karena setiap perusahaan memiliki karakteristik operasional, sistem absensi, serta alur administrasi yang berbeda.

Penetapan siklus cut-off umumnya disesuaikan dengan kebutuhan waktu pengolahan data, proses persetujuan, hingga kesiapan dana perusahaan.

Melansir dari Select Software Review, 43% perusahaan swasta di AS menggunakan periode penggajian bi-weekly (setiap dua minggu) sebagai skema yang paling umum.

Berikut beberapa pola cut-off gaji yang paling sering digunakan di Indonesia:

1. Siklus 26–25 (Paling Umum)

Pada skema ini, periode kerja dihitung mulai dari tanggal 26 bulan sebelumnya hingga tanggal 25 bulan berjalan.

Karakteristik:

• Banyak digunakan oleh perusahaan yang menetapkan tanggal gajian di awal bulan (misalnya tanggal 1–5).
• Memberi jeda waktu sekitar 5–7 hari bagi tim HR dan finance untuk:
  
  • Rekap absensi
  • Hitung lembur
  • Validasi tunjangan dan potongan
  • Proses approval payroll

Contoh:

Gaji yang dibayarkan tanggal 1 Februari akan menghitung kinerja periode 26 Desember–25 Januari.

2. Siklus 21–20

Dalam pola ini, perhitungan gaji mencakup periode kerja dari tanggal 21 bulan sebelumnya hingga tanggal 20 bulan berjalan.

Tujuan utama:

• Agar perusahaan memiliki waktu cukup untuk memproses payroll sehingga gaji dapat dibayarkan pada tanggal 25 bulan yang sama.
• Umum dipakai oleh perusahaan yang menetapkan payday di pertengahan hingga akhir bulan.

Keunggulan:

• Memberikan buffer waktu 4–5 hari kerja untuk proses verifikasi data.
• Mengurangi risiko keterlambatan transfer gaji akibat koreksi data di menit terakhir.

3. Siklus 16–15

Pada skema ini, periode kerja dihitung dari tanggal 16 bulan sebelumnya hingga tanggal 15 bulan berjalan.

Biasanya diterapkan oleh:

• Perusahaan dengan struktur organisasi besar
• Industri yang memiliki sistem shift kompleks
• Bisnis yang membutuhkan proses approval berlapis

Alasan penerapan:

Perusahaan memerlukan waktu lebih panjang (hingga 10 hari kerja) untuk:

• Konsolidasi data dari banyak cabang
• Audit internal komponen upah
• Sinkronisasi dengan sistem keuangan pusat sebelum gaji dibayarkan di akhir bulan.

Fungsi dan Manfaat Sistem Cut-Off bagi Perusahaan

Sistem cut-off penggajian merupakan instrumen pengendalian yang krusial dalam manajemen sumber daya manusia dan keuangan.

Dengan penetapan cut-off yang jelas, perusahaan dapat membangun proses payroll yang tertib, akurat, dan dapat dipertanggungjawabkan.

Berikut enam fungsi utama sistem cut-off bagi perusahaan:

1. Standardisasi Operasional

Cut-off menciptakan ritme kerja yang konsisten bagi tim HR, payroll, dan akuntansi. Setiap bulan, alur kerja menjadi terstruktur, mulai dari penutupan absensi, perhitungan lembur, validasi tunjangan, hingga proses pembayaran.

Standardisasi ini mengurangi ketergantungan pada proses ad hoc dan meminimalkan kekacauan jadwal.

2. Validasi dan Akurasi Data

Periode cut-off memberi ruang waktu untuk melakukan koreksi atas data yang tidak sinkron, seperti:

• Karyawan lupa clock-in atau clock-out
• Kesalahan input jadwal shift
• Ketidaksesuaian data lembur
• Cuti yang belum terinput sistem

Dengan proses verifikasi ini, risiko salah bayar (overpayment maupun underpayment) dapat ditekan secara signifikan.

