KPI HRD: Arti, Jenis, Contoh, dan Cara Mengukurnya!

Dalam dunia kerja yang kompetitif dan dinamis, peran Human Resource Development (HRD) semakin penting dalam membantu perusahaan mencapai tujuannya.

Salah satu alat utama untuk memastikan bahwa fungsinya berjalan optimal adalah dengan menetapkan KPI HRD.

Melalui KPI, Anda sebagai profesional HRD dapat mengukur efektivitas kerja, mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan, dan menyelaraskan strategi HR dengan visi perusahaan.

Artikel ini akan berbagai hal tentang KPI HRD yang perlu Anda ketahui, mulai dari pengertian, tujuan, daftar KPI, contoh penerapan, serta cara menyusun KPI yang baik.

Apa Itu KPI?

KPI (Key Performance Indicator) adalah indikator kunci yang digunakan untuk mengukur tingkat pencapaian terhadap tujuan yang telah ditetapkan, baik pada level individu, tim, maupun organisasi. 

Dalam konteks Human Resource Development (HRD), KPI merupakan alat bantu penting yang digunakan untuk mengevaluasi performa berbagai fungsi strategis HR, seperti proses rekrutmen, pelatihan dan pengembangan, retensi karyawan, serta keterlibatan pegawai. 

KPI memungkinkan HRD untuk mengukur hasil kerja mereka secara sistematis dan berbasis data, bukan sekadar berdasarkan persepsi atau intuisi.

Dengan menerapkan KPI yang tepat, Anda dapat menilai efektivitas strategi dan kebijakan SDM secara objektif. 

Misalnya, indikator seperti “time to fill” dapat membantu Anda melihat efisiensi proses rekrutmen, sementara “emplotee retention rate” memberikan gambaran tentang kemampuan organisasi dalam mempertahankan talenta terbaiknya. 

KPI juga membantu dalam proses pengambilan keputusan yang lebih baik, memfasilitasi perbaikan berkelanjutan, dan menyelaraskan tujuan tim HR dengan strategi bisnis perusahaan secara keseluruhan. 

Oleh karena itu, penetapan KPI yang relevan, terukur, dan dapat ditindaklanjuti merupakan pondasi penting bagi kesuksesan HRD dalam jangka panjang.

Tujuan Penetapan KPI dalam Aktivitas HRD

Penerapan Key Performance Indicator (KPI) dalam fungsi HRD memiliki sejumlah tujuan strategis yang sangat penting untuk mendukung efektivitas dan efisiensi kerja. 

Berikut adalah penjabaran mendalam mengenai beberapa tujuan utama dari penerapan KPI di bidang HRD:

1. Mengukur Efektivitas Fungsi HRD

Dengan menetapkan KPI yang relevan, Anda dapat secara langsung menilai seberapa jauh program dan kegiatan yang dijalankan oleh tim HRD berkontribusi terhadap pencapaian tujuan organisasi. 

Misalnya, melalui indikator seperti cost per hire dan quality of hire, Anda dapat mengukur efisiensi dan efektivitas proses rekrutmen.

Begitu juga dengan KPI seperti training ROI yang menilai dampak pelatihan terhadap performa kerja karyawan setelah mengikuti program pengembangan tertentu. 

2. Mendorong Transparansi dan Akuntabilitas

KPI menciptakan sistem kerja yang transparan di mana setiap anggota tim memahami standar yang harus dicapai dan dapat melacak kemajuan mereka terhadap target tersebut. 

Dengan indikator yang terukur dan disepakati bersama, Anda dapat membangun budaya kerja yang terbuka, adil, dan berdasarkan bukti. 

Hal ini sangat penting terutama dalam lingkungan kerja yang dinamis, di mana kinerja harus dievaluasi secara periodik dan objektif.

3. Menjadi Dasar Pengambilan Keputusan

Salah satu kekuatan utama dari KPI adalah kemampuannya menyediakan data yang konkret untuk mendukung proses pengambilan keputusan. 

Dalam dunia HRD, keputusan seperti meningkatkan anggaran pelatihan, mengganti metode rekrutmen, atau mengubah struktur organisasi sebaiknya tidak dilakukan hanya berdasarkan intuisi. 

Dengan KPI, Anda dapat melihat data performa masa lalu dan proyeksi ke depan untuk membuat keputusan yang lebih tepat dan berdampak.

4. Meningkatkan Motivasi Tim HRD

Ketika setiap anggota tim HR memiliki pemahaman yang jelas mengenai target yang harus dicapai dan bagaimana kinerja mereka diukur, hal ini menciptakan rasa kepemilikan dan tanggung jawab. 

