Panduan PHK bagi HR: Jenis, Alasan yang Sah dan Prosedur sesuai UU

Sekarang, gelombang PHK kerap menjadi berita yang menghiasi berbagai media, mencerminkan kondisi ekonomi dan dinamika dunia kerja yang tidak menentu. 

Adapun yang dimaksud PHK adalah pemutusan hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan yang mengakhiri hubungan kerja secara resmi. 

PHK tidak boleh dilakukan sembarangan, karena perusahaan yang melanggar aturan dapat menghadapi sanksi hukum maupun tuntutan dari karyawan. 

Oleh karena itu, HR perlu tahu aturan dan prosedur yang mengatur pemutusan hubungan kerja. Mari pahami bersama jenis-jenis PHK, prosedurnya sesuai hukum, hak-hak karyawan yang wajib diberikan, serta tips untuk mencegah PHK bagi perusahaan!

Apa itu PHK?

PHK adalah pemutusan hubungan kerja yang dilakukan perusahaan kepada karyawan yang penyebabnya bukan karena kesalahan individu, melainkan karena faktor bisnis atau ekonomi. Misalnya karena penghematan biaya, penurunan permintaan, atau perubahan strategi usaha. 

Lalu, apa perbedaan PHK dan dipecat? Kalau PHK tidak disebabkan oleh pelanggaran karyawan, sementara dipecat adalah akibat dari kesalahan serius dalam pekerjaan. 

Banyak yang bertanya mengapa banyak sekali perusahaan yang melakukan PHK, biasanya karena alasan sebagai berikut:

• Kondisi ekonomi global dan nasional yang melemah
• Otomatisasi dan kemajuan teknologi yang menggantikan tenaga manusia
• Perubahan arah bisnis atau restrukturisasi organisasi
• Persaingan pasar yang semakin ketat
• Penurunan permintaan terhadap produk atau layanan perusahaan

PHK sering menjadi langkah terakhir yang diambil perusahaan untuk bertahan, tetapi tetap harus dilakukan sesuai prosedur hukum agar hak-hak karyawan seperti pesangon dan kompensasi tetap terpenuhi. 

Dasar Hukum PHK

Perusahaan dilarang melakukan pemutusan hubungan kerja sepihak. Jika melanggar, PHK bisa dinyatakan batal secara hukum dan perusahaan wajib mempekerjakan kembali karyawan. Untuk itu, mari pahami UU Ketenagakerjaan dan UU Cipta Kerja yang mengatur tentang PHK:

1. UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan

Isi dari UU No. 13 Tahun 2003 menjelaskan bahwa perjanjian kerja dapat berakhir karena pekerja meninggal dunia, habisnya masa kontrak, selesainya pekerjaan tertentu, adanya putusan pengadilan, atau keadaan khusus yang tercantum dalam peraturan perusahaan. 

UU ini juga menegaskan bahwa sebelum PHK dilakukan, perusahaan wajib memberikan alasan tertulis serta hak pesangon kepada pekerja tetap (PKWTT).

2. PP No. 35 Tahun 2021 

PP No. 35 Tahun 2021 merupakan turunan dari UU Cipta Kerja yang mengatur lebih rinci mengenai prosedur PHK. 

Di dalamnya juga menyebutkan bahwa perusahaan wajib membayar uang pesangon dan/atau uang penghargaan masa kerja kepada karyawan terdampak. Selain itu, PP ini menegaskan bahwa pemberitahuan PHK wajib disampaikan paling lambat 14 hari kerja sebelumnya.

3. UU No. 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja

Adapun yang dibahas dalam UU No. 11 Tahun 2020 yaitu isinya memperbarui beberapa ketentuan dalam UU Ketenagakerjaan, termasuk mekanisme dan perlindungan terhadap PHK. 

Pasal 81 angka 43 menjelaskan bahwa PHK yang dilakukan dengan alasan yang dilarang dinyatakan batal demi hukum, dan perusahaan wajib mempekerjakan kembali karyawan yang telah di-PHK sepihak. 

