3 Contoh Laporan Perjalanan Dinas beserta Jenis & Struktur Isinya

Dalam beberapa situasi, karyawan mungkin akan diminta untuk melakukan perjalanan dinas ke berbagai daerah. 

Setelah menjalani perjalanan dinas, umumnya, karyawan juga kerap diminta untuk menyusun laporan perjalanan dinas agar perusahaan dapat mengetahui rincian informasi terkait perjalanan dinas tersebut. 

Laporan ini dapat mencakup berbagai kegiatan yang dilakukan selama melakukan perjalanan, mulai dari tujuan perjalanan hingga rincian biaya yang dibutuhkan, seperti biaya transportasi, konsumsi, serta akomodasi. 

Informasi tentang hal ini dapat membantu perusahaan dalam mengelola anggaran serta sebagai bukti verifikasi ketika proses penggantian biaya (reimbursement). 

Melalui artikel ini, Dealls akan membahas berbagai hal terkait laporan perjalanan dinas, mulai dari isi laporan perjalanan, cara menulis, hingga contoh laporan perjalanan yang baik dan benar. 

Baca Juga: Cara Menghitung Upah Lembur Praktis sesuai Peraturan UU Cipta Kerja Terbaru

Apa Itu Laporan Perjalanan Dinas?

Laporan perjalanan dinas merupakan dokumen resmi yang memuat rincian kegiatan yang dilakukan oleh karyawan selama menjalani perjalanan dinas atas nama perusahaan. 

Laporan ini mencakup informasi seperti tanggal perjalanan, tujuan, rincian biaya, serta aktivitas atau agenda yang telah dilaksanakan selama perjalanan tersebut.

Secara umum, laporan ini harus disusun dengan detail, terutama pada bagian rincian pengeluaran, yang mencakup biaya transportasi, akomodasi, konsumsi, serta pengeluaran lain yang relevan dengan kegiatan dinas.

Selain aspek administratif, laporan juga perlu mencantumkan hasil atau pencapaian dari kegiatan yang telah dilakukan, khususnya yang berkaitan langsung dengan tujuan perjalanan.

Hal ini bertujuan untuk memberikan gambaran mengenai manfaat atau kontribusi perjalanan tersebut terhadap kepentingan dan tujuan perusahaan.

Tujuan Laporan Perjalanan Dinas

Terdapat tujuan dan latar belakang yang mendasari pentingnya laporan perjalanan dinas bagi karyawan. Beberapa hal tersebut diantaranya adalah:

1. Pengelolaan Anggaran 

Laporan ini memberikan gambaran menyeluruh mengenai biaya yang dikeluarkan oleh karyawan selama perjalanan dinas, termasuk biaya akomodasi, transportasi, serta pengeluaran lain yang relevan dengan kegiatan dinas tersebut.

Rincian biaya dalam laporan ini memungkinkan perusahaan untuk mengevaluasi apakah pengeluaran telah sesuai dengan cost control (pengendalian biaya) atau cost management (pengelolaan biaya).

Hal ini tentu akan membantu Anda sebagai HR serta departemen keuangan dalam mengelola dan mengevaluasi efisien biaya perjalanan. 

2. Transparansi Aktivitas 

Tak hanya mempermudah pengelolaan anggaran, laporan perjalanan dinas juga membantu perusahaan dalam memperoleh transparansi mengenai kegiatan yang dilakukan oleh karyawan selama perjalanan dinas berlangsung. 

Perusahaan dapat memverifikasi apakah perjalanan telah dilaksanakan sesuai dengan standar dan tujuan yang berlaku, baik dalam hal rapat, pelatihan, atau kegiatan lainnya. 

3. Pelacakan Pengeluaran 

Tahukah Anda? Laporan keuangan dapat membantu tim (HR) dalam melacak serta memverifikasi setiap pengeluaran yang diajukan oleh karyawan untuk keperluan penggantian biaya (reimbursement). 

Selain itu, laporan ini juga berperan penting dalam memastikan bahwa seluruh pengajuan telah sesuai dengan kebijakan perusahaan dan tidak melebihi batas yang telah ditetapkan.

4. Kepatuhan Terhadap Regulasi 

Laporan perjalanan dinas membantu perusahaan dalam memastikan kepatuhan terhadap regulasi yang berkaitan dengan perjalanan dinas, termasuk ketentuan perpajakan. 