KPI membantu memvisualisasikan tujuan-tujuan kerja yang konkret dan menantang, sehingga dapat menjadi pemacu semangat bagi individu maupun tim untuk terus berkembang dan memberikan yang terbaik.

5. Menyelaraskan HRD dengan Visi Perusahaan

KPI membantu memastikan bahwa setiap aktivitas yang dilakukan oleh tim HRD mendukung arah strategis perusahaan secara menyeluruh. 

Tanpa indikator yang jelas, sangat mudah bagi tim HR untuk terjebak dalam rutinitas administratif tanpa benar-benar memberikan dampak terhadap tujuan besar organisasi. 

Melalui KPI yang selaras dengan misi perusahaan, Anda dapat menjaga fokus kerja tetap pada hal-hal yang bernilai strategis.

Baca juga: Apa Itu KPI? Ini Fungsi, Poin, Contoh, dan Bedanya dengan OKR

Daftar KPI untuk HRD

KPI untuk HRD dapat dibagi ke dalam beberapa kategori utama. Masing-masing kategori memiliki indikator yang spesifik sesuai dengan tujuannya. Berikut adalah daftar KPI yang umum digunakan untuk HRD

1. KPI Rekrutmen

KPI rekrutmen berfokus pada pengukuran efisiensi dan kualitas dalam proses perekrutan tenaga kerja baru, dengan tujuan memastikan bahwa posisi yang dibutuhkan dapat diisi dengan cepat, tepat, dan hemat biaya. 

Beberapa indikator dari KPI rekrutmen adalah:

• Time to Fill: Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk mengisi posisi kosong sejak lowongan dibuka.
• Time to Hire: Waktu dari awal proses rekrutmen hingga kandidat menerima tawaran kerja.
• Cost per Hire: Jumlah total biaya yang dikeluarkan untuk merekrut satu orang.
• Acceptance Rate: Persentase kandidat yang menerima tawaran dibandingkan dengan total tawaran yang diberikan.
• Quality of Hire: Penilaian terhadap kualitas karyawan baru berdasarkan performa awal.

2. KPI Pengembangan Karyawan

KPI pengembangan karyawan digunakan untuk mengukur efektivitas dan dampak program pelatihan serta pengembangan yang dijalankan oleh tim HR. 

Melalui serangkaian indikator ini, Anda dapat mengevaluasi keberhasilan program pengembangan secara menyeluruh dan melakukan perbaikan yang dibutuhkan agar strategi peningkatan SDM lebih optimal dan berkelanjutan.

Berikut adalah indikator KPI Pengembangan Karyawan: 

• Training Completion Rate: Persentase karyawan yang menyelesaikan pelatihan yang dijadwalkan.
• Learning Progress Score: Skor peningkatan kemampuan setelah pelatihan.
• Training ROI: Perbandingan antara biaya pelatihan dan peningkatan produktivitas yang dihasilkan.
• Promotion Rate: Tingkat promosi internal sebagai hasil dari program pengembangan.
• Individual Development Plan Completion: Persentase karyawan yang menyelesaikan rencana pengembangan pribadi.

3. KPI Retensi dan Keterlibatan Karyawan 

KPI retensi dan keterlibatan karyawan berfokus pada pengukuran loyalitas, kenyamanan, serta tingkat keterlibatan karyawan dalam organisasi.

Melalui KPI ini, HRD dapat memastikan bahwa karyawan merasa dihargai, terlibat, dan memiliki komitmen jangka panjang terhadap perusahaan.

Indikator KPI retensi dan keterlibatan karyawan, antara lain:

• Employee Turnover Rate: Tingkat keluar-masuknya karyawan dalam periode tertentu.
• Employee Retention Rate: Persentase karyawan yang bertahan di perusahaan selama satu tahun atau lebih.
• Employee Engagement Score: Indeks keterlibatan yang diukur melalui survei kepuasan kerja.
• Absenteeism Rate: Frekuensi ketidakhadiran karyawan yang tidak direncanakan.
• Exit Interview Feedback Score: Indeks kualitas informasi yang diperoleh dari wawancara keluar.

4. KPI Penilaian Kinerja

KPI penilaian kinerja berfokus pada pengukuran sejauh mana karyawan atau tim dapat mencapai sasaran yang telah ditetapkan. 

Dengan KPI ini, HRD dapat memastikan bahwa karyawan tetap fokus pada pencapaian tujuan, serta memberikan peluang untuk perbaikan terus-menerus dalam proses dan hasil kerja.