Jenis-jenis PHK

Berdasarkan UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan dan PP Nomor 35 Tahun 2021, terdapat empat jenis PHK yang HR harus tahu agar prosedurnya tidak menyalahi hukum, di antaranya:

1. PHK Demi Hukum

PHK demi hukum terjadi jika pekerja meninggal dunia, pensiun, atau terdapat penetapan dari Pengadilan Hubungan Industrial (PHI) yang menolak permohonan perusahaan untuk mempertahankan hubungan kerja. 

PHK jenis ini terjadi secara otomatis tanpa kesalahan pihak perusahaan maupun karyawan, karena penyebabnya batal secara hukum.

2. PHK Akibat Pelanggaran Perjanjian Kerja

PHK ini dilakukan jika pekerja melakukan pelanggaran terhadap peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama, misalnya tidak masuk kerja selama 5 hari tanpa pemberitahuan. 

Perusahaan wajib memberikan tiga kali surat peringatan berturut-turut sebelum PHK bisa dilakukan.

Baca Juga: PHK karena Mangkir: Aturan, Dasar Hukum, dan 5 Contoh Suratnya! 

3. PHK karena Kondisi Tertentu

Apabila perusahaan mengalami keadaan khusus seperti perusahaan merugi, efisiensi, atau pekerja mengalami sakit berkepanjangan, maka perusahaan berhak melakukan PHK. 

Dalam kasus ini, apakah di PHK dapat gaji? Ya, karyawan berhak menerima gaji, uang penggantian hak dan uang pisah, tetapi bisa kehilangan hak pesangon jika terbukti melakukan pelanggaran berat.

4. PHK Sepihak

PHK sepihak adalah PHK yang dilakukan tanpa alasan sah atau tanpa penetapan lembaga hubungan industrial. PHK jenis ini dilarang oleh hukum, dan perusahaan yang melakukannya wajib mempekerjakan kembali pekerja serta membayar seluruh haknya.

Alasan dan Prosedur PHK Menurut Hukum

Apakah perusahaan boleh PHK karyawan? Boleh, asalkan memenuhi prosedur hukum yang berlaku agar tidak merugikan pihak mana pun. Berikut panduan PHK yang HR perlu tahu:

1. Menentukan Alasan PHK

Pertama pastikan bahwa alasan PHK sesuai dengan ketentuan perundang-undangan. Umumnya, penyebab PHK adalah

• Pekerja melakukan pelanggaran berat (misalnya pencurian, penggelapan, atau kekerasan di tempat kerja).
• Pendapatan perusahaan merugi terus-menerus atau keadaan darurat (force majeure).
• Pekerja mengundurkan diri secara sukarela.
• Pekerja menderita sakit berkepanjangan lebih dari 12 bulan berturut-turut.
• Perusahaan melakukan restrukturisasi bisnis.

2. Melakukan Perundingan Bipartit

Selanjutnya, perusahaan wajib mengadakan perundingan bipartit dengan karyawan atau serikat pekerja untuk mencari solusi terbaik. 

Jika kesepakatan tercapai, maka dibuat Perjanjian Bersama yang didaftarkan ke Pengadilan Hubungan Industrial (PHI) sebagai bukti sah.

3. Memberikan Pemberitahuan PHK Secara Tertulis

Apabila tidak tercapai kesepakatan dalam perundingan, perusahaan harus memberikan surat pemberitahuan PHK secara tertulis kepada pekerja dan/atau serikat pekerja. Surat PHK wajib memuat:

• Alasan dilakukannya PHK
• Tanggal efektif berakhirnya hubungan kerja
• Rincian hak-hak karyawan (seperti pesangon, uang penghargaan masa kerja, dan penggantian hak lainnya)

Berdasarkan PP No. 35 Tahun 2021, surat pemberitahuan disampaikan paling lama 14 hari kerja sebelum PHK dilakukan, atau 7 hari untuk pekerja masa percobaan.

Baca Juga: 15 Contoh Surat PHK Karyawan Bermasalah, Efisiensi, dll (+Template) 

4. Menempuh Mediasi di Dinas Ketenagakerjaan

Jika karyawan tidak setuju dengan keputusan PHK, ia berhak mengajukan mediasi ke Dinas Ketenagakerjaan setempat dalam waktu 7 hari kerja setelah menerima surat pemberitahuan.

Mediator akan memfasilitasi negosiasi untuk mencapai kesepakatan. 

