10 Contoh Slip Gaji Kosong beserta Format & Template Gratis

Dalam proses penggajian, HR sering membutuhkan format slip gaji yang siap digunakan agar pembuatan dokumen menjadi lebih cepat dan rapi.

Salah satu cara yang umum digunakan adalah memanfaatkan slip gaji kosong sebagai template yang tinggal diisi sesuai data karyawan dan periode gaji.

Jika Anda sedang mencari referensi format slip gaji kosong, contoh tampilannya, hingga template yang bisa digunakan untuk kebutuhan perusahaan, artikel ini akan membahasnya secara lengkap. Untuk itu, mari simak sampai akhir!

Apa Itu Slip Gaji?

Sebelum memanfaatkan slip gaji kosong, Anda perlu memahami terlebih dahulu apa itu slip gaji karyawan.

Slip gaji adalah dokumen resmi yang diberikan perusahaan kepada karyawan sebagai bukti penerimaan gaji dalam periode tertentu. Dokumen ini memuat rincian penghasilan, potongan, tunjangan, dan total gaji bersih yang diterima karyawan.

Dalam praktiknya, kewajiban perusahaan untuk memberikan slip gaji diatur dalam Peraturan Pemerintah No. 78 Tahun 2015 tentang Pengupahan, yang menyebutkan:

“Pengusaha wajib memberikan bukti pembayaran upah yang memuat rincian upah yang diterima oleh pekerja/buruh pada saat upah dibayarkan.”

Umumnya, pembayaran gaji dilakukan secara bulanan, namun bisa juga mingguan atau harian tergantung kebijakan perusahaan dan kesepakatan awal kontrak kerja dengan karyawan.

Dengan pemahaman ini, HR dapat lebih mudah menggunakan slip gaji kosong sebagai template yang siap diisi sesuai data karyawan, sehingga proses administrasi menjadi lebih cepat, rapi, dan profesional.

Komponen Wajib dalam Slip Gaji

Untuk memastikan transparansi dan kepatuhan hukum, slip gaji harus memuat komponen-komponen tertentu yang diatur dalam perundang-undangan, termasuk UU Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003.

Secara umum, komponen wajib dalam slip gaji meliputi:

1. Informasi Perusahaan

Sebelum mengisi detail gaji, slip gaji perlu mencantumkan informasi perusahaan agar dokumen sah dan mudah diverifikasi. Informasi ini menjadi dasar resmi dari slip gaji, terutama jika digunakan untuk keperluan administratif.

• Nama perusahaan
• Alamat dan kontak perusahaan
• Label Confidential atau Private
• Logo perusahaan (opsional)

Contoh:

2. Data Karyawan

Bagian ini memuat identitas karyawan agar slip gaji akurat dan mudah diverifikasi. Data yang lengkap mempermudah HR mengisi slip gaji, terutama saat menggunakan slip gaji kosong template.

• Nama lengkap
• Nomor Induk Karyawan (NIK)
• Jabatan dan departemen
• Status kepegawaian

Contoh:

Nama Karyawan : Budi Santoso

NIK : EMP-0245

Jabatan : Staff Marketing

Departemen : Marketing

Status Karyawan : Karyawan Tetap

3. Rincian Pendapatan

Di bagian ini dicatat seluruh penghasilan karyawan sebelum potongan, sehingga karyawan dapat melihat detail pendapatan mereka dengan jelas.

• Gaji Pokok: Komponen utama yang diterima karyawan sesuai kesepakatan kerja dan biasanya bersifat tetap setiap bulan.
• Tunjangan Tetap: Penghasilan tambahan yang diberikan rutin setiap periode, misalnya tunjangan jabatan, istri/suami, atau anak.
• Tunjangan Tidak Tetap: Penghasilan tambahan yang berubah-ubah, seperti uang makan, transportasi, atau insentif kehadiran harian.
• Upah Lembur: Bayaran tambahan bagi karyawan yang bekerja melebihi jam kerja normal, dihitung dan ditampilkan terpisah agar jelas dari gaji pokok.
• Bonus atau Insentif: Pendapatan tambahan berdasarkan kinerja atau kebijakan internal perusahaan.