3. Efisiensi Proses Audit

Cut-off membantu membagi data ke dalam periode yang jelas dan terdokumentasi. Hal ini memudahkan:

• Audit internal
• Pemeriksaan eksternal (akuntan publik, regulator, BPJS, pajak)
• Penelusuran riwayat perhitungan gaji jika terjadi sengketa

Setiap komponen upah dapat dilacak berdasarkan periode kerja yang spesifik.

4. Pengendalian Biaya Tenaga Kerja

Dengan cut-off yang disiplin, perusahaan dapat memantau beban gaji per periode secara lebih akurat. Manajemen bisa:

• Menganalisis tren lembur
• Mengidentifikasi lonjakan biaya tunjangan
• Mengevaluasi efektivitas penjadwalan tenaga kerja

Ini membantu pengambilan keputusan strategis terkait efisiensi biaya SDM.

5. Perencanaan Arus Kas yang Lebih Presisi

Cut-off gaji juga menjadi dasar proyeksi pengeluaran rutin terbesar perusahaan, yaitu biaya gaji. Dengan periode yang konsisten, tim keuangan dapat:

• Menyusun cash flow projection
• Mengatur jadwal pencairan dana
• Menjaga likuiditas tetap stabil menjelang payday

6. Mitigasi Risiko Perselisihan Industrial

Ketika aturan cut-off disosialisasikan dengan baik, karyawan memahami bahwa setiap komponen upah dibayarkan sesuai periode administrasi yang telah ditetapkan, sehingga potensi komplain dan perselisihan dapat ditekan.

Transparansi periode perhitungan yang ditetapkan melalui cut-off membantu mencegah konflik terkait:

• Lembur yang “belum dibayar”
• Tunjangan yang dianggap hilang
• Potongan gaji yang dipertanyakan

Baca Juga: 15 Manfaat Software Payroll bagi Bisnis, Hitung Gaji & Kirim Massal

Bagaimana Jika Karyawan Baru Masuk di Tengah Periode Cut-Off?

Masuk kerja di tengah periode cut-off adalah situasi yang sangat umum, terutama bagi karyawan yang direkrut tidak bertepatan dengan awal bulan.

Kondisi ini sering menimbulkan pertanyaan mengenai apakah gaji yang diterima akan penuh atau sebagian, serta bagaimana mekanisme perhitungannya.

Berikut adalah hal yang akan terjadi jika karyawan baru masuk di tengah periode cut-off:

1. Gaji Dibayar Secara Proporsional (Prorata)

Karyawan yang mulai bekerja di tengah periode cut-off tidak langsung menerima gaji satu bulan penuh. Perusahaan akan menghitung gaji secara prorata, yaitu berdasarkan jumlah hari kerja efektif sejak tanggal mulai bekerja hingga tanggal cut-off.

Rumus sederhananya:

Gaji Prorata = (Jumlah Hari Kerja Aktual ÷ Total Hari Kerja dalam Periode) × Gaji Bulanan

Perhitungan ini memastikan bahwa karyawan tetap menerima hak upah secara adil sesuai dengan waktu kerja yang benar-benar dijalani.

Baca Juga: 6 Cara Menghitung Gaji Prorata Berdasarkan Jam Kerja, Hari Kerja, & Karyawan Baru

2. Mekanisme Gaji Gantungan

Hari kerja yang jatuh setelah tanggal cut-off belum dapat diproses dalam payroll bulan berjalan karena data absensi sudah dikunci. Oleh karena itu, sisa hari kerja tersebut akan:

• Diakumulasikan ke periode penggajian berikutnya, atau
• Dibayarkan sebagai komponen tersendiri pada slip gaji bulan depan

Praktik ini di dunia HR sering disebut sebagai gaji gantungan, yakni bagian gaji yang tertunda pembayarannya karena berada di luar periode administrasi yang telah ditetapkan.