Bila berhasil, dibuat Anotasi Mediasi. Bila gagal, mediator akan mengeluarkan Anjuran Mediasi sebagai dasar untuk melanjutkan ke tahap gugatan di PHI.

5. Penyelesaian Melalui Pengadilan Hubungan Industrial (PHI)

Apabila mediasi tidak membuahkan hasil, maka pihak yang berselisih dapat mengajukan gugatan ke PHI. 

Pengadilan akan memeriksa apakah PHK yang dilakukan sah menurut hukum dan menentukan hak-hak pekerja yang wajib dibayar perusahaan.

6. Melaksanakan Putusan PHI

Setelah adanya putusan pengadilan, perusahaan wajib melaksanakan seluruh ketentuan yang tercantum.

Karyawan di-PHK dapat apa saja? Karyawan yang di-PHK berhak atas pesangon, uang penghargaan masa kerja, dan penggantian hak lainnya. 

Kepatuhan terhadap putusan PHI bersifat wajib dan dapat dieksekusi secara hukum jika perusahaan tidak menaatinya.

Hak-Hak Karyawan Setelah PHK

PHK bukan hal yang diinginkan oleh perusahaan maupun karyawan. Namun, ketika situasi ini tidak bisa dihindari, HR harus tahu hak-hak apa saja yang seharusnya diterima karyawan, yaitu:

1. Uang Pesangon

Uang pesangon PHK adalah uang yang wajib dibayarkan oleh perusahaan kepada karyawan yang terkena PHK. 

Banyak yang bertanya, “karyawan di PHK dapat pesangon berapa?” Besarannya diatur berdasarkan lama masa kerja sesuai UU Cipta Kerja dan PP No. 35 Tahun 2021, yaitu:

2. Uang Penghargaan Masa Kerja (UPMK)

Sesuai namanya, uang penghargaan masa kerja adalah uang yang diberikan sebagai bentuk apresiasi dan terima kasih perusahaan atas loyalitas karyawan selama bekerja. Semakin lama masa kerja, semakin besar jumlah UPMK yang diterima.

3. Uang Penggantian Hak (UPH)

UPH merupakan upah yang diberikan untuk mengganti hak-hak karyawan yang belum sempat digunakan selama bekerja di perusahaan. 

UPH diberikan untuk mengganti cuti tahunan yang belum diambil, ongkos pulang karyawan ke daerah asal, hingga hak lain yang tercantum dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama (PKB).

Kewajiban Perusahaan Setelah PHK

Setelah memahami prosedur PHK serta hak-hak karyawan yang wajib dibayarkan, langkah selanjutnya yang perlu diperhatikan oleh pihak HR atau perusahaan adalah memastikan seluruh kewajiban perusahaan setelah PHK telah dilaksanakan dengan benar, seperti:

1. Membayar Seluruh Hak Karyawan

Termasuk uang pesangon, uang penghargaan masa kerja (UPMK), dan uang penggantian hak (UPH) sesuai ketentuan dalam UU No. 13 Tahun 2003 jo. PP No. 35 Tahun 2021. Pembayaran ini wajib diselesaikan segera setelah keputusan PHK ditetapkan.

2. Melaporkan PHK kepada Instansi Ketenagakerjaan Setempat

Perusahaan wajib melaporkan setiap pelaksanaan PHK kepada Dinas Tenaga Kerja (Disnaker) di wilayah operasionalnya. Tujuannya agar proses PHK tercatat dan diawasi sesuai regulasi yang berlaku.

3. Mempersiapkan Proses Mediasi 

Apabila karyawan menolak keputusan PHK, perusahaan berkewajiban mengikuti tahapan penyelesaian perselisihan hubungan industrial melalui perundingan bipartit, mediasi, atau Pengadilan Hubungan Industrial (PHI).

4. Mendokumentasikan Seluruh Proses PHK

Dokumen seperti surat peringatan, bukti pembayaran hak karyawan, dan laporan ke Disnaker harus diarsipkan sebagai bukti bila terjadi perselisihan di kemudian hari.

