Panduan Lengkap Membuat Jadwal Shift Kerja yang Efektif untuk Karyawan

Mengatur jadwal shift kerja bukan hanya soal membagi waktu, melainkan tentang menjaga keseimbangan antara produktivitas perusahaan dan kesejahteraan karyawan.

Apalagi, kesalahan kecil dalam pengaturan jadwal bisa berdampak besar, mulai dari ketidakpuasan karyawan hingga pelanggaran hukum ketenagakerjaan.

Karena itu, penting bagi Anda memahami konsep dasar, aturan hukum, hingga tips praktis dalam menyusun jadwal shift kerja yang efektif.

Oleh karena itu, pastikan Anda menyimak artikel ini hingga akhir!

Apa Itu Jadwal Shift Kerja?

Sebelum membahas lebih jauh, mari kita mulai dengan pengertian dasarnya.

Jadwal shift kerja adalah sistem pembagian jam kerja karyawan menjadi beberapa periode dalam satu hari untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaan.

Sistem ini biasanya diterapkan pada perusahaan yang beroperasi lebih dari 8 jam per hari, bahkan 24 jam, seperti rumah sakit, pabrik manufaktur, restoran, hingga layanan call center.

Penggunaan jadwal shift kerja membantu memastikan bahwa bisnis tetap berjalan optimal sepanjang hari tanpa melanggar batasan jam kerja maksimal yang telah ditetapkan oleh regulasi pemerintah.

Jenis-Jenis Sistem Penjadwalan Shift Kerja

Setelah memahami pengertian dasarnya, penting bagi Anda untuk mengetahui berbagai model jadwal shift kerja yang umum diterapkan:

1. Pola 2 Shift: Pembagian waktu kerja menjadi dua bagian, misal shift pagi (08.00-16.00) dan shift sore (16.00-24.00).
2. Pola 3 Shift: Umum digunakan untuk operasional 24 jam, melibatkan shift pagi, sore, dan malam (contoh: 07.00-15.00, 15.00-23.00, dan 23.00-07.00).
3. Shift Rotasi: Yang dimaksudkan adalah karyawan bergiliran menjalani shift pagi, sore, dan malam dalam periode tertentu.
4. Shift Fleksibel: Jam kerja disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan ketersediaan karyawan.
5. Shift Split: Karyawan bekerja dalam dua sesi terpisah dalam satu hari, misal pagi dan malam.

Aturan Perundang-Undangan terkait Jam Kerja Shift

Penyusunan jadwal shift kerja tidak bisa dilakukan sembarangan. Ada aturan yang harus dipatuhi berdasarkan Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan dan juga ketentuan tambahan dari Omnibus Law.

Ketentuan umumnya adalah:

• Jika bekerja 6 hari kerja per minggu, maksimal jam kerja adalah 7 jam per hari atau 40 jam per minggu.
• Jika bekerja 5 hari kerja per minggu, maksimal jam kerja adalah 8 jam per hari atau 40 jam per minggu.

Jika karyawan bekerja melebihi batas waktu tersebut, perusahaan wajib memberikan upah lembur sesuai ketentuan.

Menurut Pasal 76 UU Ketenagakerjaan, bagi karyawan perempuan shift malam dengan jam pulang kerja antara pukul 23.00-05.00 perusahaan diwajibkan memberikan fasilitas keamanan dan kesehatan tambahan, seperti transportasi pulang.

Dengan demikian, setiap pembuatan jadwal shift kerja harus berpedoman pada batas maksimal jam kerja dan ketentuan perlindungan karyawan.

Baca juga: Aturan Jam Kerja Disnaker, Mulai dari Jam Kerja hingga Jam Lembur!

Tips Menyusun Jadwal Shift Kerja

Membuat jadwal shift kerja yang efektif membutuhkan perencanaan yang cermat. Berikut beberapa tips yang bisa Anda terapkan:

1. Pahami Kebutuhan Operasional Perusahaan

Pastikan Anda memahami dengan baik kebutuhan operasional perusahaan sebelum menyusun jadwal shift kerja.