3. Contoh Kasus

Misalnya:

• Cut-off perusahaan: tanggal 25
• Karyawan mulai bekerja: tanggal 10
• Gaji bulanan: Rp6.000.000
• Total hari kerja dalam periode: 22 hari kerja
• Hari kerja aktif dari tanggal 10–25: 12 hari kerja

Maka gaji yang dibayarkan pada payday berikutnya:

(12 ÷ 22) × Rp6.000.000 = Rp3.272.727 (prorata)

Sisa hari kerja dari tanggal 26 hingga akhir bulan akan masuk ke periode cut-off berikutnya dan dibayarkan pada gaji bulan selanjutnya.

Baca Juga: Cara Menghitung Gaji Karyawan: Bulanan, Harian, atau Per Jam

4. Tujuan Penerapan Skema Ini

Skema prorata dan gaji gantungan sebenarnya bertujuan untuk:

• Menjaga keadilan pembayaran berdasarkan hari kerja aktual
• Menjamin akurasi administrasi payroll
• Menghindari kesalahan perhitungan akibat perubahan data setelah cut-off
• Memastikan perusahaan tetap patuh pada ketentuan ketenagakerjaan terkait pembayaran upah tepat waktu

5. Pentingnya Komunikasi dari HR

Agar tidak menimbulkan kebingungan, HR perlu menjelaskan sejak awal kepada karyawan baru mengenai beberapa hal terkait cut-off gaji.

Dengan transparansi ini, karyawan dapat mengatur ekspektasi finansialnya dengan lebih baik dan memahami bahwa selisih pembayaran bukanlah kesalahan, melainkan konsekuensi dari sistem administrasi yang berlaku.

Beberapa hal yang perlu dikomunikasikan dengan karyawan Anda yaitu:

• Tanggal cut-off perusahaan
• Tanggal gajian
• Mekanisme gaji prorata dan gaji gantungan
• Estimasi nominal gaji pertama yang akan diterima

Faktor yang Mempengaruhi Tanggal Cut-Off Penggajian

DalPenentuan tanggal cut-off penggajian bukanlah keputusan acak, melainkan hasil pertimbangan strategis yang berkaitan langsung dengan kepatuhan hukum, akurasi perhitungan, serta kelancaran operasional perusahaan.

Dalam sebuah laporan yang dikutip dari Learn G2, Sebanyak 53% perusahaan pernah dikenakan denda atau sanksi karena ketidakpatuhan dalam pengelolaan payroll (penggajian) dalam lima tahun terakhir.

Bentuk payroll non-compliance ini dapat meliputi:

• Keterlambatan pembayaran gaji
• Kesalahan perhitungan pajak dan iuran BPJS
• Laporan penggajian yang tidak sesuai ketentuan regulator
• Salah hitung lembur, potongan, atau tunjangan
• Kekeliruan administrasi akibat proses manual yang tidak tervalidasi

Risiko-risiko tersebut menjelaskan mengapa setiap perusahaan sangat berhati-hati dalam menentukan tanggal cut-off.

Secara umum, terdapat beberapa faktor utama yang memengaruhi perbedaan tanggal cut-off antar perusahaan:

1. Kebijakan Internal dan Model Bisnis

Setiap perusahaan memiliki kebijakan operasional yang berbeda. Ada yang menetapkan cut-off pada tanggal 25 agar perhitungan gaji mencakup sebagian besar hari kerja dalam bulan yang sama, sehingga karyawan merasa periode kerja dan periode gaji lebih “sinkron” dengan kalender.

Sementara itu, perusahaan dengan sistem penggajian yang sangat terstruktur mungkin memilih cut-off lebih awal demi stabilitas proses administrasi.

2. Kompleksitas dan Lama Proses Verifikasi Data

Semakin besar jumlah karyawan dan semakin kompleks komponen gaji (lembur, insentif, komisi, shift, tunjangan variabel), semakin panjang pula waktu yang dibutuhkan untuk:

• Rekap absensi
• Validasi lembur
• Approval atasan
• Rekonsiliasi dengan sistem keuangan

Karena itu, perusahaan berskala besar atau padat karya cenderung menetapkan cut-off lebih awal, seperti tanggal 15 atau 20, agar tersedia waktu yang cukup untuk proses verifikasi berlapis sebelum payroll dikunci.