Cara Menghadapi PHK bagi Karyawan

PHK memang bisa menjadi pukulan berat bagi karyawan karena biasanya datang secara tiba-tiba. Berikut beberapa langkah praktis yang bisa dilakukan karyawan untuk menghadapi situasi ini:

1. Minta surat PHK tertulis dari perusahaan untuk memastikan alasan dan tanggal efektif PHK tercatat secara resmi.
2. Hitung dan pastikan hak-hak finansial terpenuhi, termasuk uang pesangon, UPMK, UPH, dan cuti yang belum diambil.
3. Simpan semua dokumen dan bukti kerja, seperti kontrak kerja, slip gaji, dan surat peringatan, sebagai dasar jika terjadi sengketa PHK.
4. Ajukan pertanyaan soal Jaminan Kehilangan Pekerjaan (JKP) atau program pemerintah lain yang mendukung karyawan terdampak PHK.
5. Lakukan mediasi atau perundingan bipartit jika menolak PHK atau merasa hak belum dipenuhi.
6. Perbarui CV, profil LinkedIn, dan portofolio segera untuk mempersiapkan pencarian pekerjaan baru.
7. Jaga hubungan baik dengan atasan dan rekan kerja untuk referensi kerja atau peluang di masa depan

Upaya Pencegahan PHK oleh Perusahaan

PHK adalah langkah terakhir yang diambil perusahaan karena biasanya berdampak besar bagi perusahaan, baik dari segi moral dan produktivitas bisa terasa signifikan. Sebagai alternatif untuk tetap bertahan, perusahaan dapat menerapkan beberapa strategi berikut:

1. Tawarkan Cuti Sementara 

Jika kondisi ekonomi menurun, perusahaan bisa menempatkan karyawan pada cuti sementara tanpa gaji, tetapi status pekerjaan tetap terikat secara resmi. Strategi ini memungkinkan perusahaan menekan biaya sementara sambil tetap menjaga karyawan.

2. Kurangi Jam Kerja Karyawan

Perusahaan bisa menawarkan pengurangan jam kerja atau transisi ke status paruh waktu. Langkah ini membantu menekan biaya tanpa harus melakukan PHK, sekaligus mempertahankan karyawan berpengalaman.

3. Kurangi Kompensasi Eksekutif

Perusahaan dapat menurunkan gaji eksekutif sebesar 15–25% atau menunda pembayaran bonus untuk membantu menekan biaya saat krisis.

4. Tunda Promosi dan Kenaikan Gaji

Menunda promosi dan kenaikan gaji membantu menstabilkan keuangan perusahaan. Penting untuk mengomunikasikan alasan kepada karyawan agar keputusan ini dipahami sebagai upaya menyelamatkan perusahaan, bukan karena kinerja buruk.

5. Evaluasi Karyawan Berprestasi Tinggi

Karyawan berprestasi tinggi adalah talenta yang paling kritikal untuk dipertahankan. Fokus pada posisi yang kompleks dan berdampak signifikan membantu memaksimalkan produktivitas tim tanpa harus melakukan PHK.

Kelola Administrasi PHK Karyawan dengan Aplikasi KantorKu HRIS

PHK merupakan salah satu keputusan paling berat bagi perusahaan. Namun, ketika PHK tidak bisa dihindari, proses administrasinya bisa menjadi sangat rumit dan menyita waktu.

KantorKu HRIS hadir untuk membantu menyederhanakan seluruh administrasi PHK melalui sistem yang terintegrasi.

Beberapa fitur KantorKu HRIS yang bisa membantu:

• 9-Box Matrix Performance: Menilai karyawan secara sistematis, sehingga keputusan PHK bisa didasarkan pada data kinerja yang objektif.
• Applicant Tracking System (ATS): Mempermudah rekrutmen kembali ketika kondisi keuangan perusahaan membaik.
• Payroll Terintegrasi: Integrasikan pesangon, UPMK, uang pisah, dan hak lainnya secara otomatis.
• Dashboard Status Karyawan: Update status karyawan, termasuk PHK langsung dari satu dashboard.
• Dashboard Analitik: Pantau pola absensi, kinerja, dan tren pekerjaan untuk membuat keputusan berbasis data.

Jangan biarkan proses PHK membebani tim HR Anda. Coba demo gratis KantorKu HRIS sekarang dan rasakan kemudahan mengelola administrasi PHK serta seluruh manajemen karyawan secara efisien.a