Contoh:

RINCIAN PENDAPATAN

———————————

Gaji Pokok Rp5.000.000

Tunjangan Jabatan Rp1.000.000

Tunjangan Transport Rp300.000

Upah Lembur Rp250.000

Bonus Kinerja Rp500.000

———————————

Total Pendapatan Rp7.050.000

Baca Juga: Cara Menghitung Gaji Karyawan: Prorata, Harian, Bulanan, hingga WFH

4. Rincian Potongan

Bagian ini menjelaskan pengurangan dari total gaji. Transparansi di bagian potongan penting agar karyawan memahami jumlah yang dikurangi dan tujuan masing-masing potongan.

• PPh 21 (Pajak Penghasilan): Pajak yang dipotong dari gaji karyawan dan disetorkan ke negara.
• Iuran BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan: Meliputi JHT, JKK, JKM, dan JP sesuai regulasi yang berlaku.
• Pinjaman atau cicilan karyawan: Potongan untuk pinjaman atau kasbon yang dimiliki karyawan di perusahaan.
• Potongan absensi atau administrasi lain: Pengurangan gaji akibat keterlambatan, ketidakhadiran, atau biaya administrasi tambahan sesuai kebijakan perusahaan.

Contoh:

RINCIAN POTONGAN

———————————

PPh 21 Rp250.000

BPJS Kesehatan Rp150.000

BPJS Ketenagakerjaan Rp200.000

Cicilan Pinjaman Rp500.000

Potongan Keterlambatan Rp50.000

Biaya Administrasi Rp20.000

———————————

Total Potongan Rp1.170.000

Baca Juga: Apa Saja Potongan Gaji Karyawan? Ini 7 Jenis yang Wajib Anda Ketahui

5. Pengesahan

Bagian pengesahan menegaskan bahwa slip gaji adalah dokumen resmi dan sah. Hal ini menambah profesionalisme dan validitas slip gaji yang diterbitkan.

• Tanda tangan HR atau manajemen
• Stempel perusahaan (opsional)
• Tanggal penerbitan

Contoh:

28 Februari 2026

HR Manager

PT. Indofakta Inti Prima

(Tanda tangan & stempel)

Ratna Wijayanti

Baca Juga: Slip Gaji: Kewajiban, Komponen, & Cara Membuatnya (Bonus Template!)

Cara Membuat Slip Gaji

Membuat slip gaji karyawan kini bisa dilakukan dengan berbagai metode, mulai dari cara manual hingga digital. Pilihan metode sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, jumlah karyawan, serta tingkat kompleksitas penggajian.

Berikut beberapa cara yang umum digunakan:

1. Menggunakan Microsoft Excel

Microsoft Excel memungkinkan Anda mengelola perhitungan gaji secara detail dan fleksibel, terutama jika ingin kontrol penuh atas rumus, formula, dan total pendapatan karyawan.

Langkah-langkah sederhana:

1. Siapkan satu sheet sebagai database master berisi semua komponen gaji karyawan.
2. Buat desain slip gaji di sheet lain, lengkap dengan logo perusahaan dan informasi penting.
3. Gunakan rumus seperti VLOOKUP untuk menarik data secara otomatis berdasarkan NIK atau nama karyawan.
4. Periksa total perhitungan, lalu simpan atau cetak slip gaji sesuai kebutuhan.

2. Menggunakan Microsoft Word (Mail Merge)

Dengan Word, Anda dapat membuat banyak slip gaji sekaligus tanpa harus menyalin data satu per satu, memanfaatkan fitur Mail Merge untuk otomatisasi.

Langkah-langkah sederhana:

1. Siapkan data gaji karyawan di Excel dengan kolom yang jelas.
2. Buat template slip gaji di Word sesuai standar perusahaan.
3. Hubungkan Word dengan file Excel melalui menu Mailings → Select Recipients.
4. Masukkan kolom data ke template dengan Insert Merge Field.
5. Klik Finish & Merge untuk menghasilkan seluruh slip gaji secara otomatis.

Baca Juga: Cara Membuat Slip Gaji di Ms Word & Excel, Gratis Template!

3. Menggunakan Software Payroll atau HRIS

Software payroll atau HRIS seperti KantorKu HRIS adalah metode paling efisien untuk perusahaan dengan banyak karyawan, karena perhitungan gaji otomatis dan risiko kesalahan manusia (human error) dapat diminimalkan.