3. Jadwal Pembayaran Bank dan Sistem Transfer

Tanggal gajian tidak dapat dilepaskan dari jadwal operasional perbankan. Transfer massal ke ribuan rekening memerlukan waktu proses tertentu, terlebih jika:

• Melibatkan lebih dari satu bank
• Bertepatan dengan akhir pekan
• Jatuh pada hari libur nasional

Dalam kondisi tersebut, perusahaan biasanya memajukan tanggal cut-off agar seluruh proses persiapan dana dan administrasi perbankan dapat selesai sebelum hari non-operasional, sehingga gaji tetap diterima karyawan tepat waktu.

4. Tingkat Otomatisasi Sistem HR dan Payroll

Perusahaan yang masih mengandalkan proses manual atau semi-manual memerlukan waktu lebih panjang untuk rekap dan pengecekan data, sehingga cut-off harus lebih jauh dari tanggal gajian.

Sebaliknya, perusahaan yang telah menggunakan sistem HRIS dan software payroll terintegrasi, seperti aplikasi absensi digital, perhitungan pajak otomatis, dan transfer massal, dapat berupa:

• Mengunci data lebih cepat
• Melakukan validasi real-time
• Mengurangi human error

Hal ini memungkinkan tanggal cut-off ditetapkan lebih dekat dengan tanggal gajian tanpa mengorbankan akurasi.

Baca Juga: Payroll Manual vs Otomatis: Mana yang Lebih Aman untuk Data Perusahaan?

5. Kepatuhan Terhadap Regulasi Ketenagakerjaan

Perusahaan juga harus memastikan bahwa penetapan cut-off mendukung kewajiban pembayaran upah tepat waktu sesuai peraturan perundang-undangan.

Buffer waktu antara cut-off dan payday menjadi krusial untuk mengantisipasi koreksi data agar tidak terjadi keterlambatan yang berpotensi menimbulkan sanksi hukum.

6. Struktur Organisasi dan Alur Persetujuan

Di perusahaan dengan banyak jenjang manajemen, proses persetujuan lembur, insentif, atau koreksi absensi sering memerlukan waktu.

Semakin panjang rantai approval, semakin awal pula cut-off perlu ditetapkan agar seluruh data sudah final sebelum payroll diproses.

Baca Juga: 15 Manfaat Software Payroll bagi Bisnis, Hitung Gaji & Kirim Massal

Contoh Periode Cut-Off Pengajian yang Banyak Dipakai Perusahaan

Dalam praktiknya, penentuan periode cut-off penggajian sangat bergantung pada kebijakan internal, kompleksitas struktur gaji, jumlah karyawan, serta kesiapan sistem HR dan keuangan perusahaan.

Tidak ada satu standar baku yang berlaku untuk semua, namun terdapat beberapa pola yang paling umum diterapkan di dunia kerja.

Berikut contoh periode cut-off penggajian yang sering digunakan beserta karakteristiknya:

1. Periode Cut-Off Gaji Tanggal 25 (Paling Populer)

Skema ini menjadi yang paling banyak digunakan, terutama oleh perusahaan yang membayarkan gaji di awal bulan.

Periode Kerja yang Dihitung:

• Tanggal 26 bulan sebelumnya hingga tanggal 25 bulan berjalan.

Contoh:

• Gaji bulan November dihitung berdasarkan data kerja periode 26 Oktober–25 November.

Perkiraan Tanggal Pembayaran:

• Tanggal 1–5 bulan berikutnya (1–5 Desember).

Karakteristik dan Kelebihan:

• Periode kerja yang dihitung sangat mendekati satu bulan kalender penuh.
• Cocok bagi perusahaan yang menetapkan payday di awal bulan.
• Memberikan waktu 3–7 hari bagi HR dan Finance untuk:
  
  • Rekap absensi
  • Hitung lembur dan tunjangan variabel
  • Validasi potongan dan pajak
    
• Membuat karyawan merasa gaji yang diterima relatif “up-to-date” dengan kinerja terbaru.