Indikator dari KPI penilaian kinerja antara lain adalah: 

• Goal Achievement Rate: Persentase target kerja individu atau tim yang berhasil dicapai.
• Performance Score Distribution: Distribusi nilai kinerja karyawan secara keseluruhan.
• Feedback Implementation Rate: Seberapa cepat dan efektif masukan dari atasan diterapkan oleh karyawan.
• Project Delivery Rate: Persentase proyek yang selesai tepat waktu oleh tim HR atau karyawan.

Contoh KPI HRD

KPI HRD antara satu perusahaan dengan perusahaan lain tentu akan berbeda, hal ini sesuai dengan fungsi dan posisi dari karyawan. Namun, sebagai gambaran, Anda dapat melihat contoh di bawah ini. 

Perlu diketahui bahwa contoh KPI HRD di atas dapat disesuaikan kembali dengan kebutuhan posisi HRD dengan berbagai tugas, seperti melakukan rekrutmen karyawan hingga urusan administrasi seperti payroll. 

Cara Menyusun KPI HRD

Setelah melihat contoh dan jenis KPI di sini, kini Anda juga perlu mengetahui cara menyusun KPI yang baik dan efektif, seperti beberapa langkah di bawah ini:

1. Identifikasi Tujuan Strategis Perusahaan

Langkah pertama dalam menyusun KPI yang efektif adalah memastikan bahwa setiap indikator yang ditetapkan sejalan dengan tujuan strategis perusahaan. 

Tanpa pemahaman yang jelas tentang visi dan misi organisasi, KPI yang dibuat dapat kehilangan arah dan tidak mendukung pencapaian jangka panjang perusahaan.

2. Gunakan Metode SMART

Metode SMART (Spesifik, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) adalah pendekatan yang sangat efektif untuk menyusun KPI yang jelas dan terukur. 

KPI yang spesifik memastikan bahwa tujuan yang ditetapkan jelas dan dapat dipahami dengan mudah oleh semua pihak yang terlibat. 

3. Libatkan Seluruh Tim HRD

Proses penyusunan KPI yang efektif memerlukan partisipasi dari seluruh tim HRD untuk mencapai kesepakatan bersama mengenai tujuan dan indikator yang akan digunakan. 

Dengan melibatkan tim dalam diskusi, Anda dapat memastikan bahwa semua pihak memahami dengan jelas tanggung jawab mereka dan bagaimana mereka dapat berkontribusi untuk mencapai tujuan perusahaan.

4. Tentukan Indikator yang Terukur

Setiap KPI harus didasarkan pada indikator yang jelas dan terukur agar dapat dianalisis secara objektif. 

Pilihlah metrik yang memiliki nilai numerik dan mudah dihitung, seperti waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu tugas atau biaya yang dikeluarkan untuk mencapai tujuan tertentu. 

5. Pantau dan Tinjau Secara Berkala

KPI yang efektif tidak hanya ditetapkan sekali saja, tetapi juga harus dievaluasi secara berkala. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa KPI tetap relevan dengan perubahan situasi dan kebutuhan organisasi. 

Misalnya, perubahan dalam strategi bisnis, pergeseran prioritas, atau kondisi pasar dapat mempengaruhi keberhasilan pencapaian tujuan.

Baca juga: 10 Contoh Peraturan Perusahaan dan Dasar Hukumnya!

Rancang KPI untuk HRD secara Lebih Efisien dengan HRIS KantorKu!

Menentukan, memantau, dan mengevaluasi KPI HRD kini dapat Anda lakukan dengan lebih praktis menggunakan Fitur Penilaian Kinerja Karyawan KantorKu.

Platform ini dirancang untuk membantu profesional HR seperti Anda dalam mengelola penilaian kinerja berbasis KPI secara otomatis, terintegrasi, dan real–time.

Beberapa keunggulan yang bisa Anda dapatkan dengan menerapkan fitur penilaian kerja KantorKu adalah:

• Penilaian kinerja berbasis KPI dan OKR
• Laporan kinerja otomatis dan dashboard analitik real-time
• Terintegrasi dengan absensi, cuti, dan kehadiran
• Penyesuaian indikator dan bobot KPI sesuai kebutuhan perusahaan

Nikmati kemudahan pengelolaan kinerja karyawan, tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga meningkatkan akurasi serta efektivitas pengelolaan kinerja seluruh tim HR dan karyawan perusahaan.

Tertarik mencoba? Jadwalkan demo sekarang dan tim kami akan segera menghubungi Anda!