Langkah-langkah sederhana:

1. Pilih software payroll atau HRIS sesuai kebutuhan perusahaan.
2. Masukkan data karyawan beserta komponen gajinya agar sistem menghitung PPh 21, BPJS, dan potongan lain secara otomatis.
3. Verifikasi data absensi dan lembur sebelum proses hitung akhir.
4. Klik tombol generate untuk menghasilkan slip gaji digital yang bisa langsung dikirim ke email atau aplikasi karyawan.

Baca Juga: 30 Rekomendasi Software Payroll Terbaik di Indonesia

4. Menggunakan Generator Online Gratis

Untuk kebutuhan cepat, misalnya satu atau dua slip gaji, generator gratis dapat menjadi solusi praktis dalam membuat slip gaji online tanpa perlu instalasi atau pengaturan rumus.

Langkah-langkah sederhana:

1. Kunjungi situs generator slip gaji online terpercaya.
2. Isi formulir dengan informasi perusahaan, data karyawan, dan nominal gaji.
3. Cek rincian potongan dan total gaji bersih di pratinjau.
4. Unduh slip gaji dalam format PDF untuk dicetak atau dikirim ke karyawan.

Baca Juga: Cara Buat Slip Gaji di HP Pakai Word, Sheets & Aplikasi (+Template)

10 Contoh Slip Gaji Kosong

Pada praktiknya, slip gaji dapat memiliki tampilan yang berbeda-beda, tergantung pada kebutuhan perusahaan, metode penggajian, maupun sistem yang digunakan.

Namun, secara umum struktur informasinya tetap memuat data karyawan, rincian pendapatan, potongan, serta total gaji bersih yang diterima.

Berikut beberapa contoh slip gaji kosong yang dapat Anda jadikan referensi:

1. Contoh Slip Gaji Kosong

Contoh slip gaji kosong ini menunjukkan format dasar yang umum digunakan dalam proses penggajian. Biasanya memuat informasi perusahaan, data karyawan, rincian pendapatan, potongan, serta total gaji bersih yang diterima.

Contoh:

2. Contoh Slip Gaji Kosong Karyawan Kontrak

Slip gaji untuk karyawan kontrak umumnya memiliki struktur yang mirip dengan karyawan tetap, tetapi dapat disesuaikan dengan masa kerja atau komponen penghasilan tertentu sesuai perjanjian kontrak kerja.

Contoh:

3. Contoh Slip Gaji Kosong Karyawan Tetap

Format slip gaji ini digunakan untuk karyawan tetap yang menerima gaji bulanan secara rutin. Biasanya mencantumkan komponen gaji pokok, tunjangan tetap, potongan pajak, serta iuran BPJS.

Contoh:

PT MAJU SEJAHTERA ABADI

Jl. Jenderal Sudirman No. 25, Jakarta Pusat

Telp: (021) 555 7890

SLIP GAJI KARYAWAN

Periode Gaji: __________

Tanggal Pembayaran: __________

Data Karyawan

Nama Karyawan : __________________________

Nomor Induk Karyawan (NIK) : __________________________

Jabatan : __________________________

Status : Karyawan Tetap

Rincian Penghasilan

Gaji Pokok : __________________________

Tunjangan Jabatan : __________________________

Tunjangan Transport : __________________________

Tunjangan Makan : __________________________

Upah Lembur : __________________________

Bonus / Insentif : __________________________

Total Penghasilan (Bruto) : __________________________

Rincian Potongan

PPh 21 : __________________________

BPJS Kesehatan : __________________________

BPJS Ketenagakerjaan : __________________________

Potongan Absensi : __________________________

Total Potongan : __________________________

Total Gaji Bersih (Take Home Pay) : __________________________

Jakarta, _________ 2026

(_________________)

HRD/Keuangan

4. Contoh Slip Gaji Kosong PNS

Slip gaji untuk Pegawai Negeri Sipil (PNS) umumnya memiliki struktur khusus yang mengikuti aturan pemerintah, seperti mencantumkan golongan, masa kerja, serta tunjangan tertentu sesuai ketentuan instansi.

Contoh:

5. Contoh Slip Gaji Kosong Karyawan Harian

Format ini biasanya digunakan untuk karyawan dengan sistem upah harian. Rincian penghasilan biasanya dihitung berdasarkan jumlah hari kerja atau jam kerja dalam satu periode pembayaran.