Dengan demikian, perusahaan dapat menghindari pelanggaran serta meminimalkan risiko terkait kepatuhan hukum dan fiskal.

5. Bahan Evaluasi 

Dengan adanya laporan perjalanan sebagai bagian dari catatan tertulis, perusahaan dapat menilai apakah perjalanan yang telah dilakukan telah menciptakan hasil yang diharapkan. 

Di samping itu, hasil evaluasi ini juga dapat menjadi bahan pertimbangan dalam merencanakan strategi perjalanan bisnis yang lebih efisien di masa depan. 

Jenis-Jenis Laporan Perjalanan Dinas

Pada dasarnya laporan perjalanan dinas meliputi beberapa jenis dokumen di mana setiap dokumen memiliki peran dan fungsi spesifik dalam pengelolaan perjalanan dinas. 

Berikut ini adalah beberapa jenis perjalanan dinas yang dibutuhkan oleh perusahaan. 

1. Laporan Pengeluaran 

Seperti namanya, laporan pengeluaran mencakup rincian biaya yang dikeluarkan selama perjalanan dinas, seperti biaya transportasi, akomodasi, makanan, dan pengeluaran lainnya.

Setiap rincian biaya harus dijelaskan secara rinci disertai dengan bukti pembayaran yang sah dan relevan.

2. Laporan Kegiatan Perjalanan 

Selanjutnya, terdapat laporan kegiatan perjalanan yang meliputi rencana perjalanan dan ringkasan aktivitas yang telah dilakukan selama perjalanan berlangsung. 

• Rencana Itinerary: Dalam laporan ini terdapat informasi jadwal perjalanan yang telah direncanakan sebelumnya, lengkap dengan tanggal, lokasi, hingga waktu dan deskripsi singkat dari kegiatan yang hendak dilakukan. 
• Kegiatan Perjalanan: Setelah perjalanan dinas selesai dilakukan, selanjutnya karyawan perlu menambahkan ringkasan kegiatan yang telah dilakukan, seperti pertemuan, penelitian, atau kegiatan bisnis lain. 

3. Laporan Verifikasi

Salah satu jenis laporan yang tidak boleh terlewatkan dalam laporan verifikasi yang berisi tentang informasi bahwa setiap pengeluaran yang diajukan dalam laporan perjalanan dinas telah diverifikasi atau disetujui. 

4. Laporan Kebijakan atau Kepatuhan  

Laporan ini pada dasarnya memastikan bahwa perjalanan dinas dilakukan sesuai dengan kebijakan perusahaan dan kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku, termasuk kebijakan perjalanan, peraturan pajak, hingga kebijakan pengeluaran. 

5. Laporan Evaluasi 

Terakhir, terdapat laporan evaluasi yang meliputi umpan balik dari karyawan yang telah menjalani perjalanan dinas. Laporan ini mencakup pengalaman mereka selama perjalanan dinas, seperti transportasi, akomodasi, atau masalah lain. 

Struktur dan Isi Laporan Perjalanan Dinas 

Seperti dokumen resmi lainnya, laporan perjalanan dinas juga memiliki beberapa struktur dan format yang perlu diikuti. 

Berikut ini adalah format yang umumnya digunakan dalam penyusunan laporan perjalanan dinas:

1. Informasi Dasar 

Pada bagian ini, terdapat detail dasar tentang perjalanan dinas, seperti:

• nama karyawan yang melakukan perjalanan
• departemen atau divisi
• jabatan
• tanggal perjalanan
• tujuan perjalanan. 

2. Tujuan Perjalanan 

Bagian ini meliputi deskripsi rinci tentang tujuan dari perjalanan dinas yang akan atau telah dilakukan, contohnya seperti pelatihan, konferensi, pertemuan bisnis, atau kegiatan lainnya. 

3. Rincian Itinerary

Pada dasarnya, rincian itinerary meliputi jadwal perjalanan yang lebih terperinci, seperti waktu, jadwal, tanggal, lokasi, hingga deskripsi tentang setiap kegiatan yang telah dijadwalkan selama perjalanan. 

4. Rincian Pengeluaran

Bagian rincian pengeluaran meliputi semua biaya yang dikeluarkan selama perjalanan dinas. Beberapa hal yang perlu dicantumkan meliputi, transportasi (biaya tiket pesawat atau transportasi lain), akomodasi (biaya penginapan), konsumsi (biaya makan dan minum), serta biaya lain yang berkaitan dengan perjalanan.