Pertimbangkan volume pekerjaan, puncak aktivitas harian, serta karakteristik layanan yang ditawarkan.

Dengan begitu, Anda dapat memilih pola shift yang paling efisien untuk mendukung kelangsungan operasional.

2. Pastikan Kepatuhan Hukum

Selalu pastikan jadwal shift kerja yang Anda susun tidak melebihi batas maksimal 40 jam kerja per minggu.

Patuh terhadap regulasi bukan hanya mencegah potensi sanksi hukum, tetapi juga menjaga reputasi perusahaan di mata publik dan karyawan.

Kepatuhan hukum akan menciptakan rasa aman dan kepercayaan bagi seluruh pihak terkait.

3. Gunakan Rotasi yang Adil

Susunlah sistem rotasi shift yang adil agar setiap karyawan memiliki kesempatan bergiliran menjalani shift pagi, sore, maupun malam.

Hal ini penting untuk menjaga keseimbangan beban kerja dan menghindari kelelahan yang berlebihan.

Rotasi yang adil juga berdampak positif terhadap motivasi dan produktivitas karyawan.

4. Berikan Waktu Istirahat yang Cukup

Waktu istirahat yang memadai wajib Anda sisipkan di antara jadwal shift kerja.

Istirahat yang cukup membantu menjaga kesehatan fisik dan mental karyawan, terutama untuk shift panjang atau malam hari.

Selain itu, jeda istirahat dapat meningkatkan fokus dan keselamatan kerja, khususnya di sektor produksi atau layanan kritis.

Contoh Jadwal Kerja Shift

Agar lebih mudah, berikut beberapa contoh penyusunan jadwal shift kerja yang telah disesuaikan dengan aturan maksimal 40 jam per minggu.

Contoh 1: Jadwal 2 Shift untuk 4 Orang 8 Jam

• Shift 1: 07.00-15.00
• Shift 2: 15.00-23.00

Contoh 2: Jadwal 3 Shift untuk 6 Orang 7 Jam

• Shift 1: 06.00-13.00
• Shift 2: 14.00-21.00
• Shift 3: 22.00-05.00

Contoh 3: Jadwal 2 Shift 12 Jam untuk 5 Orang

• Shift Pagi: 06.00-18.00
• Shift Malam: 18.00-06.00

Model rotasi 4 hari kerja, 3 hari libur:

Penting untuk diingat bahwa walaupun shift kerja berlangsung 12 jam, jam efektif tetap mempertimbangkan waktu istirahat sehingga total kerja efektif tetap mendekati batas yang diperbolehkan.

Baca juga: Aturan Pekerja Harian Lepas menurut UU: Hak & Tips Mengelolanya!

Atur Jadwal Shift Kerja Karyawan secara Lebih Efisien dengan HRIS KantorKu!

Bingung mengatur jadwal shift kerja yang efektif dan efisien? Serahkan pada HRIS KantorKu!

Dengan HRIS KantorKu, Anda bisa mengelola jadwal shift kerja dan absensi karyawan dalam satu platform yang praktis.

Fitur Aplikasi Absensi Online memungkinkan Anda memantau kehadiran karyawan secara realtime, mengatur jadwal kerja dengan sekali klik, serta kelola waktu istirahat dan laporan absensi langsung dari dashboard.

Semua data kehadiran, cuti, dan lembur juga terintegrasi otomatis dengan sistem payroll sehingga proses penggajian menjadi lebih cepat, aman, dan akurat.

Tidak hanya untuk perusahaan, KantorKu juga memudahkan karyawan dalam melakukan absen dari smartphone melalui fitur GPS dan selfie.

Karyawan dapat dengan mudah mengajukan perubahan jadwal, melakukan koreksi kehadiran, dan mengakses laporan absensi mereka kapan saja.

Dengan kemudahan ini, produktivitas karyawan meningkat tanpa mengorbankan transparansi dan akurasi data.

Selain itu, HRIS KantorKu menawarkan harga transparan dan kompetitif, dengan sistem keamanan tersertifikasi ISO 27001.

Tertarik?

Sumber:
Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 

Omnibus Law