Contoh:

6. Contoh Slip Gaji Kosong Karyawan Toko

Slip gaji untuk karyawan toko sering digunakan pada bisnis ritel atau usaha kecil. Selain gaji pokok, dokumen ini dapat memuat komponen tambahan seperti insentif penjualan atau uang makan.

Contoh:

7. Contoh Slip Gaji Kosong Karyawan dengan Cicilan

Pada beberapa perusahaan, karyawan mungkin memiliki cicilan atau pinjaman internal. Oleh karena itu, slip gaji perlu menampilkan potongan cicilan secara jelas agar transparansi penggajian tetap terjaga.

Contoh:

8. Contoh Slip Gaji Kosong PDF

Format PDF sering digunakan karena lebih praktis untuk didistribusikan secara digital dan sulit diubah setelah dibuat. Banyak perusahaan mengirimkan slip gaji dalam format ini melalui email atau portal karyawan.

Contoh:

9. Contoh Slip Gaji Kosong Word

Template slip gaji dalam format Microsoft Word memudahkan HR untuk mengedit tampilan dan menyesuaikan desain dokumen sesuai identitas perusahaan. Format ini juga mudah digunakan untuk kebutuhan administrasi sederhana.

Contoh:

10. Contoh Slip Gaji Kosong Excel

Slip gaji dalam format Excel sering digunakan karena memungkinkan penggunaan rumus otomatis untuk menghitung pendapatan dan potongan gaji. Dengan begitu, proses penggajian dapat dilakukan lebih cepat dan akurat.

Contoh:

Download Template Slip Gaji Kosong

Menyusun slip gaji dari awal terkadang memerlukan waktu, terutama jika HR harus membuat format tabel. Untuk mempermudah proses tersebut, Anda dapat menggunakan template slip gaji kosong yang sudah memiliki struktur standar dan tinggal diisi sesuai data karyawan.

Di artikel ini, Anda dapat men-download template slip gaji kosong dalam beberapa format yang umum digunakan, seperti Word, Excel, maupun PDF. Format ini memudahkan Anda untuk menyesuaikan desain slip gaji sesuai kebutuhan perusahaan.

Silakan isi form di bawah ini untuk mengunduh template slip gaji karyawan kosong secara gratis dan mulai membuat slip gaji dengan lebih cepat dan praktis.

Risiko Menggunakan Slip Gaji Palsu

Meskipun slip gaji sering digunakan untuk berbagai keperluan administratif, dokumen ini tidak boleh dibuat atau digunakan secara sembarangan. Penggunaan slip gaji palsu dapat menimbulkan berbagai risiko, baik bagi individu maupun perusahaan.

Berikut beberapa risiko yang perlu dipahami jika menggunakan atau memalsukan slip gaji:

1. Berpotensi Melanggar Hukum dan Terkena Sanksi Pidana

Pemalsuan slip gaji dapat dikategorikan sebagai pemalsuan dokumen yang diatur dalam Pasal 263 Kitab Undang-Undang Hukum Pidana (KUHP) tentang pemalsuan surat.

Dalam pasal tersebut disebutkan bahwa seseorang yang membuat atau menggunakan surat palsu seolah-olah benar dapat dikenakan ancaman hukuman penjara maksimal 6 tahun.

2. Menurunkan Kepercayaan dari Lembaga Keuangan atau Mitra Bisnis

Slip gaji biasanya digunakan sebagai dokumen pendukung dalam proses verifikasi finansial, seperti pengajuan KPR, kredit kendaraan, atau pinjaman bank.

Jika diketahui bahwa slip gaji yang digunakan tidak valid, lembaga keuangan dapat menolak pengajuan tersebut dan menilai pemohon tidak memiliki kredibilitas yang baik.

3. Menimbulkan Ketidaksesuaian Data Keuangan

Slip gaji palsu umumnya tidak memiliki perhitungan yang akurat terkait komponen gaji, potongan pajak, maupun iuran BPJS. Akibatnya, data keuangan yang digunakan dalam proses administrasi dapat menjadi tidak valid.

Hal ini berpotensi menimbulkan masalah saat proses pelaporan pajak, audit internal, atau ketika karyawan membutuhkan dokumen resmi untuk keperluan administrasi lainnya.