Perlu diingat, bahwa rincian pengeluaran ini harus disertai dengan bukti pembayaran yang sah, seperti nota dan struk. 

5. Kegiatan yang Dilakukan 

Pada bagian ini, karyawan dapat menjelaskan kegiatan yang dilakukan selama perjalanan secara lebih rinci, seperti presentasi, diskusi, pertemuan, atau kegiatan lain yang masih relevan dengan tujuan perjalanan. 

6. Kesimpulan 

Kesimpulan dalam laporan perjalanan dinas pada dasarnya hampir sama dengan dokumen resmi pada umumnya.

Bagian ini bisa mencakup umpan balik tentang pengalaman perjalanan serta evaluasi atas fasilitas yang mereka jalani. 

Di bagian akhir, diperlukan pula informasi tentang saran agar dapat menjadi evaluasi perjalanan di masa depan. 

7. Lampiran

Pada bagian ini, Anda mungkin dapat memberikan bukti dan dokumen pendukung dari kegiatan, seperti gambar tiket transportasi, bukti pembayaran, notulensi dan lain sebagainya. 

Baca Juga: Apa Itu Timesheet? Temukan Arti, Contoh, dan Tipsnya Disini!

Contoh Laporan Perjalanan Dinas 

Berikut ini adalah contoh laporan perjalanan dinas yang dapat Anda gunakan sebagai panduan ketika menyusun laporan. 

1. Contoh Laporan Perjalanan Dinas Pertemuan Mitra

LAPORAN PERJALANAN DINAS

Observasi dan Penguatan Relasi dengan Toko Ritel Mitra di Bandung

Tanggal: 12 Februari 2025
Nama Penulis: Dwi Lestari
Jabatan: Business Development Officer
Departemen: Pengembangan Usaha
Nama Perusahaan: PT Sumber Sejahtera Nusantara

1. Pendahuluan

Tujuan Perjalanan:
Perjalanan dinas ini bertujuan untuk mengamati implementasi program pemasaran terbaru di area Bandung, mendengarkan feedback langsung dari mitra ritel, serta memperkuat kerja sama jangka panjang.

Destinasi Perjalanan: Bandung, Jawa Barat

Hasil yang Diharapkan:

• Meningkatnya kepuasan mitra terhadap program promosi
• Perbaikan strategi distribusi berdasarkan masukan mitra
• Penguatan komunikasi dua arah antara tim pusat dan toko mitra

2. Rincian Itinerary

• 10 Februari 2025 | 10.00 – 13.00 | Toko Sejahtera Abadi, Dago
  Observasi visual penempatan produk dan diskusi dengan pemilik toko terkait efektivitas materi promosi.
• 10 Februari 2025 | 14.00 – 16.00 | Toko Sentosa Mandiri, Setiabudi
  Survei kepuasan mitra terhadap layanan distributor dan performa produk selama kuartal terakhir.
• 11 Februari 2025 | 09.00 – 12.00 | Kantor Cabang PT SSN Bandung
  Sesi koordinasi internal dengan tim cabang untuk membahas distribusi dan strategi penjualan ke depannya.

3. Isi Laporan (Kegiatan yang Dilakukan)

Observasi Penempatan Produk di Toko Sejahtera Abadi
Produk flagship masih mendominasi penjualan, namun penempatan produk baru kurang strategis. Pemilik toko mengusulkan tambahan materi display untuk menarik perhatian konsumen.

Diskusi Kepuasan Mitra dengan Toko Sentosa Mandiri
Toko mengapresiasi layanan logistik, namun menyampaikan permintaan pelatihan product knowledge untuk staf toko agar lebih percaya diri menawarkan produk.

Koordinasi dengan Kantor Cabang Bandung
Tim cabang menyambut baik hasil kunjungan lapangan dan sepakat melakukan evaluasi materi promosi serta penjadwalan ulang distribusi produk untuk efisiensi.