2. Periode Cut-Off Gaji Tanggal 20

Skema ini biasanya dipilih oleh perusahaan yang menggaji karyawan di akhir bulan, dengan kebutuhan waktu verifikasi yang lebih panjang.

Periode Kerja yang Dihitung:

• Tanggal 21 bulan sebelumnya hingga tanggal 20 bulan berjalan.

Contoh:

• Gaji bulan November dihitung dari periode 21 Oktober–20 November.

Perkiraan Tanggal Pembayaran:

• Tanggal 25–30 bulan yang sama (25–30 November).

Karakteristik dan Kelebihan:

• Memberikan jeda waktu 5–10 hari sebelum gaji dibayarkan.
• Ideal bagi perusahaan dengan:
  
  • Proses verifikasi berlapis
  • Persetujuan lembur dari banyak atasan
  • Rekap absensi dari banyak cabang
    
• Mengurangi risiko keterlambatan gaji akibat koreksi data mendekati payday.

3. Periode Cut-Off Gaji Tanggal 15

Periode ini umumnya diterapkan oleh perusahaan berskala besar dengan struktur penggajian yang kompleks.

Periode Kerja yang Dihitung:

• Tanggal 16 bulan sebelumnya hingga tanggal 15 bulan berjalan.

Contoh:

• Gaji bulan November dihitung dari periode 16 Oktober–15 November.

Perkiraan Tanggal Pembayaran:

• Tanggal 20–25 bulan berjalan (20–25 November).

Karakteristik dan Kelebihan:

• Umumnya diterapkan oleh perusahaan berskala besar atau padat karya.
• Cocok untuk industri dengan:
  
  • Sistem shift kompleks
  • Komponen gaji variabel tinggi (insentif, premi, komisi)
  • Proses audit internal sebelum payroll final
    
• Memberikan waktu pengolahan hingga dua minggu sebelum pembayaran.

4. Periode Cut-Off Gaji Tanggal 10

Meski tidak sepopuler tanggal 25 atau 20, skema ini memberikan waktu pemrosesan paling panjang.

Periode Kerja yang Dihitung:

• Tanggal 11 bulan sebelumnya hingga tanggal 10 bulan berjalan.

Contoh:

• Gaji bulan November dihitung dari periode 11 Oktober–10 November.

Perkiraan Tanggal Pembayaran:

• Tanggal 15–20 bulan berjalan (15–20 November).

Karakteristik dan Kelebihan:

• Menyediakan buffer waktu terpanjang untuk proses payroll.
• Cocok bagi perusahaan dengan:
  
  • Sistem administrasi yang masih manual
  • Banyak komponen tunjangan berbasis performa
  • Kebutuhan rekonsiliasi lintas departemen yang intensif
    
• Risiko kesalahan perhitungan dapat ditekan karena waktu verifikasi lebih longgar.

Baca Juga: Panduan Sistem Penggajian Karyawan untuk HR yang Efisien

Apa Saja yang Dinilai Saat Cut-Off?

Momen cut-off merupakan titik krusial dalam siklus payroll, di mana seluruh data yang berpengaruh terhadap besaran gaji, baik sebagai penambah maupun pengurang, dikunci, diverifikasi, dan dijadikan dasar perhitungan akhir.

Pada tahap ini, tim HR dan Finance melakukan konsolidasi seluruh komponen penghasilan dan potongan agar gaji yang dibayarkan akurat, adil, dan sesuai regulasi.

Berikut indikator utama yang umumnya dinilai saat proses cut-off penggajian:

1. Kehadiran dan Absensi

Data kehadiran menjadi fondasi utama perhitungan gaji. Ketidaksesuaian pada aspek ini dapat berdampak pada pemotongan tunjangan kehadiran, insentif disiplin, atau bahkan gaji pokok sesuai kebijakan perusahaan.