4. Berisiko Menimbulkan Masalah Administrasi Perusahaan

Jika perusahaan tidak memiliki sistem penggajian yang terstruktur, risiko kesalahan atau manipulasi dokumen bisa menjadi lebih besar. Hal ini dapat menyulitkan proses pencatatan data payroll, pengelolaan dokumen HR, hingga pelaporan keuangan perusahaan.

Untuk meminimalkan risiko tersebut, perusahaan sebaiknya menggunakan sistem penggajian yang terintegrasi agar pembuatan slip gaji dapat dilakukan secara otomatis, akurat, dan terdokumentasi dengan baik.

FAQ Seputar Slip Gaji

Berikut beberapa pertanyaan yang sering muncul terkait penggunaan dan keabsahan slip gaji dalam praktik administrasi perusahaan.

1. Apakah slip gaji harus ada stempel perusahaan?

Tidak selalu. Slip gaji tidak wajib memiliki stempel perusahaan selama dokumen tersebut diterbitkan secara resmi dan memuat informasi yang lengkap, seperti identitas perusahaan, data karyawan, serta rincian pendapatan dan potongan gaji.

2. Bolehkah slip gaji hanya berupa file digital?

Boleh. Saat ini banyak perusahaan yang memberikan slip gaji dalam bentuk digital, seperti file PDF yang dikirim melalui email atau portal karyawan.

Cara ini dinilai lebih efisien karena memudahkan distribusi dokumen kepada banyak karyawan sekaligus serta membantu perusahaan menyimpan arsip penggajian secara lebih rapi.

3. Apa bedanya slip gaji dengan surat keterangan penghasilan?

Slip gaji adalah dokumen yang berisi rincian penghasilan karyawan dalam periode tertentu, termasuk gaji pokok, tunjangan, potongan pajak, dan total gaji bersih yang diterima.

Sementara itu, surat keterangan penghasilan merupakan surat resmi dari perusahaan yang menjelaskan besaran penghasilan seseorang secara umum dan biasanya dibuat hanya ketika diperlukan untuk keperluan administratif tertentu.

4. Apakah slip gaji digital bisa dianggap sah?

Ya, slip gaji digital dapat dianggap sah selama diterbitkan secara resmi oleh perusahaan dan memuat informasi yang lengkap, seperti identitas perusahaan, data karyawan, periode gaji, serta rincian pendapatan dan potongan.

Banyak perusahaan saat ini menggunakan sistem payroll atau HRIS untuk menghasilkan slip gaji digital yang tersimpan dalam format dokumen yang aman, seperti PDF.

Masih Input Slip Gaji Satu Per Satu di Excel? Hentikan Cara Manual Sekarang

Menyusun slip gaji secara manual di Excel untuk setiap karyawan jelas memakan banyak waktu dan berisiko terjadi kesalahan perhitungan.

Beruntungnya, kini ada cara lebih praktis dan akurat dengan software payroll dari KantorKu HRIS, yang dilengkapi fitur Slip Gaji Digital.

Dengan sistem ini, seluruh proses penggajian, mulai dari perhitungan gaji pokok, tunjangan, potongan PPh 21, hingga BPJS, dapat dilakukan secara otomatis, dan slip gaji langsung dikirim ke karyawan dalam hitungan detik.

Dengan KantorKu HRIS, Anda dapat:

• Menghitung gaji dan potongan secara otomatis sesuai regulasi terbaru di Indonesia.
• Menyesuaikan perhitungan tunjangan atau bonus sesuai kebijakan perusahaan.
• Membuat slip gaji lengkap dengan semua komponen pendapatan dan potongan hanya dengan satu klik.
• Mengirim slip gaji digital langsung ke seluruh karyawan tanpa perlu input manual satu per satu.

Dengan workflow yang lebih praktis ini, tim HR bisa menghemat waktu operasional dan fokus pada pengembangan strategi SDM yang lebih strategis.

Mau beralih dari cara manual dan membuat slip gaji otomatis dengan mudah? Book demo gratis KantorKu HRIS sekarang dan rasakan efisiensi pengelolaan penggajian karyawan!

Referensi

Peraturan Pemerintah No. 78 Tahun 2015 tentang Pengupahan

Pasal 263 Kitab Undang-Undang Hukum Pidana (KUHP)