Download Contoh Format Kwitansi Kosong (Docx, Excel, PDF)

Sedang mencari contoh kwitansi perusahaan yang siap pakai untuk proses penggantian biaya di perusahaan Anda? 

Artikel ini menyediakan template kwitansi yang bisa langsung diunduh dalam format Word, PDF, maupun Excel. 

Sebelum menggunakan template, pahami juga format kwitansi yang benar jika Anda ingin membuatnya sendiri.

Gulir terus untuk pembahasannya!

Bentuk dan Format Kwitansi Kosong yang Tepat

Kwitansi merupakan bukti bahwa reimbursement telah diproses dan diterima. Kwitansi juga menjadi bukti agar proses penggantian biaya lancar tanpa sengketa di kemudian hari.

Jika ingin membuat kwitansi sendiri, berikut format kwitansi yang disarankan:

1. Nomor Kwitansi

Berikan nomor unik pada setiap kwitansi agar mudah dicatat dan dilacak.

Contoh: KW/2025/10/001

• KW: Kode kwitansi
• 2025: Tahun dibuatnya kwitansi
• 10: Bulan dibuatnya kwitansi
• 001: Urutan terbitnya kwitansi di bulan tersebut

2. Nama dan Penerbit Kwitansi

Cantumkan identitas lengkap penerbit kwitansi agar HR bisa menghubungi jika ada pertanyaan, termasuk nama perusahaan, alamat kantor, nomor telepon, dan email.

Contoh:

PT Suka Jaya

Jl. Sudirman No. 45, Jakarta

Telp: (021) 555-1234 

Email: [email protected]

3. Tanggal Transaksi

Pastikan tercantum tanggal pembayaran atau tanggal transaksi sesuai hari pembayaran.

Contoh: 

10 Oktober 2025

4. Informasi Metode Pembayaran

Tulis cara pembayaran agar bisa dilacak, apakah melalui transfer bank, kartu kredit, tunai, atau metode lain yang digunakan.

Contoh: 

Transfer Bank BCA 

No. Rek: 123456789 a.n PT Suka Jaya

5. Jumlah dan Deskripsi Barang/Jasa

Jelaskan barang atau jasa yang dibayar agar kedua pihak paham transaksi. Masukkan jumlah unit, nama barang/jasa, dan keterangan tambahan bila perlu.

Contoh: 

• 5 unit Printer LaserJet Pro M404dn, termasuk kabel dan tinta awal

6. Syarat dan Ketentuan Transaksi

Tuliskan ketentuan seperti garansi atau pengembalian barang agar jelas aturan mainnya. Di sini Anda bisa memasukkan kebijakan perusahaan terkait barang/jasa.

Contoh: 

Barang dapat dikembalikan dalam 7 hari jika terdapat kerusakan pabrik dengan garansi resmi 1 tahun

7. Tanda tangan dan Stempel

Terakhir, tempatkan tanda tangan penerbit kwitansi dan stempel perusahaan untuk menambah keabsahan kwitansi.

Contoh:

(Nama Penerbit)

[Stempel Perusahaan]

Baca Juga: 7 Contoh SOP Reimbursement, Boleh Langsung Copas!

Download File Template Kwitansi Kosong

Agar proses pengajuan reimbursement lebih praktis, Anda bisa memanfaatkan template kwitansi kosong berikut yang siap digunakan, baik dari format Excel, Word, atau PDF:

Contoh Kwitansi Perusahaan Excel

Gunakan contoh kwitansi Excel ini untuk memudahkan perhitungan otomatis, misalnya total jumlah pembayaran, pajak, atau potongan lain:

Template Kwitansi Penerimaan Uang Excel

Contoh Kwitansi Perusahaan PDF

Berikut adalah contoh kwitansi pembayaran yang bisa Anda unduh dengan tampilan sudah rapi. Jika ingin edit harus dikonversi dulu dengan aplikasi lain, seperti Small PDF:

Template Kwitansi Perusahaan PDF

Contoh Kwitansi Perusahaan Word

Template contoh kwitansi pembayaran .docx bisa Anda kustomisasi langsung, misalnya menambahkan logo perusahaan, catatan khusus, atau mengubah desain sesuai branding perusahaan.

Mau Template Kwitansi Gratis Siap Pakai? Isi Nama Anda untuk Mengunduhnya!

Isi form berikut dengan nama Anda untuk mengakses folder Google Drive berisi kumpulan template kwitansi Excel, Word dan PDF.

Baca Juga: 5 Contoh Form Reimbursement, Format Word hingga PDF [+ Gratis Template] 

Kekurangan Menggunakan Kwitansi Manual 

Kwitansi manual memiliki banyak kekurangan, khususnya untuk proses reimbursement atau penggantian biaya kantor. Berikut lima kekurangannya:

1. Sulit Direkap 

Kwitansi manual harus dicatat satu per satu. Jika ada banyak pengajuan reimbursement, maka waktu HR akan terkuras. 

2. Tidak Terhubung ke Sistem Payroll 

Nominal di kwitansi manual tidak otomatis masuk ke sistem payroll, sehingga HR masih harus input ulang secara manual. Ini bisa meningkatkan risiko kesalahan input yang merugikan perusahaan.

3. Proses Approval Lambat

Pengajuan reimbursement dengan kwitansi manual harus melalui beberapa tahapan, mulai dari pengumpulan dokumen, verifikasi oleh atasan, hingga persetujuan bagian keuangan. Proses lebih lama dan berisiko tertunda.

4. Risiko Kwitansi Hilang

Kwitansi kertas mudah hilang atau rusak selama proses pengumpulan dan penyimpanan. Jika kwitansi hilang, klaim pun tidak bisa diproses.

5. Mudah Dipalsukan 

Kwitansi fisik lebih rentan dipalsukan atau dimanipulasi, misalnya mengubah jumlah, tanggal, atau membuat kwitansi fiktif. Hal ini membuka celah fraud internal yang sulit dideteksi.

Kelola Penggantian Biaya tanpa Cetak Manual dengan KantorKu HRIS

Rumit ikuti contoh kwitansi perusahaan karena harus dicetak manual? Jika ingin lebih praktis, gunakan Aplikasi Reimbursement Online dari KantorKu HRIS. 

Dengan sistem reimbursement online, semua klaim diajukan dan disetujui langsung dari aplikas, tidak perlu repot memberikan bukti cetak depan atasan.

Bagaimana Cara Kerja Reimbursement Online KantorKu HRIS?

• Approval satu klik, atasan dapat menyetujui atau menolak klaim dari aplikasi.
• Atur limit sesuai anggaran perusahaan, hasilnya pengelolaan keuangan lebih tertata.
• Pengajuan reimburse dari aplikasi, karyawan bisa upload kwitansi dari HP secara digital.
• Integrasi payroll otomatis, pencairan reimbursement karyawan langsung masuk ke payroll dan ditransfer bersamaan dengan gaji.
• Laporan reimbursement, semua pengeluaran tercatat rapi dalam satu aplikasi, memudahkan audit dan pelaporan keuangan.

Hasilnya, proses reimbursement jadi lebih efisien dan risiko pemalsuan dokumen bisa diminimalkan.

Mau coba rasakan sendiri? Book demo gratis sekarang sebelum kehabisan!