Nantinya HR akan menilai beberapa hal berikut:

• Jumlah hari kerja efektif
• Keterlambatan (late coming)
• Pulang lebih awal
• Ketidakhadiran tanpa keterangan (absent)

2. Lembur (Overtime)

Seluruh jam lembur yang terjadi dalam periode cut-off dan telah memperoleh persetujuan atasan akan dihitung dan dikonversikan menjadi upah lembur sesuai ketentuan perundang-undangan serta kebijakan internal perusahaan.

3. Izin, Sakit, dan Cuti

Data ini berpengaruh terhadap saldo cuti, pembayaran upah, serta tunjangan berbasis kehadiran. Selama periode tersebut, HR akan memverifikasi:

• Cuti tahunan
• Cuti sakit dengan surat dokter
• Izin khusus (menikah, duka, melahirkan, dan sebagainya)

4. Unpaid Leave

Ketidakhadiran tanpa upah (unpaid leave) memiliki dampak langsung terhadap penghasilan karena jumlah hari yang diambil akan dikonversi menjadi potongan gaji pokok secara proporsional.

5. Insentif dan Komisi

Nilai insentif dan komisi yang telah disetujui akan dimasukkan sebagai komponen penambah gaji pada periode tersebut.

Untuk karyawan dengan skema variabel, tim payroll akan merekap:

• Pencapaian target penjualan
• Hasil kinerja individu atau tim
• Skema bonus berbasis performa

6. Tunjangan dan Potongan Variabel

Komponen ini meliputi tunjangan yang besarannya bisa berubah setiap bulan, seperti:

• Tunjangan transportasi
• Tunjangan makan
• Tunjangan shift
• Potongan keterlambatan, denda, atau koreksi administratif

7. Potongan BPJS dan Pajak (PPh 21)

Perhitungan potongan BPJS dan Pajak (PPh 21) wajib akurat karena berkaitan langsung dengan kepatuhan hukum perusahaan.

HR dan Finance menghitung serta memotong:

• Iuran BPJS Kesehatan
• Iuran BPJS Ketenagakerjaan
• Pajak Penghasilan Pasal 21 (PPh 21)

Baca Juga: Potongan Pajak Gaji PPh 21: Jenis & Cara Hitung sesuai Skema TER Terbaru

8. Pinjaman atau Kasbon Karyawan

Cicilan pinjaman internal, kasbon, atau fasilitas kredit karyawan yang jatuh tempo akan otomatis dipotong dari gaji sesuai perjanjian yang telah disepakati.

9. Perubahan Data Karyawan

Perubahan administratif yang berdampak finansial juga harus diperbarui sebelum cut-off, seperti:

• Status pernikahan
• Jumlah tanggungan (untuk perhitungan pajak)
• Perubahan jabatan atau golongan
• Penyesuaian gaji pokok dan tunjangan tetap

10. Penilaian Kinerja Bulanan (Jika Berlaku)

Di perusahaan yang menerapkan sistem performance-based pay, hasil evaluasi KPI bulanan dapat memengaruhi:

• Skema reward lainnya
• Bonus kinerja
• Tunjangan prestasi

Dampak Ketika Salah Menentukan Cut-Off Penggajian

Penetapan periode cut-off yang tidak matang, terlalu mepet dengan tanggal gajian, atau sering berubah-ubah bukan hanya masalah administratif, tetapi dapat menimbulkan dampak serius terhadap keuangan, kepatuhan hukum, hingga hubungan industrial di dalam perusahaan.

Berikut beberapa risiko utama yang dapat muncul apabila perusahaan salah menentukan cut-off penggajian:

1. Gaji Tidak Akurat dan Terjadi Selisih Perhitungan

Cut-off yang tidak memberikan waktu cukup untuk rekap dan verifikasi data akan menyebabkan komponen variabel seperti lembur, komisi, insentif, atau tunjangan kehadiran tidak terhitung secara lengkap. Akibatnya:

• Terjadi kelebihan bayar (overpayment) atau kekurangan bayar (underpayment)
• Slip gaji tidak mencerminkan kondisi kerja yang sebenarnya
• HR harus melakukan koreksi dan pembayaran susulan yang memakan waktu serta biaya tambahan.