4. Rincian Pengeluaran

5. Kesimpulan atau Evaluasi

• Tujuan Perjalanan Tercapai: Program observasi berhasil mengungkapkan beberapa potensi perbaikan di lapangan.
• Masukan Mitra Berharga: Feedback dari toko mitra sangat membantu dalam penyempurnaan strategi promosi.
• Koordinasi Internal Positif: Diskusi dengan tim cabang menghasilkan beberapa rencana tindak lanjut yang konkret.
• Saran untuk Perjalanan Selanjutnya: Perlu dilakukan pelatihan bagi pemilik dan staf mitra mengenai product knowledge dan cara penjualan yang efektif.

6. Lampiran

• Tiket kereta Jakarta – Bandung (PP)
• Bukti pembayaran hotel dan konsumsi
• Dokumentasi kegiatan di masing-masing toko
• Formulir survei kepuasan mitra

2. Contoh Laporan Perjalanan Dinas Tujuan Persiapan Temu

3. Contoh Laporan Perjalanan Dinas Singkat

Tips Mengelola Laporan Perjalanan Dinas untuk HR 

Selain beberapa hal di atas, sebagai HR, Anda mungkin juga perlu menyiapkan berbagai hal agar laporan perjalanan dinas dari karyawan dapat tersusun sesuai dengan standar yang ada. 

1. Menyediakan Template 

Agar laporan perjalanan dinas terlihat lebih rapi dan konsisten, Anda disarankan untuk menyediakan template standar yang dapat digunakan oleh seluruh karyawan. 

Template ini sebaiknya mencakup informasi penting seperti nama karyawan, jabatan, tanggal perjalanan, tujuan, hasil kegiatan, hingga rincian biaya yang dikeluarkan.

2. Menerapkan Deadline 

Penetapan deadline atau tenggat waktu sangat penting agar karyawan tidak menunda-nunda penyusunan laporan setelah kembali dari perjalanan dinas. 

Sebagai acuan, Anda dapat memberikan batas waktu maksimal satu minggu setelah perjalanan selesai untuk menyerahkan laporan tersebut.

3.  Kelola Arsip Secara Digital 

Laporan yang telah dikumpulkan perlu diarsipkan secara rapi. Disarankan untuk menggunakan sistem penyimpanan digital, dan mengelompokkan dokumen berdasarkan periode waktu (bulan/tahun), nama karyawan, atau departemen. 

Gunakan pula format penamaan file yang konsisten untuk mempermudah pencarian di kemudian hari.

4. Lakukan Evaluasi Secara Berkala 

Kumpulkan dan rekap semua laporan untuk melakukan analisis efektivitas perjalanan dinas, membandingkan pengeluaran antar departemen, serta sebagai dasar perencanaan kegiatan serupa di masa mendatang. 

Evaluasi ini juga bermanfaat untuk meninjau kesesuaian anggaran dan hasil yang diperoleh.

5. Gunakan HRIS KantorKu 

Untuk efisiensi kerja, Anda bisa memanfaatkan HRIS KantorKu, sistem digital yang membantu mengelola laporan perjalanan dinas secara otomatis. 

Melalui HRIS ini, laporan dapat langsung terhubung dengan proses reimbursement, sehingga lebih praktis, akurat, dan terorganisasi.

Kelola Perjalanan Dinas secara Lebih Efisien dengan HRIS KantorKu!

Dengan HRIS KantorKu, Anda dapat mengelola perjalanan dinas karyawan secara lebih mudah, efisien, dan real-time.

Gunakan fitur Attendance Tracking untuk memantau keberadaan dan aktivitas karyawan yang sedang melakukan perjalanan dinas. 

Proses pelacakan kini lebih akurat berkat fitur GPS dan selfie check-in, yang secara otomatis memverifikasi lokasi dan kehadiran karyawan di lapangan, mengurangi potensi kecurangan absensi secara signifikan.

Dengan sistem yang terintegrasi ini, Anda tidak hanya memantau aktivitas, tetapi juga membangun sistem kerja yang lebih tertib, efisien, dan akuntabel.

Setelah karyawan menyelesaikan perjalanan dinas, proses reimbursement kini dapat dikelola dengan lebih cepat dan efisien menggunakan KantorKu.

Cukup unggah bukti pembayaran langsung melalui aplikasi KantorKu, lalu setujui atau tolak pengajuan reimbursement hanya dalam satu klik.

Dengan sistem yang sudah terintegrasi, semua laporan reimbursement akan tercatat otomatis dan tersimpan rapi dalam satu aplikasi, lebih mudah, akurat, dan transparan!