2. Komplain dan Ketidakpuasan Karyawan Meningkat

Gaji adalah hak paling sensitif bagi karyawan. Ketika terjadi kesalahan atau keterlambatan akibat cut-off yang tidak tertata, dampaknya bisa langsung terasa pada:

• Turunnya kepercayaan terhadap manajemen
• Meningkatnya jumlah komplain ke HR
• Menurunnya engagement dan motivasi kerja
• Potensi konflik industrial jika masalah terus berulang

Dalam banyak kasus, isu payroll menjadi salah satu penyebab utama turunnya loyalitas karyawan.

3. Keterlambatan Proses Payroll dan Pembayaran Gaji

Jika cut-off ditetapkan terlalu dekat dengan tanggal gajian, tim HR dan Finance tidak memiliki waktu yang memadai untuk:

• Mengunci data absensi dan lembur
• Melakukan approval berjenjang
• Menghitung pajak dan BPJS
• Menyiapkan file transfer bank

Akibatnya, proses payroll molor dan gaji berisiko dibayarkan terlambat, yang dapat melanggar ketentuan ketenagakerjaan.

4. Kesalahan Potongan BPJS dan Pajak (PPh 21)

Komponen iuran wajib seperti BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, dan PPh 21 sangat bergantung pada akurasi data penghasilan dan status karyawan. Cut-off yang kacau dapat menyebabkan:

• Salah hitung iuran dan pajak
• Kurang setor atau lebih setor
• Denda, bunga, atau sanksi administrasi dari otoritas terkait
• Risiko temuan negatif saat pemeriksaan pajak atau audit kepatuhan

5. Ketidakstabilan Perencanaan Keuangan dan Arus Kas

Ketidakpastian jumlah dan waktu pengeluaran gaji dapat mengganggu cash flow perusahaan, terutama bagi perusahaan dengan margin operasional yang ketat. Tanpa cut-off yang konsisten, tim Finance akan kesulitan:

• Memproyeksikan total beban gaji secara akurat
• Menentukan kebutuhan dana menjelang payday
• Menjaga likuiditas perusahaan

6. Kesulitan Rekonsiliasi Data dan Proses Audit

Data yang tidak terstruktur meningkatkan risiko temuan audit dan memperbesar beban kerja korektif di kemudian hari. Periode cut-off yang tidak jelas atau sering berubah akan menyulitkan:

• Pembuktian kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan dan perpajakan
• Penelusuran histori perhitungan gaji
• Rekonsiliasi data antara HR, Finance, dan Accounting
• Proses audit internal maupun eksternal

Cara Menghitung Gaji Prorata dengan Periode Cut Off

CuPeriode cut-off penggajian tidak hanya menjadi acuan waktu pembayaran, tetapi juga dasar penting dalam menghitung gaji prorata (proportional salary).

Gaji prorata diterapkan untuk karyawan yang baru bergabung, resign, atau cuti di tengah periode gaji, sehingga pembayaran upah mencerminkan jumlah hari kerja aktual secara adil.

Perhitungan gaji prorata membantu perusahaan:

• Memberikan gaji yang sesuai hak karyawan
• Menghindari pembayaran berlebih atau kurang
• Menjaga akurasi administrasi payroll

1. Rumus Dasar Gaji Prorata

Sebelum menghitung gaji prorata, penting memahami rumus dasar agar perhitungan lebih objektif, transparan, dan sesuai jumlah hari kerja aktual.

Secara umum, ada dua metode perhitungan yang banyak digunakan:

a. Metode Berdasarkan Hari Kerja Efektif

Metode ini menghitung hanya hari kerja aktual karyawan, tidak termasuk hari libur dan akhir pekan, sehingga dianggap lebih adil.

Rumus:

Gaji Prorata = (Jumlah Hari Kerja Aktual / Jumlah Hari Kerja Efektif dalam Periode Cut-Off) × Gaji Sebulan

Contoh:

• Gaji sebulan: Rp6.000.000
• Periode cut-off: 25 hari kerja efektif
• Karyawan baru masuk dan bekerja 10 hari

Gaji Prorata = (10 / 25) × 6.000.000 = Rp2.400.000

b. Metode Berdasarkan Hari Kalender

Metode ini menggunakan total hari kalender dalam periode cut-off, termasuk hari libur, sebagai pembagi.

Rumus:

Gaji Prorata = (Jumlah Hari Kalender Aktual Karyawan / Jumlah Hari Kalender dalam Periode Cut-Off) × Gaji Sebulan

Contoh:

• Gaji sebulan: Rp6.000.000
• Periode cut-off: 30 hari kalender
• Karyawan bekerja 15 hari

Gaji Prorata = (15 / 30) × 6.000.000 = Rp3.000.000

2. Perhitungan Prorata untuk Unpaid Leave

Selain karyawan baru atau keluar, unpaid leave (cuti tanpa gaji) juga harus diperhitungkan secara proporsional karena memengaruhi gaji pokok.

Rumus:

Potongan Unpaid Leave = (Jumlah Hari Unpaid Leave / Jumlah Hari Kerja Efektif dalam Periode Cut-Off) × Gaji Sebulan

Contoh Kasus:

• Gaji sebulan: Rp6.000.000
• Jumlah hari kerja efektif dalam periode cut-off: 22 hari
• Jumlah unpaid leave: 2 hari

Potongan Unpaid Leave = (2 / 22) × 6.000.000 = Rp545.455

Gaji akhir karyawan untuk periode tersebut:

Gaji Akhir = 6.000.000 − 545.455 = Rp5.454.545Baca Juga: 20 Software Payroll Terbaik di Indonesia 2025, Catat Namanya!

Permudah Perhitungan Gaji dengan Software Payrolldari KantorKu HRIS

Memahami seluk-beluk cut-off penggajian adalah tanggung jawab besar bagi setiap HRD dan pelaku usaha. Bayangkan jika semua perhitungan rumit di atas mulai dari absensi, lembur, unpaid leave, hingga PPh 21 dan BPJS dapat diselesaikan secara otomatis dan bebas eror, pasti memudahkan, kan?

Oleh karena itu, mari tinggalkan hitungan manual, spreadsheet, dan kebingungan data itu hari ini, dan segera beralih ke KantorKu HRIS untuk mengelola absensi, SDM karyawan, KPI, dan payroll Anda.

Percepat proses penggajian tanpa ribet. Hitung gaji, tunjangan, lembur, PPh 21, dan BPJS secara otomatis tanpa Excel manual. Laporan lengkap siap audit, dan karyawan dapat mengunduh slip gaji digital kapan saja.

Keunggulan Utama KantorKu HRIS:

• Hitung gaji 95% lebih cepat dibanding proses manual
• Perhitungan otomatis & akurat mengikuti regulasi terbaru
• Transfer gaji sekali klik, ke berbagai bank tanpa batas
• Sinkronisasi HR & Payroll real-time, approval fleksibel
• Slip gaji digital transparan, akses mudah bagi karyawan

• Keamanan data terjamin tersertifikasi ISO 27001
• Laporan lengkap siap audit, mendukung keputusan bisnis

Yuk, jangan biarkan lagi proses cut-off gaji Anda menjadi hal menakutkan lagi. Kini saatnya beralih ke sistem HRIS untuk solusi HR Anda!

Tertarik Pakai KantorKu HRIS?

Coba Demo Gratis Sekarang!

Sumber:

Learn G2. 50+ Payroll Statistics Shaping Employee Experience in 2025.

Select Software Review. 60+ Payroll Statistics and Trends for 2025.